La facturation numérique devient obligatoire : êtes-vous prêt(e) ?

La facturation électronique, également connue sous le nom d'e-invoicing ou e-facturation, gagne en importance dans le monde entier. Les grandes entreprises l'utilisent depuis des années et, depuis le 1^er mars 2024, elle est obligatoire pour les entreprises qui font des affaires avec le gouvernement pour des contrats (« B2G » ou « business-to-government ») à partir de 3000 euros hors TVA.

Le gouvernement belge introduit l'e-facturation par étapes et en 2026, elle deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B.

Mais commençons par le début...

Qu'est-ce qu'une e-facture ?

La législation sur la TVA reconnaît deux types de factures électroniques ayant la même valeur juridique qu'une facture papier :

• la facture électronique « ordinaire ». Il s'agit, par exemple, d'une facture au format Excel, Word ou PDF, dont la structure et la mise en page sont libres pour autant que les données obligatoires y figurent.
• la facture électronique structurée qui peut être traitée de manière entièrement automatique par des systèmes informatiques, des logiciels de comptabilité et d'autres applications commerciales. Ce type de facture deviendra obligatoire à partir de 2026.

Pourquoi passer à l'e-facturation ?

L'e-facturation est plus sûre, plus rapide et plus fiable. Elle réduit le risque d'erreurs et diminue considérablement les coûts de traitement. Des études montrent que les entreprises peuvent économiser jusqu'à 9 euros par facture. Le gouvernement estime que les entreprises et les autorités peuvent économiser ensemble 1,8 milliard d'euros par an sur les coûts administratifs.(Source Unizo).

Calendrier de mise en œuvre

• 2024 est l'année où les entreprises ont été encouragées à passer volontairement au numérique.
• L'année 2025 est considérée comme la phase de préparation intensive, au cours de laquelle les entreprises doivent prendre des mesures concrètes en vue de la mise en œuvre. Cette approche progressive donne à chacun le temps de s'adapter à la nouvelle réalité. Les factures en format Excel/Word/PDF restent légales dans toutes les situations jusqu'au 31 décembre 2025, sous réserve de l'acceptation expresse ou tacite du destinataire de la facture.
• À partir du 1^er janvier 2026, cette condition disparaîtra et l'envoi et la réception d'une facture électronique deviendront obligatoires pour les transactions B2B.
• À partir de 2030, cette obligation s'appliquera également à la facturation entre les États membres de l'Union européenne.

Existe-t-il des exceptions ?

• Pour ceux qui possèdent un magasin, un café ou un commerce de détail et qui vendent principalement à des particuliers, il n'y aura pas beaucoup de changements. En effet, l'obligation d'e-facturation ne s'applique pas aux ventes B2C. 
  Attention : ces entreprises doivent être en mesure de recevoir des e-factures de leurs fournisseurs, car il s'agit alors de transactions B2B ! Vous devez donc modifier vos systèmes en conséquence d'ici janvier 2026 !
• Les micro-entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25 000 € et dont le nombre de factures est limité peuvent éventuellement être exemptées de l'obligation (article 44 du Code de la TVA).
• L'une des deux parties n'est pas assujettie à la TVA ? Dans ce cas, l'obligation ne s'applique pas à leurs transactions mutuelles. Consultez la Banque-Carrefour des Entreprises (rubrique qualités) pour vérifier si l'autre partie est assujettie à la TVA.

Pour le commerce international, des règles spécifiques s'appliquent .

Peppol : une norme, un réseau

Afin d'offrir aux entreprises une solution unifiée, Peppol a été lancé par la Commission européenne et un consortium d'États membres. Peppol est l'acronyme de « Pan-European Public Procurement On-Line ». Il s'agit essentiellement d'un réseau international, normalisé et hautement sécurisé permettant d'échanger des factures et d'autres documents commerciaux entre différents systèmes et organisations.

Toute entreprise qui souhaite introduire l'e-facturation doit d'abord s'inscrire sur Peppol. Votre inscription vaut accord pour recevoir et envoyer des factures électroniques structurées. Si vous êtes connecté au réseau Peppol, vous pouvez également recevoir et envoyer des factures à des entreprises hors Belgique connectées à ce réseau.

L'accès au réseau se fait par l'intermédiaire de fournisseurs de services certifiés (points d'accès). Vous pouvez d'une certaine manière le comparer à un réseau de télécommunications. En rendant Peppol obligatoire pour l'ensemble du secteur B2B, le gouvernement espère lutter contre le phishing, le vol de données et la fraude à la TVA, qui sont beaucoup plus fréquents dans le trafic de courrier électronique. Peppol évoluera encore également, car dans les 10 prochaines années, toutes les factures électroniques devraient être immédiatement transmises à l’administration fiscale.

Plus de 70 % des grandes entreprises belges sont déjà connectées à Peppol, et le taux d'adoption par les PME est actuellement de 35 %. Pourtant, des études montrent que de nombreuses entreprises ne sont pas encore suffisamment informées de la nouvelle réglementation.

Période de transition

Pour aider les entreprises pendant la période de transition, les autorités proposent un système gratuit permettant de saisir manuellement des factures classiques et de les convertir manuellement en e-factures. Toutefois, il ne s'agit là que d'une solution provisoire pour utilisation sporadique pendant la période de transition :

• Mercurius sur : Mercurius (belgium.be) - uniquement pour les factures d'entreprises belges destinées aux différentes autorités.
• Hermes sur : Hermes (hermes-belgium.be) – uniquement B2B

Les entreprises peuvent utiliser Mercurius elles-mêmes et de manière totalement gratuite. Hermes ne peut s'utiliser que via votre prestataire de services.

Mais mieux vaut aborder le changement de manière systématique et contacter immédiatement votre comptable ou le fournisseur de votre logiciel de comptabilité (voir ci-dessous).

Comment mettre en œuvre l'e-facturation ?

La mise en place de l'e-facturation nécessite une bonne préparation. Dans tous les cas, vous avez toujours besoin du numéro BCE du destinataire. En outre, le format et la structure de l'e-facture sont standard, vous ne pouvez donc rien y changer. Par ailleurs, sans les données nécessaires, il n'est tout simplement pas possible de créer une e-facture.

Commencez à vous préparer bien à l'avance car, dans certains cas, vous devrez également acheter de nouveaux logiciels !

Une vue d'ensemble des points d'attention :

Vous utilisez un système ERP ?

• Vérifiez si votre système ERP est adapté à l'e-facturation et s'il répond toujours aux besoins de votre entreprise.
• Cherchez un Peppol Access Point certifié. Il s'agit d'un fournisseur de services (similaire à un fournisseur de réseau) qui assure la liaison entre votre système ERP et le réseau Peppol.

Attention !

• Actif en Belgique ? Choisissez de préférence un fournisseur de services belge. Ceux-ci connaissent la réglementation locale et la législation en matière de TVA et proposent des solutions adaptées au contexte belge.
• Actif au niveau international ? Choisissez un fournisseur de services ayant une forte couverture internationale, qui respecte les règles d'e-facturation dans les pays où vous opérez et qui est conforme à la réglementation locale et internationale.
• Tenez compte du fait que certains systèmes ERP et logiciels de facturation disposent déjà d'un Peppol Access Point intégré, tandis que d'autres n'en ont pas. Tenez toujours compte des points d'attention ci-dessus dans votre choix.

Vous utilisez un logiciel de facturation ?

• Vérifiez si votre logiciel comptable actuel prend en charge l'e-facturation. Si c'est le cas, vous pouvez suivre les étapes proposées par le fournisseur pour passer à l'e-facturation. Si ce n'est pas le cas, envisagez de passer à un autre logiciel de facturation.

Vous n'avez pas encore de solution numérique ?

• Vous créez encore vos factures avec Word ou Excel ? Au cours des dernières années, de nombreuses solutions ont fait leur apparition sur le marché, ciblant plus particulièrement les entreprises ayant un faible volume de factures. Analysez d'abord vos besoins : souhaitez-vous inclure d'autres processus en plus du processus de facturation ? Pensez par exemple au processus de devis, aux propositions de réservation, au processus de paiement, à l'envoi de rappels, ... Le résultat de cet exercice déterminera quelle est l'application qui vous convient.

Contactez votre cabinet comptable et voyez dans quelle mesure vous pouvez utiliser son logiciel de comptabilité pour l'e-facturation et quelles sont ses fonctionnalités. Il est très important ici de vérifier que l'application peut à la fois recevoir et envoyer.

Mesures de soutien

Le gouvernement belge a mis en place un vaste programme de soutien pour faciliter la transition vers l'e-facturation. Au niveau fédéral, deux mesures de soutien sont prévues pour les PME et les indépendants :

• À partir du 1^er janvier 2025, la déduction pour investissements numériques passera à 20 %.
• Le gouvernement belge offre un avantage fiscal aux entreprises qui passent à l'e-facturation. Vous pourrez déduire 120 % des coûts de mise en œuvre et d'utilisation de votre bénéfice imposable entre 2024 et 2027. Cela comprend les coûts d'acquisition des logiciels, de formation du personnel et de conseil, ainsi que les coûts d'utilisation récurrents tels que les frais d'abonnement. Le supplément de prix que vous payez en raison de l'e-facturation doit cependant être mentionné séparément sur la facture.
• Les entreprises bruxelloises peuvent également demander la prime Digitalisation auprès de Bruxelles Économie et Emploi. Cette prime couvre notamment la numérisation des processus internes de l'entreprise, dont fait partie l'e-facturation.

Conseil : TVA et déduction des coûts

À partir du 1^er janvier 2026, vous ne pourrez déduire la TVA en tant qu'indépendant que sur la base de factures électroniques structurées répondant à toutes les exigences légales (article 5, §1, de l'arrêté royal n° 1 du 29.12.1992).

Toutefois, les frais sur les factures privées, telles que les factures d'énergie et d'eau, peuvent encore être introduits sur la base de factures papier ou de factures électroniques non structurées. En effet, ces factures ne relèvent pas de la nouvelle obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques structurées.

Sanctions possibles

Si vous refusez d'utiliser des factures électroniques structurées dans vos relations B2B à partir du 1^er janvier 2026, l'administration fiscale considérera qu'aucune facture n'a été émise, ce qui pourrait entraîner une amende fiscale. Par ailleurs, le destinataire de la facture ne peut pas récupérer la TVA qu'il paie. Seule la TVA sur une facture « conforme » (c'est-à-dire une facture qui répond à toutes les exigences légales, tant au niveau de la forme que du contenu) est en effet déductible. En d'autres termes, si vous et vos clients souhaitez pouvoir récupérer à l'avenir la TVA payée, vous n'avez pas d'autre choix que de passer à la facturation électronique.

Plus d'infos ?

• Le SPF Finances consacre des pages spécifiques de son site Internet à l'e-facturation. Pour toute question d'ordre général, vous pouvez envoyer un e-mail à e-invoicing@minfin.fed.be
• Le SPF Finances, le SPF Economie et le SPF BOSA ont développé un portail spécifique sur l'e-facturation : https://efactuur.belgium.be/. Vous y trouverez, entre autres, des explications concrètes sur l'approche, ainsi qu'une liste de solutions logicielles conformes.
• Les organisations professionnelles intersectorielles et sectorielles telles que UNIZO, la FEB et Agoria offrent à leurs membres un soutien spécifique par le biais de séminaires, de conseils, d'outils, de templates, etc.