Bien que la création d'une ASBL soit relativement simple et rapide, elle doit se conformer à de nombreuses obligations administratives et adopter un mode de gouvernance spécifique en raison de son modèle collectif. En réalité, la gestion quotidienne d’une ASBL est, à de nombreux égards, plus complexe que celle des autres formes d’entreprises. Voyons ensemble ce que vous devez savoir.
Le Conseil d’administration : le coeur de la gestion
Rôle et responsabilités du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration (CA) est l'organe de gestion (OA: organe d'administration) d'une ASBL. Il est responsable de la direction de la structure, de la stratégie et des aspects financiers et juridiques. En outre, il doit respecter les formalités et obligations légales que l'association doit accomplir et également veiller à ce que les activités de l’association remplissent bien l’objet social tel que défini dans ses statuts.
📌 Quelques exemples de décisions du CA :
- Recrutement de personnel
- Signature d'un contrat de bail
- Contraction d’un contrat de crédit
- Approbation de conventions de partenariat
Les décisions prise en CA doivent être consignées par écrit dans des procès-verbaux (PV), qui seront conservés au siège social de l’ASBL en format papier ou électronique.
Nombre d'administrateur·rices et responsabilités
Une ASBL doit avoir au moins trois administrateur·rices (deux si elle compte moins de trois membres).
⚠️ Attention : les administrateur·rices engagent leur responsabilité personnelle. Ils peuvent donc être tenus personnellement responsables sur leur patrimoine personnel en cas de faute de gestion, de faute pénale ou de non-paiement de certaines dettes fiscales/sociales. De plus, la responsabilité en cas de manquements est solidaire : un oubli (ex. : non-dépôt à temps des comptes annuels) engage tout le CA et pas uniquement l’administrateur qui a été désigné comme trésorier.
La méconnaissance des règles de fonctionnement d’une ASBL et de ses obligations peut donc avoir de lourdes conséquences pour les administrateurs, il est donc vivement recommandé de vous former et de vous informer régulièrement.
Fréquence des réunions
Tout au long de l’année, l’OA se réunit autant de fois que nécessaire afin d’assurer la bonne gestion de l’ASBL. La loi ne prévoit pas de modalités particulières pour la convocation à une réunion de l’OA. Celle-ci se fait généralement par écrit (l’email est autorisé), précisant l’ordre du jour ainsi que la date, l'heure et le lieu de la réunion.
En fonction de la taille de l’ASBL et de la nature de ses activités, le CA se réunira plus ou moins souvent.
Fréquence recommandée:
- Petites ASBL : Tous les 3 mois
- Grandes ASBL : toutes les 6 semaines, voire plus fréquemment, pour les grandes associations.
Les obligations administratives essentielles
Les obligations administratives des ASBL sont définies par la loi.
Convocation de l’AG ordinaire annuelle
Chaque année, l'organe de gestion doit convoquer une assemblée générale ordinaire (AG) qui regroupera l’ensemble des membres de l’ASBL dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice. L’exercice se clôturant généralement le 31 décembre, un bon nombre d’ASBL tiennent leur AG dans le courant du mois de juin. La convocation à l’AG annuelle doit être accompagnée de l’ordre du jour et être envoyée au moins 15 jours à l’avance. Les statuts peuvent cependant définir un délai plus long.
Une délibération en AG est nécessaire pour les points suivants :
- L’approbation des comptes de l’exercice précédent
- L’approbation du budget
- La décharge des administrateurs, afin de valider que les administrateurs ont réalisés correctement leur mandat et les décharger d’une éventuelle responsabilité personnelle
- Les nominations et démissions d’administrateurs
- Les modifications aux statuts
- La dissolution de l’ASBL
- L’exclusion d’un membre
Vous pouvez retrouver une liste complète des compétences de l’AG ici.
Un rapport d’activité de l’exercice clôturé est généralement présenté lors de l’AG, ainsi que les perspectives pour l’année à venir, en lien avec les comptes et le budget.
Le saviez-vous?
Depuis 2020, l'AG peut être tenue à distance ou par écrit sans que cela ne soit spécifiquement prévu dans les statuts. Des règles quant à la manière de tenir les débats et ma comptabilisation des votes devront cependant être respectées. Renseignez-vous si vous souhaitez opter pour cette possibilité.
Tenue du registre des membres de l’ASBL
L’OA doit tenir un registre des membres effectifs. Ce registre doit être conservé au siège social de l’ASBL (format papier ou électronique) et pouvoir être consulté par les membres, ainsi qu’en cas de contrôle par les autorités.
- Le numéro d’inscription du membre (par ordre chronologique et non pas alphabétique)
- Le nom et prénom du membre. Si le membre est une personne morale, la dénomination sociale, la forme juridique et le n° d’entreprise.
- L’adresse du domicile du membre et son n° de registre national. S’il s’agit d’une personne morale, l’adresse du siège social
- La date d’admission
- La date de démission ou d’exclusion, le cas échéant.
Dépôt des compte annuels
Dans les 30 jours qui suivent son approbation par l’AG, les comptes annuels doivent être déposés à la Banque Nationale de Belgique ou au greffe du Tribunal de l’Entreprise, pour les petites ASBL.
Publications au Moniteur belge
L’OA devra veiller à publier au Moniteur belge
- l’acte de constitution de l’ASBL
- chaque modification aux statuts tels que décidé en AG : démissions et nominations d’administrateurs, changement de siège social, changements dans les dispositions de convocation à l’AG, à l’admission de membres, etc.
Déclaration d'impôts et TVA
Si l'ASBL exerce principalement des activités commerciales ou des méthodes industrielles ou commerciales, elle sera soumise à l’impôt et assujettie à la TVA. Elle doit :
📌 Remplir une déclaration fiscale via BIZTAX (dans les 7 mois suivant la clôture des comptes)
📌 S'enregistrer à la TVA si nécessaire (assujettissement total ou partiel)
Pour plus d’informations sur la fiscalité des ASBL, notamment l’assujettissement à la TVA, les impôts et autres taxes, voir cet article.
Emploi et volontariat
Comme toute entreprise, une ASBL employant des travailleurs doit :
- Réaliser les déclarations DIMONA et ONSS
- Souscrire à une assurance-loi pour les employés
- Établir un règlement de travail
- etc
Certaines tâches administratives peuvent forcément être déléguées à un secrétariat social.
💡 Pour les volontaires, il est conseillé de signer une convention d'engagement. Plus d’informations dans cet article.
Assurances et gestion des risques
Certaines assurances sont obligatoires selon les activités de l'ASBL :
- Assurance pour les travailleurs et volontaires (voir rubrique Assurances de ce site)
- RC pour locaux et activités (voir rubrique Assurances de ce site)
🎁 Bon plan à Bruxelles : La COCOF offre une assurance gratuite couvrant 200 jours de volontariat par an.
Quelques liens utiles :