Een vakbeurs is veel meer dan een plek waar bedrijven hun stand opbouwen. Het is een unieke kans om je producten en diensten te tonen aan nieuwe markten, je imago te versterken en waardevolle contacten te leggen. Maar één ding staat vast: zonder een doordachte voorbereiding gaat die kans snel aan je neus voorbij. Met de juiste aanpak vergroot je niet alleen je zichtbaarheid, maar haal je ook een maximale return uit de tijd, energie en middelen die je investeert. Hoe je dat best aanpakt, vertellen we hieronder.
Vóór de beurs: leg de basis voor succes
Bepaal eerst duidelijke doelstellingen
Waarom neem je deel? Om klanten te werven, een markt te verkennen, distributeurs te vinden of je internationale reputatie op te bouwen? Zonder scherp omlijnde doelen loop je het risico te verdrinken in de drukte. Stel daarom vooraf meetbare indicatoren vast. Alleen zo weet je achteraf of je deelname écht rendeert.
Zodra je intenties duidelijk zijn, is het tijd voor een overtuigende pitch. Niet iedereen zoekt dezelfde informatie: een inkoper wil iets anders horen dan een journalist, leverancier, distributeur of concurrent. Bereid dus korte, doelgerichte pitches voor die je makkelijk kan aanpassen aan wie je voor je hebt.
Maak gebruik van expertise en netwerken
Waarom alleen ploeteren als je kan rekenen op hulp? De buitenlandse handelsadviseurs van hub.brussels kennen hun markten door en door. Ze kunnen je in contact brengen met prospects die je zelfs vóór de beurs al kan uitnodigen of tijdens de beurs gericht kan ontmoeten. Zeker als de markt nieuw is, vergroot dit je kansen aanzienlijk.
Bereid je communicatie en afspraken voor
Een beurs is geen nattevingerwerk. Neem enkele weken vooraf contact op met je belangrijkste doelgroepen, nodig hen uit voor een afspraak en stuur alvast een brochure. Breng daarnaast je netwerk op de hoogte via sociale media, nieuwsbrief, e-mailhandtekening en website. Vergeet niet: vermeld altijd beursnaam, hal en standnummer. Zo kunnen prospects je makkelijk vinden in de drukke omgeving.
Meld je ook tijdig aan op het platform van de beurs. Vaak kan je er een bedrijfsfiche plaatsen. Sommige beurzen werken ook met een app, handig om stands te vinden, afspraken te plannen of de conferentieagenda te bekijken.
Zet je stand in de kijker
Je stand is je visitekaartje. Kies een duidelijke, krachtige visuele boodschap die iedereen begrijpt, zonder jargon of lange teksten. Eén belofte en een of twee sterke argumenten volstaan. Gebruik je video’s, zorg dan voor Engelse ondertitels zodat ze ook zonder geluid begrepen worden.
Houd rekening met de realiteit van de beursvloer: het onderste deel van je beeldmateriaal is vaak verborgen achter meubilair of bezoekers. Plaats je belangrijkste boodschappen daarom altijd op ooghoogte.
Denk aan de logistiek
Hotels en transport zijn tijdens beurzen vaak duur en snel volgeboekt: regel dit dus zo vroeg mogelijk. Kies een accommodatie in de buurt van de beurs of met een goede verbinding met het openbaar vervoer.
Zorg ook dat je niets vergeet: voldoende visitekaartjes (papier of digitaal), een systeem om ontvangen kaartjes te verzamelen en te sorteren (nietjes, notitieboekje, pennen …), productstalen, en attributen zoals lepeltjes, bakjes, servetten ... om proeverijen te organiseren.
Ga niet alleen. Je hebt iemand nodig die de stand bemant terwijl jij rondgaat of afspraken nakomt. Engels is onmisbaar, en je outfit ook: comfortabele, herkenbare kledij (bijv. T-shirt met logo, badge) maakt een lange, warme beursdag veel aangenamer.
Tijdens de beurs: maak indruk en bouw relaties uit
Zorg voor een goede ontvangst op je stand
Jouw uitstraling is even belangrijk als je stand. Blijf zichtbaar en aanspreekbaar: sta recht, kom van achter je scherm, begroet bezoekers actief. Een glimlach, een vraag of een kort gesprek kan al het begin zijn van een waardevolle relatie. Vraag gerust naar iemands functie – zo weet je meteen hoeveel tijd je best investeert.
Pas je pitch aan het profiel van de bezoeker aan. Stel vragen, ontdek hun verwachtingen en illustreer met praktijkvoorbeelden of anekdotes. Zulke verhalen blijven vaak beter hangen dan formele presentaties.
Noteer na elk gesprek de belangrijkste details: naam, functie, getoonde interesse, genoemde belemmeringen en houd de gedeelde documenten bij. Zo verlies je geen enkele kans en wordt opvolging achteraf veel efficiënter.
Profiteer zelf ook van de beurs
Beperk je niet tot je eigen stand. Bezoek andere exposanten, ook je concurrenten. Als je op een collectieve stand staat, praat dan zoveel mogelijk met de andere, aanwezige Brusselse bedrijven. Neem deel aan evenementen in de marge: vaak ontstaan daar informele maar strategisch waardevolle ontmoetingen.
En blijf communiceren: deel je hoogtepunten, je indrukken en interessante ontmoetingen op sociale media. Zo vergroot je je zichtbaarheid ver buiten de beursvloer.
Na de beurs: verzilver je investering
Laat zien dat je erbij was
Aarzel niet om na afloop van de beurs je ervaringen te delen. Schrijf een artikel, plaats enkele foto's op sociale media of op je website, vertel over je hoogtepunten. Zo blijft de beurs langer hangen en haal je het meeste uit je investering.
Volg persoonlijk en snel op
Een snelle opvolging maakt het verschil. Geef "warme" contacten meteen een vervolgafspraak of concreet voorstel. Voor minder directe leads volstaat een bedankbericht of brochure. Maak je berichten altijd persoonlijk: verwijs naar een detail uit het gesprek, zodat de ander voelt dat je echt hebt geluisterd.
Twijfel je aan de betrouwbaarheid van een contact? Vraag gerust advies bij de handelsadviseurs van hub.brussels. Zij hebben vaak toegang tot niet-publieke commerciële info die je kan helpen om een beter oordeel te vellen.
Evalueer en leer
Neem tot slot de tijd om de balans op te maken. Hoeveel nuttige contacten heb je gelegd? Heb je je doelstellingen behaald? Welke leads hebben geleid tot afspraken of concrete kansen? Die evaluatie geeft je de inzichten om je volgende deelname nog slimmer en effectiever aan te pakken.
hub.brussels, jouw partner tijdens, voor en na
hub.brussels is er om je bij elke stap te ondersteunen. De teams in Brussel en het buitenland helpen je bij de voorbereiding, de zichtbaarheid en de opvolging van je internationale acties. Neem gerust contact op voor gratis advies op maat, een sterk netwerk en oplossingen die aansluiten bij je ambities.
hub.brussels heeft daarom al een superhandige checklist opgesteld om je beursvoorbereiding zo goed mogelijk te laten verlopen, zodat je impact maximaal is en je er optimaal van kunt profiteren.
Met de internationale nieuwsbrief van hub.brussels blijf je elke maand op de hoogte van missies, beurzen, seminaries en andere kansen om je bedrijf in het buitenland te laten groeien.
Schrijf je gratis in en ontdek:
- wanneer en hoe je kan deelnemen aan missies en groepsacties,
- tips om je zichtbaarheid te vergroten,
- en nieuwe markten om te verkennen.
Nieuwsberichten