S’associer en toute sérénité grâce à un cadre juridique

Créer une entreprise avec d'autres personnes nécessite la mise en place d'un cadre solide pour garantir la continuité du projet sur le long terme. Trois documents importants permettent d'encadrer votre association. 

1. Les statuts
2. Le pacte d’associés
3. La charte   

Les statuts

Pour créer une société à responsabilité limitée (SRL, SCRL, SA), il faut obligatoirement rédiger un acte de constitution devant un notaire. L’acte de constitution inclut les statuts de la société.

Dans les statuts sont repris une série de mentions obligatoires et formelles (nom, forme, durée, siège, objet, capital, titres) ainsi que, dans les grandes lignes, les modalités de fonctionnement de la société qui sont susceptibles d’intéresser des parties tierces (qui est habilité à représenter la société, les règles relatives aux assemblées générales, les modalités de dissolution-liquidation, etc).

Vous trouverez facilement des exemples de statuts sur internet. Cependant, il est important que ceux-ci soient attentivement relus par votre notaire afin qu’ils correspondent à vos besoins, particulièrement concernant les modalités de fonctionnement de la société.

Les statuts des sociétés existantes sont consultables sur le site FETNOT – Statuts et pouvoirs de représentation. Pour en savoir plus, consultez les pages dédiées de Notaire.be et du SPF Economie.

Le pacte d’associés

Le pacte d’associés n’est pas une obligation légale mais il est vivement recommandé selon l’adage « mieux vaut prévenir que guérir ».

Le pacte d’associés prévoit la manière dont est gérée la société ainsi que le cadre pour résoudre les éventuels conflits qui pourraient survenir entre les associés. À la différence des statuts, le pacte d’associés n’est pas public puisqu’il règle des détails ne concernant que les associés.

Les statuts de la société et le pacte d’associés viennent tous les deux régler certains aspects de la gestion de la société, il est donc important de les coordonner. Nous vous conseillons fortement de faire relire le pacte par un juriste expert en droit de l’entreprise.

Quels sont les sujets à aborder dans le pacte ?

Nous vous conseillons d’aborder notamment les points ci-dessous. Ceci dit, il est important de le faire relire par un juriste en droit de l’entreprise afin qu’il réponde à vos besoins et à toutes les situations qui pourraient survenir.

• Détermination du rôle de chaque associé. Quels seront les tâches et responsabilités des associés actifs ? Qu’est-il attendu des associés passifs ?

• Droits liés aux actions. Quel droit est associé à chaque type d’action ?

• Répartition des dividendes. Quelle est la politique de distribution de dividendes ?

• Temps de travail. Combien d’heures par semaine, et suivant quel horaire, chacun.e va-t-il s’investir dans le projet ?  

• Absences et congés maladie. Quel est le nombre de congés que chacun peut s’octroyer ? Est-ce que l’associé en incapacité maladie continue de percevoir une rémunération complète et si oui, combien de temps ?

• Rémunérations. Quelles sont les attentes de chacun à court, moyen et long terme ? Combien de temps peuvent supporter chacun des associés avant d’avoir une première rémunération ? Quelles tâches sont (non-) rémunérées ? Est-ce que toutes les tâches ont la même valeur du point de vue de la rémunération (ex. que vaut le fait d’avoir des connexions et de ramener des clients ; de faire le suivi après-vente ; de suivre la comptabilité ; etc) ? Comment et sur quelle base est évaluée la rémunération de chaque dirigeant ?

• Frais pris en charge par la société. Quels sont les frais pris en charge par la société ? Est-ce que la société paye les cotisations sociales des dirigeants ? Est-ce que les éventuels leasings de vélo / société sont pris en charge par la société ?

• Clause de non-concurrence en cas de sortie d’un des associés ou si l’un des associés exerce des activités similaires en dehors du cadre de la société.

• Règles en cas de litige entre associés. Il est préférable d’inclure une règle obligeant le passage par une médiation (négociation supervisée) en cas de litige ou de différend. L’idéal étant de nommer le médiateur choisi dans le pacte même.

• Procédure applicable en cas de sortie d’un des actionnaires. Vous pouvez prévoir différentes clauses afin d'encadrer la sortie d’un associé (clause de préemption, d’incessibilité, d’agrément, droit de suite, etc). Nous recommandons d’aussi prévoir la méthode de valorisation (fixation du prix des actions) qui sera utilisée ainsi que de s’accorder sur l’expert en valorisation qui sera désigné dans cette situation.

Modèle de pacte d’associés à compléter - Ce document n’est qu’un modèle de départ, il convient de l’adapter à votre propre situation et d’ajouter les éléments qui vous paraissent opportun.
Des informations complémentaires sur les clauses pouvant figurer dans le pacte d'associés se trouvent ici.

La charte

Là où le pacte d’actionnaires porte sur le rôle de chacun et sur les règles contractuelles, la charte porte davantage sur la vision de l’entreprise et les règles relationnelles. En outre, elle s’adresse également aux employés de l’entreprise.

Concrètement, il s’agit de poser par écrit :

• les ambitions et la vision qu’ont les associés pour la société ;
• la stratégie de l’entreprise pour atteindre ses ambitions ;
• les valeurs de l’entreprise ;
• les moments d’échanges. À savoir, déterminer à l’avance les moments d’échanges, que ce soit concernant les relations entre collègues, par rapport à l’évolution des chiffres de l’entreprise (audit & reporting), quant à l’adaptation du pacte d’associés ou de la charte, etc. Un consultant externe peut être désigné afin de structurer ces conversations.

L’intérêt de la rédaction même de la charte est de permettre d’identifier les points de consensus mais aussi ceux pour lesquels il n’y en a pas du tout. Et par conséquent, d’éviter de futurs conflits résultant de visions différentes.

Le cas particulier d’une entreprise familiale

Dans le cadre d’une entreprise familiale, la charte dite familiale est une convention signée par les associés familiaux de l’entreprise et prévoyant certaines règles pour les générations actuelles et futures.

Cette charte vise à maintenir les bonnes relations familiales et à éviter les conflits.

Par exemple, cela peut reprendre les conditions de création d’emploi pour les membres de la famille, ou le processus de recrutement d’un membre de la famille (exemple : appel à un RH externe afin de ne pas biaiser le processus).

Enfin, rappelez-vous qu’un conflit ou un désaccord n’est jamais problématique, c’est la manière dont il est géré et résolu qui peut devenir problématique.