Combien de temps dois-je conserver mes documents comptables ?

Vous n'êtes pas sans savoir que certaines archives sont conservées pour toujours, tandis que d'autres documents finissent dans la corbeille à papier (numérique) après quelques années seulement. De nombreux indépendants et entrepreneurs conservent leurs documents comptables le plus longtemps possible, mais quels sont exactement les délais légaux et les directives à prendre en compte ?

Règle générale

La réponse du Service Public Fédéral Finances est aussi brève que claire : Vous devez conserver pendant 10 ans tous les documents nécessaires au calcul de votre impôt. En effet le délai de contrôle en cas d’indice de fraude est de 10 ans. Ce délai légal commence à courir à la fin de la période imposable à laquelle les documents se rapportent.

Selon la règle générale, vous pouvez donc jeter en toute sérénité, à partir du 1er janvier 2024 les factures de l’année 2013.

Exceptions

Néanmoins, il serait bon de conserver certains documents fiscaux plus longtemps.

1. Factures d'investissement

Vous avez récemment acheté une nouvelle machine qui est amortie sur plusieurs années dans vos comptes. La facture d'achat doit être conservée jusqu'à 7 ans après l'année du dernier amortissement. Si la machine a été amortie en mars 2021, vous conserverez la facture jusqu'à la fin de 2028.

2. Pertes antérieures

Vous utilisez cette option pour déduire une perte fiscale reportée dans une déclaration de revenus ultérieure ? Pas de problème. Mais dans ce cas, conservez les documents comptables de l'année au cours de laquelle la perte est survenue. En d'autres termes, tant que court la période de 7 ans précédant l'exercice comptable au cours duquel vous déduisez la perte.

3. Biens immobiliers

Pour tous les documents faisant référence à des biens immobiliers, le Code de la TVA prévoit une période de conservation obligatoire de 15 ans. Les autorités publiques ont le droit de réexaminer pendant cette période la TVA déduite. En fait, les biens immobiliers sont souvent amortis sur une période encore plus longue. C'est donc aussi pour cette raison qu'il est préférable de conserver ces documents.

4. Contrats étudiants

Travailler avec des étudiants est souvent un moyen pratique de faire face aux pics d'activité. Bon à savoir du point de vue fiscal : les contrats étudiants doivent être conservés 5 ans. Au-delà, vous pouvez vous en débarrasser.

Papier ou numérique?

Les deux options sont possibles. Vous pouvez donc numériser toutes les archives papier sans aucun problème. Mais attention: le SPF Finances n'accepte les factures numériques que si le contenu de la facture reste inchangé, si l'identité du fournisseur est claire et si le document est parfaitement lisible.

Conclusion

Si l'administration fiscale frappe à votre porte, il est préférable d'avoir tous les documents comptables à portée de main pour un traitement rapide et correct de votre situation. Veillez donc à tenir compte des délais légaux.