Facturation : par où commencer ?

Pas de comptabilité sans factures. Vous trouverez ici un aperçu des éléments les plus importants pour la gestion de votre facturation.

Deux types de factures

En tant qu'entrepreneur, vous travaillez dur pour développer votre propre entreprise. Vous souhaitez donc être payé correctement et à temps. La première étape est une facture professionnelle, un élément essentiel de votre comptabilité et de l'administration de la TVA.

Il en existe deux types :

• la facture d'achat : si vous achetez des biens et/ou des services, vous recevrez une facture du fournisseur.
• la facture de vente : si vous vendez des biens et/ou des services, vous établissez vous-même une facture pour l'acheteur.

Obligatoire ou non ?

Si vous vendez à des clients professionnels tels que des indépendants, des entreprises ou des pouvoirs publics, une facture est en principe toujours obligatoire, même si elle porte sur un petit montant. Cela signifie bien entendu également que vous pouvez demander vous-même une facture pour chaque achat que vous effectuez.

Pour les particuliers qui achètent quelque chose à titre privé, vous n'avez pas besoin d'établir une facture. Il existe quelques exceptions à cette règle : les grossistes, la vente et la réparation de véhicules, les services en lien avec les déménagements ou les garde-meubles, ainsi que la vente de bâtiments et les travaux sur ceux-ci.

Quelles sont les mentions obligatoires à reprendre sur une facture ?

Sur chaque facture adressée à un client belge, vous devez mentionner au minimum ce qui suit :

1. les informations relatives à votre entreprise :

• le nom commercial, la forme juridique et le numéro de TVA
• les coordonnées de votre entreprise
• les informations bancaires

2. les informations relatives à votre client :

• le nom de l'entreprise et son numéro de TVA (sauf si votre client est un particulier)
• l’adresse

3. les données de facturation :

• le numéro de la facture
• la date de la facture et le délai de paiement
• le numéro de commande ou une communication structurée (facultatif)

4. les détails relatifs aux services et/ou produits livrés :

• la description, la quantité et la date de livraison de vos services et/ou produits
• le prix unitaire (à l'heure, à la pièce, etc.)
• l’unité monétaire
• le montant total (hors TVA)
• le taux de TVA et le montant total de la TVA
• le prix total (TVA incluse)

Si vous oubliez de mentionner l'une de ces mentions obligatoires ou si votre facture reprend des informations incorrectes, vous courez le risque de recevoir une sanction administrative. De plus, vous devrez corriger ultérieurement une facture incorrecte.

Quand facturer ?

La facturation est effectuée au plus tard le 15e jour du mois, après le mois au cours duquel vous avez livré votre service ou produit.

Facture papier ou électronique ?

Les deux sont possibles, à vous de choisir. Il est cependant vrai que vous devez d'abord obtenir le consentement explicite de votre client avant de lui envoyer une facture électronique. En outre, la version numérique doit être clairement lisible, son contenu ne doit pas être adaptable (par exemple, un fichier PDF) et l'identité de l'émetteur doit être garantie. On vous explique le b.a.- ba de la facture papier ou électronique dans cet article.