Factureren: hoe begin je eraan?

Geen boekhouding zonder facturen. Hieronder volgt een overzicht van de meest belangrijke elementen voor het beheer van jouw facturering als zelfstandige of zaakvoerder van een onderneming.

Twee factuur types 

Als ondernemer werk je hard om een eigen zaak uit te bouwen. Dan wil je natuurlijk correct en tijdig betaald worden. Dat begint met een professionele factuur, een essentieel onderdeel van je boekhouding en btw-administratie.

Er zijn twee types:

• Aankoopfactuur: als je goederen en/of diensten aankoopt, ontvang je van de leverancier een factuur.
• Verkoopfactuur: als je goederen en/of diensten verkoopt, stel je zelf een factuur op voor de koper.

Verplicht of niet?

Verkoop je aan professionele klanten zoals zelfstandigen, bedrijven of overheden, dan is een factuur in principe altijd verplicht, zelfs als het gaat om een klein bedrag. Dat betekent natuurlijk ook dat je zelf voor elke aankoop een factuur mag vragen.

Voor particulieren die privé iets aankopen hoef je geen factuur uit te schrijven. Daar zijn enkele uitzonderingen op: groothandelaren, de verkoop en herstellingen van voertuigen, diensten rond verhuizing of meubelbewaring, en de verkoop van gebouwen en werken eraan.

Wat staat er op een factuur?

Op elke factuur aan een Belgische klant vermeld je minimaal het volgende:

1. Gegevens van je onderneming:

• bedrijfsnaam, rechtsvorm en btw-nummer
• adres van je bedrijf en contactgegevens
• bankgegevens

2. Gegevens van je klant:

• bedrijfsnaam en btw-nummer (tenzij je klant een particulier is)
• adres

3. Factuurgegevens:

• factuurnummer
• factuurdatum en betalingstermijn
• PO-nummer of gestructureerde mededeling (optioneel)

4. Gegevens van de geleverde diensten en/of producten

• omschrijving, hoeveelheid en leverdatum van je diensten en/of producten
• eenheidsprijs (per uur, stuk enz.)
• munteenheid
• totaalbedrag (excl. btw)
• btw-tarief en het totaalbedrag van de btw
• totaalprijs (incl. btw)

Vergeet je een van deze verplichte onderdelen te vermelden of bevat je factuur onjuiste gegevens, dan loop je het risico een administratieve sanctie te krijgen. Bovendien zal je een foute factuur nadien moeten rechtzetten.

Wanneer factureren?

Factureren doe je ten laatste op de 15de dag van de maand, na de maand waarin je je dienst of product leverde.

Papieren of elektronische factuur?

Het kan allebei, jij kiest. Wel is het zo dat je eerst de uitdrukkelijke toestemming van je klant nodig hebt voor je hem of haar een elektronische factuur doorstuurt. Daarnaast moet de digitale versie duidelijk leesbaar zijn, mag de inhoud ervan niet aanpasbaar zijn (bv. een pdf-bestand) en moet de identiteit van de uitreiker gewaarborgd zijn.