Affinez votre stratégie à l’aide d’un tableau de bord prospectif

En tant qu’entrepreneur, vous voulez évidemment savoir comment votre entreprise évolue. Les choses se déroulent-elles comme prévu ou certains aspects méritent-ils d’être ajustés ?

Le tableau de bord prospectif, cockpit de votre entreprise

Grâce au reporting financier, vous savez si votre entreprise a rencontré les attentes (performances conformes au budget) au cours de la période écoulée. Mais cette approche vous informe seulement sur le passé, et ne vous permet pas d’opérer des ajustements proactifs. C’est justement là que le tableau de bord prospectif (TBP) se montre d’une grande utilité. Outre les indicateurs financiers, un tableau de bord proactif comprend aussi des indicateurs de performance non financiers tels que l’orientation client, la qualité des processus d’entreprise, l’innovation au sein de l’entreprise, la satisfaction du personnel, etc.

Le tableau de bord prospectif est donc un système de gestion qui vous permet de mesurer et d’ajuster de manière structurelle et permanente les principaux facteurs de votre entreprise, et d’intervenir plus tôt dans le processus. La force du tableau de bord prospectif est qu’il vous donne un aperçu plus équilibré de vos résultats et qu’il synthétise l’essence de votre entreprise sur une seule feuille de papier.

Les 4 axes ou perspectives du tableau de bord prospectif

Le tableau de bord prospectif se base sur 4 perspectives ou axes importants. Si vous développez une stratégie basée sur ces axes, vous êtes sûr de développer une stratégie ne négligeant aucun élément de l’entreprise, et de plus vous assurez le succès de la mise en place de la tactique.

Pour chaque axe, des facteurs de réussite fondamentaux (indicateurs clés de performance ou ICP) sont établis. Ils montreront de manière mesurable les progrès réalisés.

AXE 1. FINANCES

Dans cet axe, vous expliquez comment vous comptez réaliser votre profit. La partie financière du tableau de bord prospectif comprend des indicateurs liés à la croissance du chiffre d’affaires (issu des nouveaux clients comme des clients existants), aux marges, au cash-flow, à l’évolution des coûts fixes ou encore au capital investi par rapport au chiffre d’affaires...

AXE 2. CLIENTS

Cet axe envisage la situation de l’extérieur vers l’intérieur : quels sont les aspects fondamentaux pris en compte par vos clients pour vous évaluer ? Vos clients sont-ils satisfaits ? Les indicateurs de satisfaction peuvent couvrir diverses réalités : les délais de livraison, la qualité (par ex. pourcentage de produits rejetés par le client, respect des délais de livraison convenus), les niveaux de service (par ex. délai d’intervention d’un technicien dans le cadre d’une réparation)...
Vous pouvez aussi mesurer votre capacité à attirer de nouveaux clients en calculant le pourcentage de votre chiffre d’affaires qui émane de clients qui ont fait appel à votre entreprise pour la première fois cette année.

AXE 3. PROCESSUS D’ENTREPRISE

Les processus d’entreprise doivent fonctionner correctement pour permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs stratégiques, de maintenir la satisfaction de la clientèle à un niveau élevé et de générer plus de revenus. L’axe des processus d’entreprise se rapporte aux éléments qui ont une incidence négative sur le déroulement des processus opérationnels, comme l’absentéisme, la satisfaction des collaborateurs et la qualité de l’environnement de travail.
Néanmoins, des indicateurs relatifs à l’efficacité des processus opérationnels peuvent aussi s’avérer utiles (par ex. nombre d’heures facturables par consultant, pourcentage de temps d’arrêt des machines, délai moyen entre la commande et la livraison, etc.). Il est par ailleurs possible d’intégrer des indicateurs liés au processus de vente (nombre moyen de prospections par représentant, taux de conversion des offres en contrats de vente, etc.).

AXE 4. APPRENTISSAGE ET CROISSANCE

Comment assurer un développement et une amélioration permanents ? Comment être certain(e) de pouvoir faire face à la concurrence à l’avenir ? La formation des collaborateurs et la culture d’entreprise sont des atouts incontournables dans ces domaines. Mais d’autres indicateurs comme le délai nécessaire à la commercialisation d’un nouveau produit, le nombre de nouveaux produits, les brevets, etc., permettent également de mesurer la capacité d’innovation et le potentiel de croissance.

Établir un tableau de bord prospectif : plan par étapes

PRÉPARATION :

• Déterminez pourquoi vous voulez établir un tableau de bord prospectif . Que voulez-vous en faire ?

• Pour travailler avec un tableau de bord prospectif , vous avez besoin de l’appui de l’entreprise et de vos collègues. Qui le met au point, pour quelles entités ? Comment, quand et par qui les informations doivent-elles être transmises ?

• Formulez clairement votre mission, votre vision et votre stratégie.

ÉLABORATION :

• Établissez une carte stratégique (représentation visuelle) et fixez les objectifs, de préférence conformément au principe SMART : objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

• Traduisez les objectifs en indicateurs clés de performance (ICP). Il en résulte des actions concrètes assorties d’échéances afin d’atteindre les objectifs dans les délais.

• Élaborez le tableau de bord prospectif et passez des accords concernant le reporting des indicateurs.

INTRODUCTION :

• Déployez le tableau de bord prospectif au sein de votre entreprise.

• Prévoyez la formation des personnes concernées par l’utilisation de cet outil.

Les pièges à éviter

Le tableau de bord prospectif peut apporter une contribution majeure à la performance de votre entreprise et faire en sorte que tous les collaborateurs se concentrent sur les actions qui influencent véritablement la réalisation de la stratégie. Il peut servir de base à des réunions d’équipe mensuelles lors desquelles vous discuterez des scores dans les différents domaines de performance.

Mais...

• Il est essentiel que toutes les personnes concernées comprennent ce qu’est un tableau de bord prospectif, quels sont ses objectifs, comment il fonctionne et comment il doit être mis au point. Il est dès lors important d’impliquer tant les managers que les collaborateurs à chaque étape de l’élaboration. C’est à eux qu’il revient de faire en sorte que la stratégie soit réalisée.

  Un accompagnement de qualité est donc nécessaire, mais ne confiez pas cette tâche à des spécialistes externes : c’est vraiment une démarche à faire en interne.

• Il doit y avoir un lien entre les indicateurs de performance et la politique de l’organisation. La tentation peut être grande de créer un tableau avec de nombreux indicateurs, qui seront peu ou mal suivis (ou pour lesquels aucune action ne sera entreprise). C’est alors une perte de temps de devoir recueillir tant d’informations ! Si vous ne souhaitez passer à l’action en réaction aux constatations du tableau de bord, autant vous épargner les efforts liés à l’introduction de cet outil.

• Les indicateurs de performance définis doivent servir de point de départ à l’amélioration du fonctionnement et non d’outil de contrôle. Ne démotivez donc pas votre personnel en annonçant que le tableau de bord prospectif est indispensable pour améliorer les performances (votre personnel estime déjà être performant), mais présentez ce tableau comme un outil permettant d’augmenter la compétitivité de l’entreprise et de mieux comprendre le processus client ainsi que le rôle de chacun à cet égard.

• L’introduction d’un tableau de bord prospectif peut être longue et difficile. Elle peut affecter l’ensemble de l’organisation. Pour de nombreuses entreprises, transposer des facteurs non financiers en ICP mesurables n’est pas une opération facile. Chacun devra impérativement modifier son comportement afin d’influencer positivement les facteurs de réussite fondamentaux de la stratégie d’entreprise. C’est la condition absolue pour que le tableau de bord prospectif constitue une véritable valeur ajoutée.