Les principaux documents à l'importation
L'importation de marchandises est un processus complexe qui nécessite la préparation et la présentation de divers documents. Ces documents sont essentiels pour se conformer aux réglementations douanières et aux exigences légales du pays importateur. Dans cet article, nous passerons en revue les principaux documents requis pour importer des marchandises avec des détails sur leur utilité.
L’incoterm® choisi déterminera qui du vendeur ou de l’acheteur sera chargé du dédouanement à l’importation dans le pays de destination et de fournir les documents nécessaires.
Voici une liste des documents que les autorités compétentes du pays de destination peuvent vous réclamer.
La facture commerciale et la facture proforma
Pour chaque envoi, le fournisseur prépare et envoie une facture proforma à l'acheteur pour confirmer les détails de la commande et demander généralement un paiement d'acompte.
Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture commerciale ?
Par définition, une facture proforma est établie pour la forme. Elle ressemble donc à une facture définitive. Une facture proforma est un document provisoire qui détaille le prix d’un bien et les conditions générales de vente, et reflète la valeur réelle des marchandises avant que la vente n’ait lieu. Dans ce cadre, elle se rapproche plus d’un devis que d’une facture à payer. C’est un document purement informatif n’ayant aucune valeur comptable ou légale. Une facture proforma est requise lors de l’exportation d’un bien en dehors de l’UE, lorsque celui-ci n’est pas destiné à la vente. Elle s’utilise principalement dans les cas suivants :
- Lorsque la vente n’a pas encore eu lieu ;
- Pour l’envoi de cadeaux ;
- Pour l’envoi d’échantillons ;
- Pour le retour des marchandises au fournisseur.
Qui délivre une facture commerciale ?
Le vendeur ou l'exportateur émet la facture commerciale comme preuve de la vente.
Quelles informations doivent être incluses dans la facture commerciale ?
La facture commerciale doit contenir, au minimum, les informations suivantes :
- Le nom et l'adresse de l'exportateur et de l'importateur ;
- La date d'émission de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- Une description des marchandises vendues ;
- L'unité de mesure ;
- La quantité de marchandises vendues ;
- Le code SH de la marchandise ;
- La valeur de l'unité ;
- La valeur totale de la vente ;
- La valeur totale de la facture et la devise utilisée pour effectuer le paiement ;
- les conditions de paiement, notamment le mode de paiement, la date et les remises éventuelles;
- Les conditions de livraison et l’Incoterm® utilisé ;
- Les moyens de transport.
Les mentions suivantes doivent apparaître sur votre facture :
- pour vos livraisons de biens, la mention « Exempté – article 146 Directive 2006/112/CE » ;
- pour vos prestations de services, la mention « Pas de TVA UE – article 44 Directive 2006/112/CE ».
Comment remplir la facture ?
La facture commerciale peut être remplie électroniquement selon la norme européenne de facturation numérique. Cette norme est obligatoire pour les transactions entre entreprises.
Où placer la facture commerciale lors de l'expédition ?
La facture commerciale doit toujours accompagner les marchandises.
Si vous envoyez vos marchandises par les services postaux, vous devrez présenter, avec l'original de votre facture commerciale, deux copies. Les trois exemplaires de la facture commerciale doivent être placés dans une enveloppe transparente et jointe au colis.
La liste de colisage
- le nombre de palettes si d’application
- le nombre de colis par palette ou le nombre total de colis
- le nombre d’articles par colis
- le poids brut et net et le volume de chaque colis et / ou palette
- le numéro attribué à chaque colis
- le contenu de chaque colis
- les références des produits et leur marque
Il permet aux différents intervenants (expéditeurs, transporteurs, contrôleurs douaniers, entrepositaires, clients, … ) de contrôler la conformité de la marchandise expédiée sur base de la facture émise. Il trouvera sa place dans la pochette transparente aux côtés des copies de factures proforma ou commerciales.
La licence d’importation
L’importation de certaines catégories de marchandises ou de marchandises en provenance de certains pays peut être soumise à des restrictions ou des autorisations. La licence d’importation est un document que l’opérateur en charge de l’importation devra obtenir dans ces cas précis.
Voici quelques exemples de produits soumis à des mesures restrictives :
- Les médicaments
- Les produits agricoles
- Les produits chimiques
- Les biens culturels
- Les armes
- Les produits textiles et de l’habillement
- Des végétaux ou des produits contenant des substances végétales
- Etc.
Pour vérifier si vos produits nécessitent une licence d’importation et une fois que ceux-ci sont classés, consultez la base de données TARIC.
Les certificats
Ils attestent que votre marchandise est conforme aux règlementations en vigueur dans le pays de destination en matière de sécurité, de santé, d’étiquetage et d’emballage, et applicables dans le pays de destination.
Vous pouvez vérifier auprès de l'importateur ou des organismes régionaux de promotion des exportations (FIT/AWEX) si un certificat est requis pour l'exportation d'un produit spécifique.
Le certificat d’origine
Le certificat d’origine est un document qui établit la « nationalité » du produit. Vous en avez besoin pour exporter hors de l’Union européenne (UE). Le certificat facilite l'importation dans le pays de destination. S'il existe un accord commercial entre l’UE et votre destination d'exportation et que vous êtes en mesure de prouver que vos produits ont été fabriqués dans l’un des pays partenaires de l’accord, vous bénéficierez d’un régime de faveur grâce à ladite « origine préférentielle ». En règle de base, un produit conserve toujours son origine jusqu'à ce qu'il ait été suffisamment transformé. Afin de clarifier ce point, des règles d'origine sont fixées dans un protocole d'origine inclus dans chaque accord de libre-échange. Le contenu de ce protocole varie en fonction des différents accords de libre-échange. Il est donc possible qu'un produit exporté obtienne une origine préférentielle dans le cadre d’un accord et pas dans un autre. Afin d'aider les entreprises, la Commission européenne a développé un outil d'auto-évaluation de l'origine, appelé Rosa.
Le certificat d’origine est délivré en Belgique par :
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