Elektronische facturatie: antwoorden op jullie vragen voor 2026

Elektronische facturatie betekent dat je gestructureerde elektronische facturen ontvangt en verzendt via geautomatiseerde en beveiligde systemen. 

• Veilig en betrouwbaar: versleutelde uitwisselingen, vermindering van het foutenpercentage of het risico op verlies van papieren facturen.
• Tijdwinst.
• Vermindering van de administratieve lasten: bepaalde stappen komen te vervallen.
• Kostenbesparing.
• Versnelling van betalingen.
• Volledige zichtbaarheid van de status van je factuur
• Transparantie en traceerbaarheid van facturen: maakt automatische uitwisseling in beide richtingen mogelijk
• Bestrijding van fraude en vergemakkelijking van controles
• Vermindering van het papierverbruik

Vanaf 1 januari 2026 moet elke factuur in België een gestructureerde elektronische factuur zijn om die facturen te kunnen verzenden via een gedecentraliseerd netwerk met de naam Peppol. 

Alle Belgische bedrijven die btw moeten betalen, moeten elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties (transacties met andere bedrijven). Dit geldt voor grote bedrijven, zko's/kmo's, vzw's en zelfstandigen (in hoofd- of bijberoep).

Bedrijven die alleen aan particuliere klanten factureren (B2C) hoeven geen gestructureerde elektronische facturen te versturen, maar moeten wel de gestructureerde elektronische facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen. 

Vallen niet onder de verplichting :
• btw-plichtigen die een forfaitair stelsel toepassen (art. 56 van het Btw-wetboek),
• btw-plichtigen die failliet zijn,
• btw-plichtigen die volledig zijn vrijgesteld van btw (art. 44 van het Btw-wetboek).

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor:

• gefailleerde btw-plichtigen;
• ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten;
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd;
• forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028).

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:

• ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten;
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd.

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek.

Opmerking: de regelgeving geldt ook voor bedrijven die onder de btw-vrijstellingsregeling vallen. Ze moeten dus de gestructureerde elektronische facturen van hun leveranciers ontvangen en hun elektronische facturen sturen naar hun klanten die bedrijven zijn. 

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal gestandaardiseerd Europees netwerk om elektronische documenten op een veilige en gestandaardiseerde manier uit te wisselen. Je kunt Peppol vergelijken met een telecommunicatienetwerk of een postnetwerk, met in elk lidstaat van het netwerk een ontvangst- en verzendhub. Het netwerk zorgt voor een veilige en gestructureerde uitwisseling van de gegevens tussen de verschillende applicaties.

De Europese Commissie heeft dit netwerk in het leven geroepen om bedrijven een uniforme oplossing te bieden. Alle bedrijven die hun facturen verplicht elektrisch moeten versturen, moeten toegang hebben tot Peppol en een Peppol-ID aanmaken.

Toegang tot Peppol krijg je via facturatie- of boekhoudsoftware die compatibel is met het netwerk. Als de software die jij (of je boekhouder) vandaag gebruikt niet compatibel is met het Peppol-netwerk, moet je nagaan of dat in januari 2026 wel het geval zal zijn. Als dat niet zo is, moet je andere software kiezen. De lijst met dienstverleners die een overeenkomst hebben getekend met de Belgische Peppol-autoriteit vind je hier: https://bosa.belgium.be/nl/BPA

Een Peppol-ID is een uniek nummer dat gekoppeld is aan het btw-nummer van het bedrijf. In België is het nummer identiek aan het KBO-nummer (Kruispuntbank van Ondernemingen). Zonder een Peppol-ID is het niet mogelijk om een geldige elektronische factuur op het netwerk op te stellen. Om een factuur naar een tegenpartij te kunnen sturen, moet het bedrijf dat de factuur opstelt, beschikken over de Peppol-ID van de tegenpartij. De registraties van partners kun je controleren via de PEPPOL Directory (www.directory.peppol.eu/public.).

De registratie op het Peppol-netwerk kost niets. De installatie en het gebruik van compatibele facturatiesoftware kan wel kosten met zich meebrengen.

Sommige oplossingen zijn volledig gratis omdat ze in het basisabonnement zijn inbegrepen.

Fiscale aftrek en gewestelijke steunmaatregelen helpen om de kosten te compenseren.

Het is belangrijk om je niet te beperken tot het feit dat je Peppol kunt gebruiken om een keuze te maken. Dit is een mooie kans om na te denken over het gebruik van een handige tool om je financiën te beheren. Onze tips:

• Controleer eerst bij je boekhouder of je je gebruikte boekhoudsoftware kunt gebruiken.
• Zo niet kun je jezelf afvragen of dit misschien wel een opportuniteit is om een efficiënte tool voor het beheer van je bedrijfsfinanciën te kiezen. Kies in dat geval voor een software die past bij je branche, de grootte van je bedrijf en je behoeften.
• Neem de tijd om de verschillende leveranciers te bekijken.
• Kies voor een Belgische leverancier als je bedrijf vooral in België actief is. Kies software die de meest relevante gebieden dekt als je bedrijf internationaal actief is.

Bedrijven kunnen tijdelijk een beroep doen op fiscale steunmaatregelen:

• De kosten voor de implementatie en het gebruik van e-facturering (software, abonnement, advies, opleiding) zijn tussen 2024 en 2027 voor 120 % aftrekbaar van de belastbare winst.
• De aftrek voor digitale investeringen is vanaf 1 januari 2025 verhoogd naar 20%.

Op gewestelijk niveau kunnen bedrijven een beroep doen op de digitaliseringspremie van Brussel Economie en Werkgelegenheid. Het Gewest neemt hierdoor 25% tot 70% van de kosten voor de implementatie van e-facturering voor zijn rekening.

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet in forfaitaire boetes bij niet-naleving. Die boetes bedragen:

• 1500 euro voor de eerste overtreding;
• 3000 euro voor de tweede overtreding;
• 5000 euro voor de volgende overtredingen.

Bovendien wordt de btw-aftrek geweigerd voor facturen die niet aan de regels voldoen.

1. Controleer bij je boekhouder of je software wel compatibel is met Peppol. Kies compatibele software als dat niet het geval is.
2. Registreer je via die software op het Peppol-netwerk.
3. Maak de facturen aan in de software en selecteer de optie Peppol.
4. Stuur de facturen naar je klanten.