Welk tarief reken ik aan als zelfstandige?

De prijs bepalen voor je diensten is een moeilijke denkoefening voor iedere starter. Hoe kom je erachter wat opdrachtgevers bereid zijn om voor jouw prestaties te betalen? Welke zaken kunnen je prijs meebepalen? Concrete uitleg en simulaties…

De ene zelfstandige is de andere niet

Freelancers of zelfstandigen zijn werkzaam in de meest uiteenlopende beroepen en activiteiten: van bouw tot kinderopvang, adviesverlening tot kunst en amusement. Allemaal moeten ze op een gegeven moment de prijs voor hun diensten vastleggen. Bied je een all-in-one pakket aan per maand of werk je op basis van een uurtarief?

Veel hangt af van de aard van werk dat je uitvoert. Zo is het gebruikelijk dat een freelancer, die puur uitvoerende taken zoals administratieve ondersteuning of transport van goederen doet, een uurtarief hanteert. Vertalers of copywriters werken dan weer eerder met een prijs per woord of per regel terwijl grafisch ontwerpers meestal een projectprijs voorstellen. Nog anderen genieten een commissie of resultaatgebonden vergoeding. Dagvergoedingen (fee) worden dan weer meestal gehanteerd door zelfstandige consultants, (interim)managers, experten, adviseurs enz. 

Hoe bereken je nu precies je tarief?

Het vastleggen van tarieven zou een verplichte oefening moeten zijn voor elke startende freelancer.  Voor alle duidelijkheid gaat het hieronder enkel over de prijsbepaling van diensten. Ook al lopen producten en diensten vaak door elkaar , toch is het als starter altijd verstandig om de prijs van zijn dienstverlening te berekenen. Die berekening kan gebeuren op verschillende manieren maar best is om een mix van methodes te gebruiken.

#1  BEPAAL HOEVEEL JE WIL VERDIENEN

Je eerste poging kan erin bestaan je ideale netto-inkomen te bepalen.

Was je voordien werknemer en start je nu als freelancer? Dan kan je best vergelijken met je huidige inkomsten of nettoloon.  Je huidige inkomsten bepalen is niet altijd zo eenvoudig. Bekijk maar even de simulatie hieronder.

#2 BEREKEN JE UITGAVEN

Als je goed voorbereid wil beginnen als freelancer, stel je meestal eerst een business plan en financieel plan op. Daarin moeten verwachte uitgaven reeds gepreciseerd worden, wat al een goede basis is.

Heb je dit nog niet gedaan, denk dan aan volgende elementen (zonder hier nog rekening te houden met aftrek onkosten, btw recuperatie,…):

• Bereken de opstartkosten van je bedrijf : aankoop materiaal voor je activiteit (software, hardware, andere), eenmalige uitgaven voor marketing (logo, website), bedrijfswagen, administratieve opstartkosten (akte bij notaris)…

• Bereken de terugkerende uitgaven : huur, sociale zekerheid, boekhouder, diensten nutsmaatschappijen, internet, eventuele leasingbedragen, marketing, verzekeringen, pensioensparen…
  Weet je al waar je je zaak gaat vestigen? Informeer je dan eventueel al eens over de provinciale en gemeentelijke belastingen, personenbelasting, minimum vennootschapsbelasting…

Heb je echt geen idee van wat je gaat uitgeven? Doe dan tenminste één van de volgende zaken:

• Praat met een collega-ondernemer
• Of met je boekhouder
• Gebruik je huidige uitgaven voor basisuitgaven (internet, benzine,…) als basis. Het grote verschil zal zijn dat je hierop de BTW (gedeeltelijk) zal kunnen recupereren, maar laat het ons eenvoudig houden.
• Slecht idee, maar beter dan niets. Bepaal een forfaitair bedrag voor kleinere uitgaven.

Wat heel belangrijk om weten is, is dat je als zelfstandige niet alle inkomsten mag zien als geld waarover je kan beschikken. Vroeg of laat krijg je de rekening gepresenteerd en als je dan alles hebt gespendeerd, zit je wel met een groot probleem.

Tel alle kosten die je kent op en reken het om naar een maandbedrag. Nu weet je hoeveel je gemiddeld zal uitgeven par maand.

#3 MAAK DE SOM VAN WAT JE ECHT MOET VERDIENEN PER MAAND

Het moeilijkste is nu achter de rug. Het bovenstaande is heel logisch, maar toch doen veel starters deze oefening niet. Heb je dat wél gedaan? Dan heb je al een heel belangrijke stap gezet.

Tel nu dat gewenste inkomen en je uitgaven op. Je hebt nu al een veel beter beeld van wat je zal moeten genereren aan inkomsten om het hoofd boven water te houden.

Kijk even naar de simulatie van de uitgaven voor een eenvoudige start-up:

#4 BEPAAL JE PRIJS PER UUR

Als je start als freelancer bepaal je jouw uurloon best zo vroeg (en correct) mogelijk. Op papier ziet het er mooi uit. Een tarief van 50 euro X 8 uur/dag X 20 werkdagen per maand = 8.000 euro. .“Ik had veel vroeger freelancer moeten worden” denk je dan. Maar de realiteit is anders.

Een groot deel van je beschikbare tijd als zelfstandige kan je immers niet aan je eindklanten doorrekenen. Die besteed je namelijk aan contacten met leveranciers, bedrijfsadministratie, prospectie, opstellen van offertes en facturen enz…

Er kruipt dus sowieso een groot deel van je tijd in niet factureerbare tijd. En net zoals bij uitgaven, durven de meeste starters dit nogal onderschatten of anders gezegd: startende dienstverleners overschatten nogal gemakkelijk het aantal uren dat ze zullen kunnen aanrekenen aan hun klanten. Kijk even naar de twee simulaties om te begrijpen wat we bedoelen:

Het aantal “onbetaalde” uren verschilt voor elke start-up, maar reken op 30% van je tijd (in het beste geval).

EN DAN ZIJN ER NOG VAKANTIES EN FEESTDAGEN…

De bovenstaande scenario’s gaan ervan uit dat je elke week van het jaar even veel werkt. Geen vakantie dus. Als werknemer had je wel betaalde vakantie. En vrije weekends. En officiële feestdagen.

Wil je dit behouden als zelfstandige? Dat kan, maar i.p.v. 52 weken inkomsten te genereren, kom je uit op 52 – 2 weken vakantie – 2 weken tussendoor (ziek, baaldag, feestdag die je niet wil missen). 48 weken werken dus. Tijd voor een kleine simulatie:

Door simpelweg een paar Euro bij je gewenste uurtarief bovenop te doen, kan je (in theorie) gemakkelijk een paar weken vakantie opnemen als zelfstandige.

EN NU? WAT BEN JE MET JE UURTARIEF?

Je uurtarief berekenen voor wat je als inkomsten moet genereren, heeft twee voordelen:

• Je kan dit als basis gebruiken voor de verdere berekening van je prijs (ja, we zijn er nog niet helemaal).
• Het werkt motiverend. Als je aan het werken bent en je weet dat je dat aan een bepaald bedrag doet, voel je je gewoon beter. Zelfs de onbetaalde uren zijn toch betaald omdat je zo slim was om deze in je prijsbepaling op te nemen. En uit te rekenen.

WERKEN IN REGIE

Een uurtarief is natuurlijk handig en nodig als je in regie werkt. Je kan op voorhand niet inschatten hoeveel tijd het je zal kosten en je maakt je klant dat ook duidelijk.

Werken in regie is in veel situaties de enige optie. Kijk maar naar de onderstaande simulatie:

VERSCHILLENDE UURTARIEVEN VOOR VERSCHILLENDE DIENSTEN

Ook dat komt wel vaker voor. Het is logischer om meer te laten betalen voor expertise dan voor administratief werk dat noodzakelijk is, maar niet zo heel moeilijk.

HET ADDERTJE ONDER HET GRAS VAN WERKEN MET EEN UURTARIEF

Alle simulaties hierboven hebben één ding gemeen: het zijn louter theoretische voorbeelden. Staar je hier niet blind op. Een uurtarief gaat uit van een ideale gemiddelde situatie. En de werkelijkheid, die is vaak allesbehalve ideaal gemiddeld.

Reken je uurtarief eens uit met de hulp van je boekhouder uit, zodat je onaangename verrassingen kan voorkomen. Ook voor de reeds actieve freelancers is het goed om deze oefening jaarlijks te herhalen!

#5 FACTUREER WAAR MOGELIJK OP PROJECTBASIS IN PLAATS VAN OP UURBASIS

Je hebt een uurtarief bepaald kan nu veel eenvoudiger je prijs voor grotere projecten berekenen.

Jouw projectprijs = het aantal ingeschatte uren X jouw uurtarief

Vergeet hierbij niet eventuele extra kosten ook aan te rekenen. Zoals verplaatsingen, of het uitprinten van lesmateriaal, enz.

Een offerte opstellen op basis van project in plaats van per uur heeft zo zijn voordelen:

• Zowel jij als je klant weten op voorhand wat het zal kosten / opbrengen.
• Je klant hoeft zich geen zorgen te maken over hoeveel tijd je daadwerkelijk bezig bent. En dat wekt vertrouwen.
• Het laat je toe om dezelfde prijzen te hanteren voor een tijdje, terwijl je er na verloop van tijd misschien minder tijd aan spendeert. Het prettige gevolg voor jou is dat je gemiddelde uurtarief zo duurder wordt, zonder dat je klant dit merkt.

Ook al factureer je op projectbasis, toch is het een goed idee om strong>voor jezelf je uren bij te houden.

• Het helpt je om strong>zo efficiënt mogelijk te werken. Als je weet dat je maar 3 uur betaald wordt, zal je minder geneigd zijn om hier toch 8 uur aan te besteden.
• Je krijgt op termijn een correcter zelfbeeld. Start-ups overschatten, of onderschatten zich nogal eens. Door je uren bij te houden, kan je beter de juiste prijs bepalen voor toekomstige klanten.

IN REGIE EN OP PROJECTBASIS COMBINEREN

Ook dat is perfect normaal. En heel handig voor bepaalde soorten van dienstverlening

Als je enkel op projectbasis offreert, vermeld je je uurtarief best niet in je offerte. Zet in je offerte ook geen inschatting van hoeveel tijd je nodig hebt om het te realiseren. Mensen gaan dan namelijk zelf beginnen rekenen. En de conclusie is dan vaak dat je echt wel een dure vogel bent.

#6 JE PRIJS BEPALEN OP BASIS VAN WAT JE CONCURRENTEN VRAGEN

Kan je een unieke of zeer gespecialiseerde dienstverlening bieden? Dat ben je ongetwijfeld meer waard en is het aantal concurrenten ook lager. Dat betekent dat je een hoger uurtarief of prijs kunt aanrekenen. Hoe uitvoerender de job en hoe groter de concurrentie, hoe meer het freelance tarief onder druk komt te staan.

Als start-up is het sowieso heel verstandig om de prijzen van je concurrenten te kennen. Schakel eventueel vrienden in om dit na te gaan. Vergelijk je eigen uurprijs met de richtprijzen die eventueel door je vakvereniging vastgelegd worden, zoek naar recente (!) prijzen op internet enz, informeer je bij een boekhouder…

Maar bekijk de prijzen van de concurrenten pas nadat je eerst zelf je prijs hebt bepaald. Anders riskeer je je blind te staren op de prijzen van anderen en laat je je er te veel door leiden. Hou bovendien in het achterhoofd dat:

• Je de kostprijs van je concurrentie niet kent. Het is mogelijk dat deze met personeel werkt, of een duurdere auto heeft, of net minder kosten heeft.
• Je als start-up weinig tot geen ervaring hebt. Waar jij 5 uur over doet, kan je concurrent misschien op 2 uur realiseren. Als zijn uurtarief een veelvoud is van het jouwe, kom je uiteindelijk op dezelfde prijs. Of val je misschien zelfs duurder uit.

Kortom, vaak is het beter uit te gaan van je eigen kracht en te concurreren op kwaliteit in plaats van prijs. Nagaan wat andere start-ups (durven) vragen, is echter wel nuttig om jouw zelf berekende uurtarief in te schatten. Misschien stel je vast dat je toch iets te hoog grijpt, of net te laag.

#7 BEREKEN JOUW MEERWAARDE EN REKEN DIT DOOR

Als dienstverlener heb je een meerwaarde. Klanten komen bij jou terecht omdat ze kennis ontbreken, of geen tijd hebben om het zelf te doen. Dat houdt dus in dat je een meerwaarde te bieden hebt. En daarvoor mag/moet je geld vragen.

Hoeveel jouw meerwaarde waard is, verschilt per start-up. En de soort van meerwaarde. We lichten het even toe met twee voorbeelden.

Een ander voorbeeld om de prijs te bepalen van jouw meerwaarde.

Je kan gerust je prijs bepalen en differentiëren op basis van meerwaardes die je te bieden hebt. Zorg er dan echter wel voor dat je deze (meer)prijs ook voor jezelf kan verantwoorden. Een premium prijs voor een premium klant vergt een premium dienstverlening (je kan sneller werken, je kan in het weekend werken, je eerste uur is gratis, je werkt op locatie bij de opdrachtgever (of net niet)...

#8 BEPAAL JE PRIJS OP BASIS VAN DE TEGENPARTIJ

Het maakt een groot verschil of je een opdracht uitvoert voor de bakker op de hoek, of een multinational. Maar niet alleen de aard van de opdrachtgever is belangrijk voor je prijszetting maar ook zijn locatie. Je prijs kan gerust wat hoger zijn voor klanten in ‘kapitaalkrachtigere’ regio’s, zoals Brussel. Ook staan sommige sectoren bekend als betere betalers: denk maar aan de banken, farmaceutische sector of chemie. De schoonmaaksector en transportsector betalen minder.

Pas je prijs dus, waar mogelijk, zeker aan de tegenpartij aan. Maar speel het wel slim. Ga nooit onder jouw vaste uurtarief. Ook niet voor de bakker op de hoek. Eens je deze drempel hebt overschreden, zet je de deur voor misbruik open. En deze opnieuw sluiten kan je heel veel klanten, je reputatie en uiteindelijk je inkomsten kosten.

#9 BEPAAL JE PRIJS OP BASIS VAN WAT MEN BEREID IS TE BETALEN: DE NICHEMARKT

Iets is zoveel waard als de gek ervoor wil betalen. Dat gaat meestal op voor producten die schaars zijn. Zoals collector items die zeldzaam zijn en waarvoor mensen bereid zijn veel geld te betalen. Maar ook voor diensten kan je dit hanteren om je prijs te bepalen.

Als je een nichemarkt bedient, zijn je potentiële klanten heel wat beperkter dan wanneer je diensten aanbiedt die meer gangbaar zijn. Als je in een nichemarkt diensten verleent, is het zeker niet ongewoon om je prijs aanzienlijk te verhogen. Op voorwaarde dat je echt wel iets& heel gespecialiseerd of uniek aanbiedt.

Heb je echt iets unieks te bieden waar vraag naar is? Zet je prijzen dan voldoende hoog. Een dure prijs geeft bovendien heel vaak het idee dat je wel degelijk onmisbare kwaliteit aanlevert.

Niet te vergeten !

INFLATIE, INDEXATIE

Houd bij de berekening van je uurtarief ook rekening met de inflatie. Jaarlijks nemen kosten van het levensonderhoud toe en de lonen van werknemers stijgen ook ieder jaar. Bovendien ontwikkel je jezelf ook. Daar hoort zo nu en dan een salarisverhoging bij! Neem daarom jaarlijks je uurloon onder de loep.
Maar veel starters vergeten hun prijzen aan te passen. Maak deze fout niet.

Een klant aan wie je nu 40 € aanrekent voor een dienst, zal dat bedrag als referentiepunt in zijn geheugen opslaan. Als de klant later terugkomt en plots 50 € moet betalen voor hetzelfde, zit je met een probleem.

Tenzij je op voorhand aan je klanten (en jezelf) duidelijk maakt:

• Dat je prijzen elk jaar geïndexeerd zullen worden
• Dat je aanbod in je ;offerte een vervaldatum heeft

KLEINE KLUSJES DIE JE GELD KOSTEN

Je bestaande, tevreden klanten beginnen vaak met kleine verzoekjes. Tussendoortjes. Maar vijf minuten hier en daar, begint op het einde wil op te lopen. Natuurlijk kan je een klant plezier willen doen door nog snel een klein klusje voor hen op te lossen. Maar je moet ook je geld verdienen en dat moeten klanten beseffen dat je niet gratis werkt. Het vermelden van een forfaitaire prijs voor kleine opdrachten is een goede optie (in offerte of algemene voorwaarden…).

KORTINGEN

Indien je korting wil geven waardoor je onder je zelfbepaalde uurtarief duikt, vermeld dit dan ook duidelijk. Iemand stilzwijgend een korting geven, is echt geen slimme marketing.

Je kan voor veel zaken een korting toekennen:

• Korting op volume: een klant die veel gebruikmaakt van jouw diensten, kan je gerust een korting toekennen. Het toont je dankbaarheid aan en schept een vertrouwensband.
• Tijdelijke kortingen: een wellness centrum kan voor moederdag een speciale korting aanbieden.
• Trouwe klantenkorting:: voor terugkerende klanten kan je zeker een extra korting geven bij wijze van bedankt.

Enkele nuttige links

• Freelancenetwork.be : databank om freelancers te vinden en freelance opdrachten te plaatsen.
• lovetobefree.be biedt enkele nuttige tools aan die je als freelancer kunnen helpen
• Met de Nacalculator ;kan je na het uitvoeren van een opdracht berekenen of je op voorhand ingeschatte kosten (tijdsbesteding, effectieve kosten...) overeenstemmen met de werkelijkheid. Nacalculatie is een zeer belangrijk proces om je inkomstenstroom onder controle te houden.
• Dankzij de Uurtarief-berekenaarkom je tot een goed onderbouwd tarief. Voer de parameters in en je ziet meteen of je vandaag te weinig, net genoeg of zelfs meer dan genoeg aanrekent.
• Hourly rate calculator van freelance business guide (berekent ook in euro)
• Comanage 2.0 : online beheertool voor kmo's en zelfstandigen (facturen, offertes, klantgegevens, agenda...)

Bron: dit artikel is in grote mate overgenomen van een artikel op de site comanage.be (gepubliceerd met hun akkoord)