Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren?

Misschien klinkt het je bekend in de oren. Sommige archieven worden tot in de eeuwigheid bewaard, terwijl andere documenten al na enkele jaren hun weg naar de (digitale) prullenmand vinden. Vele zelfstandigen en ondernemers bewaren hun boekhouding zolang mogelijk, maar wat zijn nu juist de wettelijke termijnen en richtlijnen?

Algemene regel

Het antwoord van de federale overheidsdienst Financiën is even kort als duidelijk: je moet boekhoudkundige documenten bewaren gedurende een periode van 10 jaar. Die wettelijke termijn start na afloop van de belastbare periode waarnaar de documenten verwijzen. Dat geldt voor alle bewijsstukken die je gebruikte om je belastbare inkomen te staven.

Volgens de algemene regel mag je dus facturen uit 2013 met een gerust hart weggooien vanaf 1 januari 2024.

Uitzonderingen

Toch doe je er goed aan om sommige fiscale documenten langer te bewaren.

1. Investeringsfacturen

Je kocht onlangs een nieuwe machine aan die in je boekhouding over meerdere jaren wordt afgeschreven. De aankoopfactuur moet je bijhouden tot 7 jaar na het jaar van de laatste afschrijving. Is de machine afgeschreven in maart 2021, dan hou je de factuur bij tot eind 2028.

2. Vorige verliezen

Je maakt gebruik van de optie om een fiscaal overgedragen verlies in een latere aangifte in mindering te brengen? Geen probleem, maar dan hou je de boekhouding van het jaar waarin het verlies zich voordeed bij. Meer concreet: zolang de periode van 7 jaar loopt voor het boekhoudkundig jaar waarin je het verlies in mindering brengt.

3. Onroerende goederen

Voor alle documenten die verwijzen naar onroerende goederen voorziet het btw-wetboek een verplichte bewaartermijn van 15 jaar. De overheid heeft immers het recht om gedurende die periode de afgetrokken btw te herzien. Vaak worden onroerende goederen trouwens afgeschreven op een nog langere termijn – dus ook om die reden houd je deze documenten beter bij.

4. Studentencontracten

Werken met studenten is vaak een handige manier om drukke periodes te overbruggen. Een fiscaal weetje: studentencontracten mogen weg uit de boekhouding na 5 jaar.

Papier of digitaal? 

Beide opties zijn mogelijk. Je kan dus zonder problemen alle papieren archieven digitaliseren. Let wel op! De federale overheidsdienst Financiën aanvaardt enkel digitale facturen als de inhoud van de factuur ongewijzigd bleef, de identiteit van de leverancier duidelijk is en het document volledig leesbaar is.

Conclusie

Wanneer de fiscus aan je deur staat, heb je het best alle boekhoudkundige documenten bij de hand voor een vlotte afhandeling. Hou daarom rekening met de wettelijke termijnen.