Espaces de travail à Bruxelles: où installer votre activité ?

Le choix de la localisation de votre activité ou de votre entreprise peut paraître anodin mais peut réellement jouer sur votre motivation et influencer la réussite de votre projet. De quoi faut-il tenir compte pour choisir l’endroit où travailler ? Faut-il aujourd’hui nécessairement partager un espace ? Entre le travail à domicile, en coworking, en espace fermé / semi-fermé, seul, à plusieurs comment s’y retrouver ?

Qui propose des espaces de travail à bruxelles ?

• Les centres d’entreprise et centres d’affaires ont une grande diversité d’espaces en tous genres à louer.
• Les coworkings louent des espaces de travail : des "open space" à partager mais aussi des bureaux, salles des réunion, …
• Les incubateurs – structures liées à une université ou haute école – hébergent des start-up innovantes (secteur de la recherche scientifique) et leur permettent d’y travailler.
• Certaines entreprises du secteur privé proposent des bureaux en location.
• Les coopératives d’activité, dédiées aux demandeurs d’emploi porteurs de projet qui veulent être encadrés pour préparer et tester leur activité, disposent aussi d’infrastructures agréables de travail pour les personnes admises dans la coopérative.
• Des particuliers se rassemblent pour travailler au domicile de l’un d’eux. C’est le fameux concept du cohoming.

Quels types d'espaces ?

1. LE BUREAU FERMÉ

Ce type de bureau n’est pas uniquement disponible dans une entreprise privée. De nombreux coworkings, incubateurs, centres d’entreprises et d’affaire disposent d’espaces séparés pour assurer un isolement propice à la concentration, à la discrétion ou confidentialité. Le bureau à soi offre indéniablement plus de calme. Il permet aussi de personnaliser un peu son espace de travail. Un bureau comme à la maison mais moins de distractions à disposition ! Louer un vrai bureau intéresse souvent les indépendants pour recevoir des clients dans un endroit qui a une allure professionnelle. Le bureau permet aussi plus de confidentialité, que ce soit pour des rendez-vous ou pour protéger une idée. Les formules sont souvent flexibles, payables au mois, et les services sont personnalisés, selon vos besoins.

LA LOCATION D’UN POSTE EN OPEN SPACE EN COWORKING, CENTRE D’ENTREPRISE OU INCUBATEUR. 

Ces espaces de travail partagés donnent un aspect plus convivial au travail, encouragent la solidarité et le partage d’expériences, et permettent de créer ou étendre un réseau professionnel. Le prix est souvent inférieur à celui d’un bureau indépendant, les formules sont flexibles et permettent d’accéder à de nombreux équipements : bureau, internet, imprimante, vidéoprojecteur…

En fonction de ses besoins et de ses défis, l’entrepreneur y bénéficie de l’aide de conseillers et coachs professionnels notamment en gestion et création d’entreprise, business modeling, développement technologique, dans le domaine juridique, en management et autres domaines selon les structures.

Beaucoup de points positifs séduisent et font leurs preuves. Gardons à l’esprit que certains pourraient mettre plus de temps que d’autres pour trouver leurs marques ou apprivoiser les lieux au niveau relationnel et logistique. Aussi, et c’est normal, l’espace partagé est moins personnalisable que votre bureau à la maison, et demandera un minimum d’ordre.

2. L’ESPACE SEMI-FERMÉ

Pourquoi ne pas opter aussi pour un doux entre-deux ? Renseignez-vous à l’avance sur la configuration des lieux si vous êtes sensible au bruit. Certains espaces partagés ont peut-être des cloisons ou des plantes vertes qui vous mettent un peu à l’écart, ce qui pourrait réconcilier ceux qui ont besoin d’un peu de calme avec les espaces partagés. Dans certains cas, des espaces prévus pour téléphoner sont spécialement prévus.

3. CHEZ SOI

Démarrer son activité là où vous habitez permet d’alléger considérablement la charge financière de location ou d’achat de bureau/ local. Vous y gagnerez donc sur plusieurs tableaux : en temps de trajet domicile-bureau, en liberté d’horaires, en frais. Si vous êtes locataire, veillez à obtenir l’autorisation du propriétaire du logement pour pouvoir y exercer une activité professionnelle, et à vérifier dans votre contrat de bail si vous êtes autorisé à déduire fiscalement un pourcentage de votre loyer en fonction de la surface occupée.

Attention, travailler à la maison ne présente pas que des avantages. La motivation et la productivité peuvent être mises à mal lorsqu’on est seul chez soi. Ensuite, il se peut que votre activité implique de se conformer aux règles urbanistiques. Les logements étant protégés, la possibilité d’exercer une activité professionnelle à domicile est limitée. Ce n’est envisageable que pour certaines activités dites libérales ou « non commerciales », par ex. avocat, notaire, médecin, architecte, consultant, comptable, expert immobilier, psychologue, conseiller fiscal, … (informations sur ce type d’activités dans cet article…) et il y a notamment des contraintes liées à la superficie allouée à l’activité professionnelle. Consultez l’article suivant pour les informations complètes sur le sujet.

Malheureusement pour les locataires, de nombreux contrats de bail excluent la possibilité de déduire fiscalement une partie du loyer, car cela a une répercussion sur la taxation des propriétaires.

4. AU DOMICILE D’UN PARTICULIER (COHOMING)

Vous disposez d’un espace souvent plus cosy et confortable que les lieux de travail plus classiques. Un endroit où vous vous sentez comme chez vous (si vous avez les mêmes goûts). Au-delà de l’atmosphère, l’idée est aussi de stimuler la collaboration en petit groupe et d’éviter de devoir s’engager dans des abonnements pour plusieurs mois.

Veillez tout de même à vérifier que le lieu soit équipé des machines (imprimantes ou autres) dont vous avez besoin et que la journée de travail ne se transforme pas en journée entre copains.

Quels critères de sélection ?

Selon votre activité, il est conseillé de lister vos critères par ordre d’importance. Quelques exemples :

• La localisation : L’accessibilité par rapport aux fournisseurs, aux clients, le stationnement dans les environs, l’accès par transport public
• L’image : le quartier, l’immeuble, la visibilité
• L’ambiance : Votre secteur implique un cadre officiel ou décontracté ? 
• Le secteur : certains coworkings sont spécialisés. Exemple : Creatis pour le secteur artistique, l’incubateur BLSI pour les sociétés effectuant des recherches en santé humaine, Betacowork pour le domaine digital,…
• Les frais : Les tarifs pour les coworkers varient : il faut compter entre 200 et 500 euros mensuels en moyenne par poste de travail, selon le lieu et les services choisis.
• Les subsides : Si vous avez un projet d’entreprise ou que votre entreprise a moins de trois ans, vous pouvez bénéficiez d’une prime de maximum 450 € sur votre abonnement dans un espace de coworking agréé par la Région !

Hub.info s'est prêté à l'exercice et vous propose sa liste des principaux critères à prendre en considération pour bien choisir son lieu d'implantation.

Où s'adresser, où chercher ?

• Via notre outil Qui peut m'aider ?, vous trouverez le répertoire des coworkings, incubateurs et centres d’entreprises et d’affaires à Bruxelles. Plus de 97 adresses !
• La base de données Inventimmo (de CityDev - responsable du développement urbanistique de la région de Bruxelles) reprend sur son site des espaces professionnels disponibles, des entrepôts, terrains industriels ou bureaux inoccupés et la disponibilité des centres d’entreprise. On peut la consulter gratuitement en ligne. Plus d'info dans cet article.
• Le site des incubateurs bruxellois (BLSI, EEBIC, ICAB et Greenbizz, dont le descriptif se trouve aussi dans l'outil Qui peut m'aider)
• Les sites internet suivants permettent également de rechercher des centres d’affaires : 
  • www.centres-d-affaires.be
  • www.belgianworkspaceassociation.be
  • www.matchoffice.be
  • www.mobispot.be (location à l'heure)
• Le site web www.occupationtemporaire.brussels tente de répertorier les espaces vacants à Bruxelles et de favoriser la rencontre entre propriétaires d’une part et des porteurs d’initiatives temporaires d’autre part.
• Le site Newton II situé à Anderlecht comporte des ateliers à disposition des artisans (menuiserie, ferronnerie, etc.) pour leurs activités.
• Autres initiatives privées qui peuvent vous aider dans vos recherches ou vous inspirer: 
  • Cohoming 
  • Un moteur de recherche pour des bureaux à louer dans des entreprises privées 
  • Logements et espaces de travail à une même adresse: www.thehorizonresidence.be 
  • Bird Office : Un moteur de recherche pour des salles de réunions à louer
  • Workero: location de bureaux au sein d'entreprises et coworkings associés
• Vous pouvez aussi faire appel à un agent immobilier ou site web spécialisé.

Points d'attention

SIÈGE SOCIAL ET SIÈGE D’EXPLOITATION

Lorsque vous débutez en tant qu’indépendant, vous êtes tenu de choisir un siège social, correspondant à l’adresse légale de votre activité. Vous pouvez également disposer d’un siège d’exploitation, qui est le lieu où l’activité est effectivement exercée. Siège social et siège d’exploitation auront parfois la même adresse, mais ce n’est pas toujours le cas : un commerçant peut domicilier sa société à son domicile et travailler dans son magasin, à une autre adresse.

Peut-on choisir l’adresse d’un centre d’affaire/d’entreprise ou d’un coworking comme siège social ? La réponse est oui. C’est d’ailleurs un service qui est fréquemment proposé dans les packages de services compris, et cela permet d’avoir une adresse professionnelle qui correspond au lieu où vous travaillez.

Attention au siège fictif : pas question de louer une adresse dans un coworking/centre d’entreprise ou d’affaire à Bruxelles en vue de l’obtention d’un subside bruxellois. La Région est très attentive et peut contrôler, en cas de demande de subside, que vous travaillez effectivement à l’adresse indiquée.