Les conditions générales de vente : pourquoi, mais surtout, comment ?

Vous êtes indépendant et vendez des produits ou prestez des services ? Ne vous privez pas de bonnes conditions générales. Les conditions générales cadrent l’ensemble de la relation entre les parties, définissent les droits et devoirs de chacun, et permettent bien souvent d’éviter d’éventuels conflits ou d’y remédier.

Les conditions générales sont recommandées

Avoir des conditions générales n’est pas obligatoire par la loi, mais il est malgré tout vivement recommandé d’en avoir. S’en priver serait dommage. En effet, si rien n’est prévu, le contrat entre vous et votre client sera soumis aux dispositions du Code Civil. C’est déjà bien, mais ce régime légal peut s’avérer bien moins adapté à la situation réelle des parties et les conditions générales que vous aurez rédigées peuvent dans certains cas (et pour autant qu’elles restent admissibles juridiquement) être plus favorables pour vous.

Les conditions générales sont uniques

Des conditions générales de ventes sont toujours faites sur mesure. Vous ne trouverez nulle part sur internet de document que vous pouvez reprendre tel quel. Si l’un ou l’autre document peut servir d’inspiration, assurez-vous d’abord que vous êtes sur un site internet belge (et non français ou canadien par exemple), et que vous vous entouriez des bonnes personnes pour ajouter ou modifier ce qui doit l’être ou supprimer ce qui ne s’applique pas à votre situation. En fonction de votre domaine d’activité et de vos besoins, un juriste trouvera pertinent que vous repreniez plusieurs clauses spécifiques, ou au contraire, vous dira que vous pouvez vous limiter à des conditions générales simplifiées.

Comment rédiger les conditions générales de vente ?

Lorsque vous envisagez de rédiger vos conditions générales, vous devrez veiller à ce qu’elles soient :

• écrites en caractères lisibles ;
• rédigées de manière claire et compréhensible. S’il y a trop d’interprétations possibles, c’est le juge qui tranchera, en votre faveur ou défaveur ;
• rédigées dans une langue que votre cocontractant est censé maîtriser. En Belgique, il s’agira souvent du français/néerlandais accompagnés de l’anglais/l’allemand ou d’une autre langue selon le public ciblé. Elles peuvent être bilingues ou trilingues ;
• Valables. Evitez de prendre le risque qu’un juge écarte une clause. Une clause abusive est une clause qui crée un déséquilibre réel entre les droits et obligations des parties, telle une clause qui va avantager uniquement ou démesurément l’une des parties.
  Par exemple, le délai légal de garantie d’un produit défectueux dans un contrat de vente est de 2 ans. Si une clause prévoit un délai inférieur, elle sera certainement jugée abusive et écartée par un juge. Par contre, le contrat ainsi que les autres clauses des conditions générales resteront d’application entre les parties.

Il s’agit d’être particulièrement attentif en cas de relation avec des consommateurs (ils sont mieux protégés que les professionnels). Plus d’informations sur la définition de clause abusive et les lignes de bonnes conduites en la matière sur cette page du SPF Economie.

Les clauses des conditions générales

Les modalités de paiement

Voulez-vous prévoir le paiement d’un acompte, ou directement de la totalité du montant ? Souhaitez-vous proposer un paiement étalé ? Souhaitez-vous que le paiement ait lieu avant/après la prestation ? etc. Réfléchissez à des modalités réalistes pour vous et vos clients.

Clause sur les intérêts de retard

Il n’y a pas de raison que vous assumiez les conséquences d’un paiement tardif. En tant qu’indépendant, vous avez des frais fixes, vous avez des échéances TVA, etc., et tout paiement tardif pourrait vous causer des ennuis. Si vous incluez une clause prévoyant l’application d’intérêts de retard, choisissez le taux en accord avec un juriste (actuellement, en général entre 8 et 12%) et précisez le taux dans la clause. Vous pouvez aussi mentionner que les intérêts sont dus sans mise en demeure préalable et à partir de la date de l’échéance de la facture. Sans de telles clauses, le taux d’intérêt légal s’appliquera également mais il n’est (actuellement) que de 8% en droit commercial et les intérêts ne commenceront à courir qu’après 30 jours suivant la date de l’échéance de la facture.

Clause pénale

Pour information, cette clause n’a rien du droit pénal. Elle porte sur le paiement d’une indemnité forfaitaire en cas de non-paiement par votre client ou de paiement tardif. Il s’agit d’une clause par laquelle une personne s’engage à payer, en cas d’inexécution de la convention, une compensation forfaitaire pour le dommage éventuellement subi par cette inexécution.
Le montant de cette indemnité ne peut dépasser 12 % de la somme principale. Prévoyez un minimum forfaitaire (raisonnable). Pour vous donner un exemple théorique : pour une facture de 100 EUR, vous pourriez prévoir un taux d’intérêt de retard de 10% avec un minimum de 30 EUR. Attention, elle doit obligatoirement être réciproque pour être valable lorsque le contrat est conclu avec un particulier (un consommateur): vous devez donc également vous engager à payer une indemnité à votre client en cas d’inexécution du contrat ou de mauvaise exécution du contrat de votre part (par exemple: mauvaise réalisation de travaux). Cette réciprocité n’est pas obligatoire pour les relations contractuelles avec un autre professionnel.

Clause de réserve de propriété

Il s’agit d’une clause par laquelle le vendeur se réserve le droit de propriété jusqu’au moment du paiement intégral de la somme due par l’acheteur. Si cette clause est prévue, les marchandises resteront donc la propriété du vendeur tant que la facture n’a pas été payée intégralement.

Clause concernant le transport, la livraison et le transfert des risques

Cette clause peut servir lorsque qu’en cas de litige, il est nécessaire de savoir à quel moment s’est passé le transfert de propriété. Voici une page du SPF Economie sur le sujet et une autre en cas de ventes à distance (e-commerce).

Clause portant sur le délai de rétractation et le retour des marchandises.

Voici les règles de base.

CLAUSE CONCERNANT LES PRODUITS DEFECTUEUX

Il peut être prudent de définir à l’avance la procédure à suivre lorsqu’un produit commandé arrive abîmé et quelles sont les conditions de retour et de remboursement dans ce cas-là, selon où se trouve la responsabilité (fournisseur, transporteur).

Clause pour déterminer la juridiction compétente (ex. Tribunaux de Bruxelles) et le droit applicable (ex. le droit belge).

Clause d’exonération ou de limitation de responsabilité

Dans le cas où vous êtes dans l’impossibilité de prester le service convenu ou de fournir les marchandises convenues, cette clause vous permet de limiter votre responsabilité jusqu’à hauteur d’un montant que vous établissez. Attention, elle ne peut fonctionner que dans des cas précis et ne peut pas être trop large. (ex. force majeure, situation absolument imprévisible).

La présence ou non de ces clauses dans vos CGV, ainsi que leur formulation exacte et leur contenu précis doit absolument et nécessairement être rédigé et/ou validé par un juriste ou un avocat qui connait votre projet et situation propre. Les clauses doivent réellement correspondre à votre activité. Les exemples ci-dessus ne remplacent pas une consultation avec un professionnel mais sont là pour vous inspirer et informer de manière générale en guise de préparation.

CLAUSE SUR LE TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

Si des données personnelles sont récoltées (que ce soit via l’utilisation d’un site internet ou non), cette clause doit mentionner à quelles fins vous comptez utiliser les données (par exemple : pour pouvoir traiter une commande et effectuer une livraison, à des fins de marketing,…), et ce pour chacune des données séparément. Il faut également veiller à préciser la durée de stockage pour chacune des données.

CLAUSE SUR LES ANNULATIONS LIEES AU COVID (prestations de services)

Il peut être utile d’insérer une clause dans le cas où l’application de la réglementation Covid vous empêchait de prester un service (ex. fermeture de lieux publics, restriction des contacts sociaux, quarantaines, confinement, autre). Il peut être prévu que la pandémie Covid n’est pas considérée comme un événement de force majeure. Il faut cependant prévoir par écrit à l’avance ce que vous et l’autre partie/le client pouvez mettre en place en cas d’impossibilité à honorer vos engagements dans ce cadre (report à une date ultérieure, remboursement partiels/totaux, … ). Il peut être judicieux de créer un document à part, pour éviter de devoir modifier vos conditions générales de base une fois la pandémie terminée ou pour justement pouvoir modifier ce document facilement.

Acceptation et opposabilité des conditions générales

Le conditions générales de vente, pour être opposables au client (c’est-à-dire contraignantes et pouvant s’appliquer), doivent avoir été acceptées par celui-ci, c’est-à-dire qu’il a eu réellement la possibilité de consulter leur contenu. Et c’est à vous qu’il revient de prouver que votre client les a bien reçues, a pu en prendre connaissance, et à temps : au plus tard au moment de la conclusion du contrat.

Les joindre à une facture est trop tard. Elles doivent être communiquées pendant le processus de la vente et non lorsque la vente est déjà faite, au risque de ne pas être opposables à votre client. En cas d’e-commerce, l’acheteur doit pouvoir approuver les CGV pendant le processus d’achat. Si votre activité porte sur la commande de biens ou de services précis, nous vous conseillons de les publier partout où vous pouvez. Par exemple, sur votre site internet et sur tous les documents utiles : bons de commandes, devis, factures, etc. même si ce n’est pas obligatoire. Nous vous conseillons de ne pas vous limiter au site internet.

Si elles apparaissent au verso d’un document, il conviendra d’attirer l’attention du cocontractant sur l’existence de ces conditions au recto. Autrement dit, il faut prendre le plus de précautions possibles pour être en mesure de prouver que vous avez fait tout votre possible pour que le client en ait pris connaissance.

Votre cocontractant doit avoir accepté, de façon certaine, les conditions générales, c’est-à-dire qu’il doit avoir donné son consentement, tacite ou exprès. Cette acceptation peut se traduire par exemple par :

• une signature en bas des conditions générales ou sur un document qui y fait explicitement référence et indiquant où elles sont consultables ;
• l’absence de contestation de votre cocontractant lorsque vous les lui soumettez ;
• le fait d’avoir coché la case spécifique « j’accepte les conditions générales » dans le cadre d’un contrat conclu à distance (sur Internet par exemple). Vous vous couvrez davantage lorsqu'un lien direct vers les conditions générales est ajouté à côté, de manière visible et lisible. Vous pouvez également prévoir l’ouverture d’une fenêtre popup pour bien attirer l’attention.

Il existe toutefois des exceptions à cette règle. Par exemple, en cas de contrat conclu entre deux commerçants en relation d’affaires depuis longtemps, les conditions générales transmises ultérieurement à la formation du contrat pourraient en principe être opposables et contraignantes entre les parties.

Quid des conditions générales qui s’appliquent à vous ?

Une facture non contestée doit être payée. L’absence de protestation vaut acceptation de la facture. En cas de difficultés de paiement, vous pouvez toujours demander de recevoir un délai de paiement.

En cas de contestation (par exemple, en cas de travail mal fait par un ouvrier, en cas de livraison d’un bien non conforme, ou d’un produit défectueux), privilégiez le courrier recommandé pour vous assurer que la contestation parvienne bien au destinataire. Si c’est possible, il vaut mieux déjà payer le montant de la partie de la facture que vous ne contestez pas : il s’agit de l’ « incontestablement dû ». Par exemple, si deux produits sont livrés et qu’un seul est défectueux, payez déjà celui qui est conforme et contestez le reste.

Gardez en tête que des intérêts de retard seront toujours dus si vous payez après l’échéance de la facture. Soit ils sont explicitement prévus dans les conditions générales et vous devrez payer des intérêts au taux mentionné (en général entre 8 % et 12%) et ce depuis la date indiquée (à condition bien entendu que ces conditions générales vous soient opposables, cf. plus haut), soit ils s’appliqueront au taux légal.

Quelle aide pour la relecture de vos conditions générales de vente?

Rendez-vous juridiques coordonnés par hub.Info

Tous les 1ers lundis de chaque mois (hors juillet-août), hub.info organise en collaboration avec le Barreau de Bruxelles, des consultations individuelles gratuites de 30 min. avec un avocat spécialisé. 
Inscrivez-vous à ces rendez-vous via la page Evénements de notre site ou contactez nous par téléphone en composant le 1819.

Rendez-vous juridiques organisés par BECI et le Ced

Il s’agit de consultations individuelles gratuites avec un juriste (pro-deo), selon un système mis en place par la Région de Bruxelles et organisé par BECI et le CED. L’entretien dure en principe 30 min. Adresse : Avenue Louise, 500 à 1050 Bruxelles. La prise de rendez-vous se fait par téléphone au +32 2 643 78 48.  ou online.

Guichets d'économie Locale

Les Guichets d’économie Locale sont des structures d’accompagnement pour les entreprises débutantes ou non et qui ont besoin d’aide ou d’accompagnement. Les coachs de ces GELS sont également des personnes habilitées à vous conseiller pour la rédaction.

SDI

Le Syndicat des Indépendants dispose d’un service juridique, qui moyennant le paiement d’un montant annuel (inférieur à 200 EUR/an) pourra vous aider dans la rédaction de vos CGV.

UCM

UCM offre un service juridique à ses membres du Mouvement, dans toutes les matières touchant à la vie de l'entreprise : droit civil et commercial, droit des sociétés et droit fiscal. Les juristes UCM Mouvement sont des personnes d'expérience, toujours au fait des dernières évolutions législatives, formées et habituées à écouter et à conseiller les indépendants et chefs de PME.