Boekhoudkundige verplichtingen van een vzw

Als vzw ben je wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren en een jaarrekening op te stellen. Hoe dat precies moet, hangt af van de grootte van je vereniging: klein, groot, of heel groot.

De kleine vzw

Vanuit boekhoudkundig standpunt, is een vzw ‘klein’ als ze niet meer dan 1 van de volgende criteria overschrijdt:

• Een jaargemiddelde van 5 voltijdse medewerkers
• Ontvangsten op jaarbasis: 334.000 euro excl BTW (met uitzondering van de uitzonderlijke opbrengsten)
• Een balanstotaal van 1.337.000 euro

Boekhoudkundige verplichtingen

De ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ is de enige soort vzw die mag werken met een vereenvoudigde boekhouding, de zogenaamde  ‘enkelvoudige boekhouding’ of  ‘kasboekhouding’. Bij de enkelvoudige boekhouding hou je alleen een financieel dagboek bij.

Een financieel dagboek, bestaat uit een kasboek en een bankboek

• een kasboek = uitgaven en ontvangsten in geld
• én een bankboek = uitgaven en ontvangsten via de bankrekening

Een kleine vzw kan er echter ook spontaan voor kiezen om een dubbele boekhouding te voeren, zoals grote vzw’s dat doen. In geval je kiest voor een vereenvoudigde boekhouding, dan leg je de jaarrekening niet neer bij de Nationale Bank van België, maar wel bij de griffie van de ondernemingsrechtbank in je arrondissement. Voor deze deponering bij de griffie is geen datum vastgesteld, maar de wet bepaalt dat de VZW die gedurende het eerste jaar haar staat van ontvangsten en uitgaven niet heeft neergelegd, bij rechterlijke beslissing kan worden ontbonden. 

De vzw moet ook ten minste eenmaal per jaar een inventaris opmaken van haar activa (gebouwen, machines, voorraden, enz.), haar vorderingen, haar schulden (financiële schulden, schulden aan leveranciers, enz.), haar rechten (subsidies, te ontvangen schenkingen, enz.) en haar verplichtingen (hypotheken, gegeven garanties, enz.).  Het is de Raad van Bestuur (RvB) die de criteria vaststelt op grond waarvan deze inventaris moet worden opgemaakt.

De grote vzw

Zodra je vzw ten minste twee van de volgende drie criteria overschrijdt, ben je een grote vzw:

• Een jaargemiddelde van 5 voltijdse medewerkers
• Ontvangsten op jaarbasis: 334.500 euro (met uitzondering van de uitzonderlijke opbrengsten)
• Een balanstotaal van 1.337.000 euro

Boekhoudkundige verplichtingen

Grote vzw’s moeten een dubbele boekhouding voeren met jaarrekening. Die jaarrekening moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Goed om weten: grote vzw’s mogen het verkort model voor verenigingen en stichtingen gebruiken bij het opstellen van de jaarrekening.

De zeer grote vzw

Zodra je vzw ten minste twee van de volgende drie criteria overschrijdt, ben je een zeer grote vzw:

• Een jaargemiddelde van 50 voltijdse medewerkers
• Ontvangsten op jaarbasis: 7.300.000 euro (met uitzondering van de uitzonderlijke opbrengsten)
• Een balanstotaal van 3.650.000 euro

Goed om weten: zodra je vzw meer dan 100 voltijdse medewerkers heeft, is ze automatisch een zeer grote vzw, ongeacht de opbrengsten of het balanstotaal.

Boekhoudkundige verplichtingen

Zeer grote vzw’s voeren een dubbele boekhouding en stellen hun jaarrekening op volgens het volledige model voor verenigingen en stichtingen. Die jaarrekening moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Daarnaast moeten ze één of meerdere erkende commissarissen benoemen die de  financiële toestand van de vzw en van de jaarrekening controleren.

Algemene verplichtingen

Begroting

Alle vzw’s moeten jaarlijks een begroting opmaken voor het volgende boekjaar en die ten laatste 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar laten goedkeuren door de Algemene Vergadering. De vorm van je begroting bepaal je zelf, er zijn geen wettelijke bepalingen, maar het is raadzaam om deze op te stellen op basis van hetzelfde schema als de jaarrekening of je staat van ontvangsten en uitgaven.  

Goed om weten: De begroting blijft intern. Je hoeft ze, in tegenstelling tot je jaarrekening, niet neer te leggen bij een externe partij.

Sociale balans vanaf 20 medewerkers

Vzw’s die jaarlijks gemiddeld 20 medewerkers of meer in dienst hebben – ook de kleine vzw’s – moeten een sociale balans invullen. Deze maakt deel uit van de gestandaardiseerde modellen (verkorte en volledige) van de jaarrekening voor verenigingen en stichtingen. Hier vind je alvast enkele modellen voor de sociale balans terug.