Listing TVA : mode d'emploi

C’est l’une des obligations annuelles inéluctables des assujettis à la TVA : communiquer à l’administration fiscale, avant le 31 mars de chaque année, la liste de vos clients de l’exercice précédent. Entre exceptions et sanctions, voici ce que vous devez savoir pour rester dans les clous.

TVA et entreprise : les obligations à respecter

La TVA n’a probablement plus de secret pour vous ! Dès le démarrage de votre activité, vous avez dû activer votre numéro TVA : deux lettres (BE) et 10 chiffres qui figurent désormais sur tous vos documents. Depuis, la « taxe sur la valeur ajoutée » ne vous quitte plus : vous la facturez à vos clients, à hauteur de 21% (voire de 12% ou 6% dans certains cas), avant de la reverser à l’État. Vous pouvez également la déduire des achats de marchandises ou de services payés par votre entreprise. Une série d’opérations que vous consignez soigneusement dans vos déclarations périodiques (mensuelles ou trimestrielles), tout en tenant compte des multiples subtilités de cette matière fiscale (exemptions, déductions, etc.).

Vos années sont ainsi rythmées par le calendrier TVA, mais quid du dépôt de votre listing TVA ? Une obligation qui passe parfois sous les radars… non sans conséquence. Il n’est pas rare de voir des starters, voire des entrepreneurs plus aguerris, se prendre les pieds dans le tapis de cette exigence fiscale annuelle. Concentré sur votre activité et sur vos diverses tâches administratives, vous laissez passer la date fatidique du 31 mars, sans déposer la liste de vos clients assujettis à la TVA. Un oubli qui peut coûter jusqu’à 3 000 euros d’amende !

Alors, premier conseil, veillez à noter l’échéance du 31 mars dans votre calendrier, en activant une alerte annuelle. Surtout, si vous n’êtes pas suivi par un comptable. Maintenant que vous êtes certain de ne plus laisser passer cet impératif, entrons dans le vif du sujet…

De quoi s'agit-il ?

Le listing TVA correspond « simplement » à l’inventaire de vos clients, assujettis à la TVA, pendant un exercice. Autrement dit : cette liste doit reprendre tous les clients, ayant un numéro de TVA belge, auxquels vous avez livré des biens ou fourni des services, au cours de l'année précédente. 

Ce relevé doit mentionner pour chaque client :

• sa dénomination ;
• son numéro de TVA belge ;
• le montant total des livraisons et prestations facturées ;
• ainsi que le montant total de la TVA comptabilisée.

Dois-je indiquer tous mes clients? 

Non, certains clients ne doivent pas être repris dans votre listing TVA :

• ceux dont le montant facturé (hors TVA) ne dépasse pas les 250 euros sur l’ensemble de l’année ;
• ceux qui fournissent exclusivement des opérations exemptées de la taxe sur la valeur ajoutée (article 44 du Code de la TVA). Par exemple, les médecins, les dentistes et les kinésithérapeutes, mais aussi les mutualités, les organismes d'aide familiale ou encore les écoles, ainsi qu’une série d’opérations spécifiques. Vous trouverez la liste complète sur le site du SPF Finances ;
• les particuliers, puisqu’ils n’ont pas de numéro de TVA ;
• les entreprises étrangères, également sans numéro de TVA belge.

Comment déposer votre listing? 

Tout se déroule sur la plateforme web « Intervat », sauf si vous introduisez toujours vos déclarations périodiques au format papier. Dans ce cas ? Vous avez encore le choix de soumettre une liste papier auprès du Centre de scanning, mais vous devez au préalable demander un formulaire auprès du bureau de taxation compétent. Autant dire, vu le contexte actuel, que la méthode électronique est nettement plus efficace…

INTERVAT EN 4 ÉTAPES

1. Le premier geste consiste à vous connecter, grâce aux différentes méthodes proposées, entre autres via votre carte d’identité, un titre de séjour valable, une identification électronique européenne ou encore l’application Itsme.
2. Ensuite ? Vous avez le choix, puisque l’administration a développé un fichier Excel permettant de compiler les informations plus facilement. Un coup de pouce intéressant, mais rien ne vous oblige à utiliser cet outil. L’autre option : naviguer à travers les pages d’Intervat et compléter les renseignements demandés au fur et à mesure. L’opération s’avère plutôt aisée, si vous n’avez que quelques clients à encoder. Mais pour une liste à rallonge, la solution « Excel » semble plus efficace.
3. Bien que simple et avec style informatique un peu « rétro », Intervat est assez bien ficelé. Avant de finaliser le dépôt de votre liste, l’application procède même à une série de vérifications (numéro de TVA de vos clients, correspondance des montants, etc.) pour s’assurer que vos données collent.
4. Dernière étape : vous devez signer le listing TVA, avec la possibilité (conseillée) de télécharger une copie de votre inventaire.

LE LISTING « NÉANT »

Si, pour une raison ou un autre (lire ci-dessus), votre liste est vierge, cela ne vous dispense pas de la déclarer sur Intervat. Concrètement, vous devez mentionner le montant 0,00 dans les cases total pour le chiffre d'affaires et le montant de la TVA. Une fois ces données introduites, passez à l’étape suivante pour valider le dépôt.

GARE AUX SANCTIONS !

Vous oubliez de déposer votre listing TVA ? Ou vous l’effectuez en retard ? Le SPF Finances peut alors appliquer une amende, qui peut aller jusqu’à 3 000 euros. La nouvelle politique de sanction se veut toutefois plus clémente et prévoit une réduction des montants (en fonction du type d’infraction, de la répétition, etc.). Dans tous les cas, qu’il s’agisse de 250, 500 ou 3 000 euros, autant ne pas s’exposer à cette pénalité.

Dispense de listing? Parfois

Dès le moment où votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez toujours vous plier à ce devoir annuel. C’est la règle ! Mais, comme souvent, il existe des exceptions. Certaines situations spécifiques peuvent ainsi vous exempter de déposer une liste annuelle de clients.

C’est le cas :

• Si votre entreprise accomplit exclusivement des opérations exemptées de la taxe sur la valeur ajoutée, selon le fameux article 44 du Code de la TVA. Par exemple, les médecins, les dentistes ou les kinés ;
• Si votre listing est vierge, soit parce que vous n’avez effectué aucune opération, soit parce que vos clients entrent dans le champ des exceptions (lire ci-dessus). Mais vous n’êtes pas automatiquement libéré de l’obligation de dépôt : il faut encore impérativement cocher la case prévue à cet effet dans votre dernière déclaration TVA de l’année écoulée (en fonction, celle du quatrième trimestre ou du mois de décembre). Si vous avez oublié de mettre une petite croix, alors vous devez déposer un listing « néant » (lire ci-dessus).
• Si vous êtes soumis au régime de franchise de la taxe — moins de 25 000 euros de chiffre d’affaires annuel — pour les petites entreprises (en personne physique ou en société) et qu’à la fois, votre liste est vierge, soit parce qu’aucun de vos clients n’a de numéro de TVA belge, soit parce que votre chiffre d’affaires par client assujetti est inférieur à 250 euros (hors TVA). Si les deux conditions ne sont pas réunies, le dépôt du listing TVA reste de mise !

MIXTE OU PARTIEL ?

Ces statuts spéciaux méritent une attention particulière.

• Votre entreprise est un assujetti mixte ? C’est le cas lorsque certaines de vos opérations sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée et d’autres en sont exemptées. Par exemple, une ASBL qui met en scène de pièces de théâtre ou gère une bibliothèque (deux activités exemptées, selon l’article 44 précité), mais qui exploite en parallèle une cafétéria (opération soumise à la TVA). Une agence immobilière peut également se retrouver dans la case « mixte », si elle vend à la fois des biens neufs (soumis) et des immeubles anciens (exemptés).
• Et les assujettis partiels ? La distinction est subtile avec le statut « mixte ». Ce sont les entreprises ou associations dont certaines opérations sont soumises à la TVA, mais d’autres sont « hors champ ». C’est-à-dire que l’entité n’est simplement pas assujettie pour une partie de ses activités.

Encore un mot?

En résumé, l’essentiel est donc de retenir la date butoir annuelle du 31 mars pour remplir votre obligation sur Intervat dans les délais. Sauf si vous cessez vos activités : dans ce cas, vous perdez la qualité d’assujetti et vous avez l’obligation d’introduire un listing TVA dans un délai de trois mois à partir de cette date.

Vous rencontrez des difficultés techniques avec Intervat ? Vous pouvez prendre contact avec l’administration fiscale à l’adresse info.intervat@minfin.fed.be.