Outsourcing: waarom wel of niet?

Zowel startende als ervaren ondernemers kennen het probleem: te veel werk, te weinig handen. Outsourcing kan een oplossing bieden, maar dan moet je goed weten waar je aan begint.

Wat is outsourcing?

Outsourcing is het uitbesteden van bedrijfsprocessen aan een derde partij. Dat kan on-site of off-site, tijdelijk of structureel, in binnen- of buitenland. Je kiest daarbij zelf welke opdrachten je geheel of gedeeltelijk uit handen geeft.

Dit zijn de vaakst uitbestede opdrachten:

• loon- en personeelsadministratie
• boekhouding
• logistiek / distributie
• sales
• marketing
• customer service
• IT

Outsourcing is geen zwart-witverhaal. Bedrijfsprocessen uitbesteden kan een zegen zijn voor je workload, maar evengoed een extra lastenpost betekenen.

Wat zijn de belangrijkste voor- en nadelen?

4 voordelen

1. Continuïteit: de kwaliteit van je bedrijfsprocessen blijft op elk moment gegarandeerd. Als iemand langdurig ziek is of je bedrijf verlaat, heeft dat geen invloed op de dagelijkse werking.

2. Focus op kerntaken: door repetitieve of weinig toevoegende taken uit te besteden, heb je zelf meer tijd om je op de ontwikkeling van je bedrijf te concentreren.

3. Financiële transparantie: door outsourcing moet je zelf geen personeel rekruteren, opleiden en betalen. Bovendien bespaar je op kantoorruimte, hardware, enz. Je krijgt elke maand een factuur waarvan je het exacte bedrag op voorhand kent.

4. Expertise: outsourcingpartners hebben de laatste kennis en vaardigheden in huis, omdat ze zich toespitsen op bepaalde opdrachten. Dat kan bijdragen tot de innovatie binnen je onderneming.

4 nadelen

1. Controleverlies: bij outsourcing heb je weinig controle over 'hoe' of 'wie', enkel 'wat' heb je in de hand.

2. Kostprijs: opdrachten uitbesteden is niet altijd goedkoper dan het zelf doen. Een kwaliteitsvolle partner rekent vaak goed door.

3. Langdurige contracten: outsourcing moet binnen een langetermijnproject passen.

4. Geen opbouw van kennis: door bedrijfsprocessen uit te besteden, verlies je de kennis binnen je onderneming. De knop nadien terugdraaien, is moeilijk.

Welke taken besteed je uit?

Denk vooraf goed na over welke taken je uitbesteedt. Deze 3 tips kunnen daarbij helpen:

1. Beslis welke taken bedrijfsspecifiek zijn en een meerwaarde betekenen voor je stakeholders. Heb je voldoende middelen en tijd om die tot een goed einde te brengen, behoud ze dan.

2. Vraag aan je medewerkers welke taken ze graag uitvoeren. Tevredenheid op de werkvloer is een belangrijk element bij outsourcing. Je besteedt beter taken uit die je liever niet zelf doet.

3. In dezelfde lijn is het logischer om tijdrovende, technische taken over te laten aan een externe provider dan om korte opdrachten door te spelen.

Hoe kies je een outsourcingpartner?

Wees kritisch bij het zoeken van een partner. Vraag raad aan collega-ondernemers en vergelijk altijd meerdere leveranciers (qua aanbod, aanpak, prijs ...). Ben je nog niet volledig overtuigd, begin dan met een kleine opdracht. Later kan je altijd het takenpakket van je outsourcingpartner uitbreiden.

Conclusie

Bedrijfsprocessen uitbesteden aan externe experts loont enkel de moeite als dat binnen de langetermijnplannen van je onderneming past. Kies in dat geval voor een betrouwbare partner en duidelijke doelstellingen.