Externaliser… ou pas ?

Débutantˑeˑs ou expérimentéˑeˑs, les entrepreneursˑeuses connaissent le problème : trop de travail, trop peu de mains. L’externalisation peut offrir une solution, mais mieux vaut savoir au préalable ce qu'elle implique.

Qu'est-ce que l'externalisation ?

La sous-traitance et l’externalisation sont souvent confondus, mais désignent en fait des réalités assez différentes. Externaliser ou outsourcing consiste à sous-traiter des processus d'entreprise à un tiers. Contrairement à la sous-traitance qui est plutôt un contrat d’exécution « à la tâche», l'externalisation est un contrat signé sur une longue période, généralement plusieurs années. Cela peut se faire sur site ou hors site, de manière temporaire ou structurelle, dans le pays ou à l'étranger. Vous choisissez les missions que vous externalisez, en tout ou en partie. La plupart des entreprises choisissent d’externaliser des processus qui ne font pas partie de leur cœur d’activité.

Les missions les plus fréquemment externalisées sont :

• l'administration de la paie et du personnel
• la comptabilité
• la logistique / la distribution
• les soldes
• la commercialisation
• le service clients
• l’IT

L’externalisation : avantages et inconvénients

L’externalisation des processus d'entreprise peut être une bénédiction pour votre charge de travail, mais elle peut aussi représenter un fardeau supplémentaire. Voici les principaux avantages et inconvénients.

4 avantages

1. Continuité : la qualité de vos processus d'affaires est garantie en permanence. Si un travailleur est malade pendant une longue période ou quitte votre entreprise, cela n'a aucun effet sur les activités quotidiennes.

2.  Plus de temps pour les tâches clés : en externalisant des tâches répétitives ou sans réelle valeur ajoutée, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

3. Transparence financière : l'externalisation signifie que vous n'avez pas à recruter, former et payer vous-même du personnel. De plus, vous réalisez des économies au niveau de l'espace de bureau, du matériel informatique, etc. Chaque mois, vous recevez une facture dont vous connaissez le montant exact à l'avance.

4. Expertise : les partenaires en externalisation disposent des connaissances et des compétences les plus récentes parce qu'ils se spécialisent dans certaines tâches, ce qui peut contribuer à l'innovation au sein de votre entreprise.

4 inconvénients

1. Perte de contrôle : avec l’externalisation, vous avez peu de contrôle sur le « comment » ou le « qui » ; vous n'avez que le « quoi » entre les mains.

2. Coût : l'externalisation n'est pas toujours l'option la plus avantageuse. Un partenaire de qualité n'est généralement pas bon marché.

3. Contrats à long terme : l'externalisation doit s'inscrire dans un projet à long terme.

4. Pas de développement des connaissances : externaliser les processus d'affaires entraîne une perte de connaissances au sein de votre entreprise. Il est ensuite difficile de revenir en arrière.

Quelles tâches externaliser ?

Réfléchissez bien à l'avance aux tâches que vous souhaitez externaliser. Voici 3 conseils de nature à vous aider :

1. Décidez quelles tâches sont spécifiques à l'entreprise et apportent une valeur ajoutée pour vos stakeholders. Si vous avez suffisamment de ressources et de temps pour vous en charger vous-même, ne les externalisez pas.

2. Demandez à vos collaborateurs quelles sont les tâches qu'ils aiment accomplir. La satisfaction au travail est un facteur important au moment d'envisager une externalisation. Il est préférable d'externaliser des tâches que vous préférez ne pas faire vous-même.

3. Dans le même ordre d'idées, il est plus logique de confier à un prestataire externe des tâches techniques et chronophages que d’externaliser de courtes missions.

Comment choisir un partenaire d'externalisation ?

Soyez critique lorsque vous cherchez un partenaire. Demandez conseil à vos collègues entrepreneurs et comparez toujours plusieurs fournisseurs (au niveau de l'approvisionnement, de l'approche, du prix...). Si vous n'êtes pas encore entièrement convaincu, commencez par une petite mission. Vous pourrez toujours par la suite élargir l'éventail des tâches que vous confierez à ce partenaire.

Conclusion

L'externalisation des processus d'entreprise à des experts externes n'est rentable que si elle s'inscrit dans le cadre des projets à long terme de votre entreprise. Si c'est le cas, choisissez un partenaire fiable et établissez des objectifs clairs.