Comment mettre en place une gestion efficace de vos stocks?

Vous pensez à lancer votre commerce en ligne ou ouvrir une boutique physique ? Ou peut-être avez-vous déjà sauté le pas ? L’aventure ne fait que commencer et parfois le chemin de l’entrepreneuriat peut être semé d’obstacles. Heureusement, certains de ces obstacles peuvent être anticipés. La logistique est l’un de ces éléments clés à maitriser dès le début. Une entreprise efficace et en bonne santé financière est une entreprise organisée de A à Z et la gestion optimisée des stocks est capitale dans cette organisation. 

La gestion vos stocks est donc un gros enjeu pour votre entreprise. Mettez en place dès que possible de bonnes pratiques pour gérer vos marchandises au mieux et permettre :

• d’optimiser le fonctionnement de votre activité ;
• d’économiser et d’améliorer votre trésorerie ;
• d’améliorer la satisfaction de votre clientèle.

De quoi est-il question quand on parle de gestion des stocks?

Un premier pas dans le développement ou l’amélioration de vos processus est de déjà arriver à comprendre ce qu’est la gestion des stocks et son importance.

Le stock est la quantité de biens et de marchandises dont vous disposez à destination de vos clients. La gestion des stocks consistera donc au suivi des quantités de marchandises stockées par votre entreprise, à l’organisation de cette marchandise (fiches article, poids, dimensions, référence, emplacement, prix) et à son réapprovisionnement.

Lorsque l’on parle de stock, on ne parle pas seulement des produits finis et qui sont prêts à la vente : il s’agit de tous les biens qui interviennent dans le cycle d’exploitation de votre entreprise. Parmi les principaux types de stocks,  on peut citer les suivants :

• Stock de marchandises : biens revendus pour en tirer un profit ne nécessitant pas de transformation préalable ;
• Stock de matières premières : produits achetés et qui seront transformés par l’entreprise :
• Stock de produits semi-finis : produits en cours de fabrication.
• Stock de produits finis : produit prêt pour la vente après transformation des matières premières ;
• Stock d’emballages : les fournitures pour l’emballage de vos commandes ou la vente en direct.

Ces divers éléments seront ensuite entreposés en magasin, en réserve, dans un entrepôt, ou peut-être chez les fournisseurs ou distributeurs.

Les risques liés à une mauvaise gestion des stocks

Comme vous l’aurez déjà compris, une gestion efficace des stocks est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de votre business et il y a des risques à ne pas prêter suffisamment attention à l’organisation de votre marchandise.

Un entrepôt mal géré et mal organisé peut notamment conduire à :

• un surstockage qui engendre perte, gâchis et casse. En plus de la hausse des coûts logistiques liée à une trop grosse quantité de produits vous allez aussi engendrer des pertes d’argent dû à des produits périmés ou passés de mode ou de saison et donc invendables ;
• des problèmes de trésorerie. Il est fort probable que vous ayez investi de l'argent dans l'acquisition de votre stock  et/ou que vous ayez signé des contrats fournisseurs avec l’objectif de le revendre le plus rapidement pour faire du profit. Mais cela vous coûtera plus d'argent que vous ne pouvez en gagner, tant que votre marchandise prendra la poussière dans votre espace de stockage. De plus, les factures fournisseurs peuvent arrivées à échéance et votre stock rester en tout partie invendu ;
• sous-stockage entrainant une mauvaise exécution des commandes et des retards de livraison. Les produits demandés par vos clients ne sont pas en stocks, vos commandes sont incomplètes ou prennent du retard. La satisfaction de votre clientèle s’effrite ;
• des accidents de travail. Un espace de stockage mal organisé peut engendrer des risques pour vous ou votre personnel.

Les bonnes pratiques de la gestion des stocks

La situation idéale implique de convertir le plus rapidement vos stocks en liquidités, tout en vous assurant d'atteindre un équilibre entre l'approvisionnement et les ventes. Alors pour rendre cela possible, des méthodes et des bonnes pratiques existent, voyons ensemble comment organiser et améliorer votre gestion de stocks.

1. Évaluer la situation

Examinez la situation de votre stock. Si des problèmes se posent, recherchez en les causes. Avez-vous des problèmes de réassort ? Les délais de préparation et de livraison de vos commandes sont-ils corrects ? Manquez-vous régulièrement de certains produits ? Avez-vous du mal à écouler votre stock ? Avez-vous vous des stocks excédentaires ou vieillissants ? Des stocks périmés ?...

Pour éviter que ces problèmes soient récurrents, vous pouvez mettre en place des indicateurs à surveiller comme :

• le taux de rupture de stock : ce taux mesure le rapport entre les demandes non satisfaites et demandes totales. L’objectif est que ce taux soit le plus bas possible et de démontrer la capacité de votre entreprise à répondre aux demandes qui sera calculée grâce au taux de service expliqué ci-après ;
• le taux de service :  ce taux équivaut au rapport entre le nombre de demandes satisfaites et les demandes totales. On est donc à l’opposé du taux de rupture de stock ;
• le taux de rotation des stocks : ce taux est le rapport entre la consommation réelle et votre stock. Il signale si le stock se renouvelle fréquemment et doit être aussi élevé que possible.

2. Choisir la bonne technique de stockage

Choisir une méthode d'approvisionnement et de réassort adaptée à vos besoins et adaptée à votre secteur est essentiel pour une bonne organisation de la gestion de vos marchandises. Voici différentes méthodes possibles :

• La méthode de réapprovisionnement : cette méthode est également appelée la méthode calendaire. Cette gestion des stocks se fait avec réapprovisionnement à date et quantité fixes, et est habituellement encadrée par un contrat de livraison conclu avec un fournisseur.
• La méthode de gestion à point de commande : afin de simplifier votre gestion des stocks, pensez à établir un niveau de stock minimal de sécurité pour chaque produit (qu’on appelle aussi point de commande). Le point de commande vous indique le niveau auquel il est temps de vous réapprovisionner. La formule suivante permet de calculer votre point de commande : 
  Point de Commande = Stock de Sécurité + (Temps de fourniture du fournisseur x Consommation espérée)
• La méthode de recomplètement : cette méthode consiste à commander à date fixe, mais à quantités variables, ce qui permet d’adapter le niveau de stock en fonction du volume des ventes.
• La méthode de réapprovisionnement à la commande : cela permet de passer des commandes avec des quantités variables, à des dates variables également et le réapprovisionnement s’effectué sur besoin. Cette méthode se base donc sur les besoins de l’entreprise à court terme pour déterminer les quantités à commander.
• La méthode du juste à temps : cette méthode aussi connue sous l’acronyme JAT, se base sur l’attente de la commande du client. Il s’agit d’un système qui consiste à produire ou commander uniquement ce qui est nécessaire au moment de la commande du client.  De cette manière, vous maintenez un niveau de stocks le plus bas possible et éviter les problèmes de surstockage.
• La méthode du « Premier entré, premier sorti » (ou PEPS) : cette méthode est cruciale surtout si vous fonctionnez avec des produits périssables ; cela consiste à vendre en priorité le stock le plus ancien.
• La méthode du « Dernier entré, premier sorti » (ou LIFO) : Il s’agit ici de l'inverse de la méthode précédente. Le principe est que la marchandise acquise le plus récemment est vendue en premier. Cette technique est généralement utilisée dans les secteurs d'activité travaillant avec des produits homogènes non périssables, et qui ne se dévalorisent pas dans le temps, comme par exemple dans le domaine de la construction.

3. Faire des projections précises

Une gestion efficace de vos stocks va impliquer d’avoir une vision précise de la demande, ce qui n’est pas une tâche évidente. Beaucoup de variables sont à prendre en compte et des imprévus peuvent survenir.

Quelques points à examiner pour planifier vos ventes futures :

• les tendances du marché ;
• votre taux de croissance de l’année en cours ;
• les données correspondant aux ventes passées et aux résultats des années précédentes ;
• les ventes garanties provenant des contrats et des abonnements ;
• la saisonnalité ;
• les promotions à venir ;

4. Optimiser votre espace de stockage

Pour permettre de gagner en temps, il est essentiel d’organiser votre espace de stockage. Cette organisation doit faciliter l’identification des produits, le réapprovisionnement des stocks et la préparation des commandes. Les vendeurs ou préparateurs de commandes doivent pouvoir trouver rapidement les articles demandés.

De cette manière, on évite aussi les accidents du travail provoqués par la chute d’objets,  la répétition d’un mouvement ou une mauvaise posture.

En plus de la bonne organisation de votre lieu de stockage, vous aurez tout intérêt à utiliser des dénominations claires et un bon étiquetage pour vos produits afin de faciliter le mouvements des stocks.

5. Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs

La gestion efficace de vos produits nécessite une capacité d’adaptation. Que vous deviez retourner un produit défectueux, recommander rapidement certains produits écoulés ou régler des problèmes de fabrication ; il faudra pouvoir agir rapidement. Pour cela, il est important d’entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs. Ceux-ci seront plus à l’écoute et arrangeants en cas de problème.

6. Toujours garder à l'esprit la satisfaction du client

Nous avons beaucoup parlé de stratégie logistique dans cet article, mais ne perdez pas de vue que votre objectif principale est de garantir la vente de vos produits et la rétention de vos clients. La satisfaction du client et l’expérience client doivent se trouver au centre de toutes les décisions, même logistiques. Un stock trop petit, des délais de livraison trop longs, des produits défectueux envoyés, etc., vous feront perdre des ventes et des clients.

7. Se doter d’outils adaptés

Beaucoup d’indépendants et de petites entreprises se lancent dans le commerce en ligne ou de proximité en utilisant la méthode traditionnelle du papier et du crayon. Mais cette méthode qui peut très bien fonctionner à petite échelle va vite devenir difficile à gérer en fonction de vos objectifs de développement. Investir dans un logiciel de stockage ou logiciel d’inventaire deviendra inévitable dans votre course à la croissance.

Prenez ou reprenez le contrôle sur votre stock ! Sélectionnez les bonnes techniques et les bons outils et commencez à les mettre en œuvre dès aujourd'hui.

En combinant les différentes techniques présentées pour définir une organisation qui vous convient, vous pouvez contribuer à diminuer vos coûts, gagner en efficacité, maintenir la rentabilité de votre entreprise, mais aussi à vous préparer aux imprévus. N'oubliez pas qu’une gestion des marchandises efficace est un facteur majeur de réussite pour votre entreprise. Avec une bonne gestion des stocks, une entreprise a de meilleures chances de rentabilité et de survie.