Quels frais professionnels pouvez-vous déduire ?

En tant qu’indépendant ou chef d’entreprise, vous payez vos impôts sur base de votre revenu net annuel, c’est-à-dire votre chiffre d’affaires duquel vous déduisez tous les frais professionnels réalisés au cours de l’année écoulée. Il est donc intéressant et nécessaire de faire l’inventaire de ces frais afin de réduire au maximum le montant de votre revenu imposable.

Les coûts professionnels : de quoi s'agit-il ?

La plupart des dépenses que vous faites pour votre propre entreprise peuvent être déduites de votre chiffre d'affaires. Le résultat est votre revenu net, sur lequel vous êtes imposé. Plus vous engagez de frais pour votre entreprise, moins vous payez d'impôts. Mais vos frais ne sont considérés comme frais professionnels que s’ils remplissent ces 4 conditions :

1. les frais doivent se rapporter à votre activité. Les dépenses mixtes, que vous faites à des fins tant privées que professionnelles, ne peuvent être prises en compte qu'au prorata de la partie en rapport avec l'activité professionnelle. Vous ne pouvez jamais déclarer des achats privés ;
2. les dépenses doivent avoir été engagées ou supportées dans l'année au cours de laquelle vous avez acquis le revenu ;
3. vous engagez des frais professionnels dans le but de générer ou de conserver vos revenus ;
4. vous avez toujours une facture, une addition ou une autre preuve de vos achats.

Vous ne disposez pas toujours d'un document justificatif pour certaines dépenses. Songeons, par exemple, aux petits frais de bureau, aux congrès à l’étranger ou à l'utilisation mixte d'une voiture (car-wash et essence/diesel). Le cas échéant, vous devrez utiliser d'autres moyens pour apporter la preuve de ces dépenses, comme des témoins ou des présomptions de fait.

Vous n'êtes pas encore affilié en tant qu'indépendant à titre complémentaire, mais vous avez déjà engagé des frais pour préparer votre activité ? Vous pouvez également les déduire. C'est pourquoi vous devriez toujours conserver tous vos reçus.

Les frais professionnels partiellement et entièrement déductibles

Dépenses entièrement déductibles

La plupart des frais professionnels sont totalement déductibles. Cette section décrit les frais récurrents de cette catégorie, mais n’a pas vocation à être exhaustive :

• Frais de bureau : En toute logique, les frais liés à votre bureau sont totalement déductibles, qu’il s’agisse de votre loyer, intérêts hypothécaires, des charges d’eau et électricité, chauffage, gaz, internet, téléphonie, papeterie,.... En ce qui concerne le loyer en particulier, une complication se pose néanmoins selon le type de contrat de bail ou location.
  Si votre activité est installée à votre domicile, il faudra toutefois calculer les frais déductibles au prorata de l’utilisation privée/professionnelle du lieu. En effet, vous ne pouvez pas déduire les frais liés à l’utilisation privée de votre domicile. 
  Exemple : vous utilisez un espace de bureau pour votre administration. Cet espace représente 15 % de la superficie de votre maison : vous pouvez donc déduire 15 % de l'ensemble des coûts liés à votre logement.
• La décoration de votre bureau est 100% déductible. Vous récupérez également toute la TVA. C’est le cas même si c’est à votre domicile !
• Les frais publicitaires (campagnes publicitaires, sponsoring, …) et articles promotionnels comme un logo, une carte de visite, un concours, une campagne Google Ads, etc sont de manière générale entièrement déductibles. En ce qui concerne le sponsoring, il faut prouver que cela contribue à la croissance de la société. Les articles promotionnels de grande valeur et ceux où le nom de l’entreprise n’est pas mis en valeur ne seront pas déductibles.
• Tous vos logiciels pour la bureautique, le CRM, la facturation, les vidéos conférences, les sites web, l'ordinateur… sont 100% déductibles. Attention: 
  • si vous utilisez votre ordinateur à la fois dans votre vie privée et vie professionnelle, la déductibilité TVA des frais dits ‘technologiques’ (e.g. ordinateurs, claviers, écrans, souris, cables, adapteurs, etc.) est de 75% maximum, peut importe l’usage professionnel
  • Le streaming musical et vidéo, comme Spotify, Deezer, Youtube ou Netflix sont déductibles uniquement si vous prouvez une utilisation concrète dans le travail. 
• Toutes les lectures, magazines, périodiques,… en lien avec une activité économique sont entièrement déductibles.
• Les vêtements professionnels : ils sont entièrement déductibles uniquement lorsqu’il s’agit de vêtements spécifiques liés à votre profession (des chaussures de sécurité ou un casque si vous travaillez dans le bâtiment). Les vêtements non spécifiques mais obligatoires doivent porter le logo de l’entreprise pour être déductibles (un pull ou un t-shirt par exemple).
• Les frais de consultance : les honoraires facturés par un expert-comptable, un fiscaliste ou encore un juriste sont entièrement déductibles lorsqu’ils sont directement liés à votre profession.
• Les formations, voyages d’études, séminaires ou congrès, littérature professionnelle pour autant qu’ils soient directement liés à votre activité professionnelle actuelle. S’il s’agit d’élargir vos compétences dans d’autres secteur ou de vous réorienter, la déductibilité ne sera pas admise.
• Les frais de représentation, c’est-à-dire tous les frais généraux nécessaires à l’exercice de votre activité (nourriture, vêtements, parking, transport, hôtel,…) : veillez à rester raisonnable avec ce type de frais car en cas de contrôle, le fisc prêtera attention à cette catégorie fourre-tout. En savoir plus
• Les cotisations sociales, assurances professionnelles (la RC professionnelle, l’assurance revenu garanti (incapacité de travail), l’assurance protection juridique, etc), primes pour la pension complémentaire, frais bancaires de votre compte professionnel,…sont déductibles à 100%
  Attention: l'assurance hospitalisation est considérée comme une dépense privée et n’entre pas dans la catégorie des « frais professionnels »
• Les travaux immobiliers sont 100% déductibles sur la partie professionnelle.

Dépenses partiellement déductibles

• Les frais de réception (traiteur, boissons, personnel, location de salle,…) et cadeaux d’affaires sont déductibles à 50%-100% (dépendant du montant du cadeau). Les frais de repas qui sont livrés sur votre lieu de travail sont déductibles à 50% comme les frais de réception.
• Les frais de restaurant sont déductibles à 69%. Il faut prouver que la dépense est de nature commerciale. Par ailleurs, vous devez obtenir un ticket de caisse sur lequel il est clairement indiqué qu’il s’agit du “ticket TVA”. 
• Les frais d'un smartphone, tablette et ordinateur: l’administration tolère une déductibilité à 75% sur le matériel multimédia (et 100% de TVA récupérable sur cette partie). Il est possible de justifier 100% mais alors, il faut prouver que vous détenez un deuxième smartphone 100% privé. En société, c’est un peu différent. La déductibilité est admise à 100% mais un avantage en nature est attribué au dirigeant qui utilise le matériel. 
• Les frais de déplacements : vous avez deux possibilités en ce qui concerne les frais de déplacement : 
  • Soit vous optez pour un forfait légal calculé selon un barème et votre niveau de revenu. Celui-ci peut être complété par un forfait complémentaire pour les longs déplacements.
  • Soit vous optez pour une déduction de vos frais réels.  Si vous optez pour la solution des frais réels, différents cas de figure sont à prendre en compte :
    • Les déplacements domicile – lieu de travail
      • Si vous utilisez votre voiture, vous pouvez déduire un montant forfaitaire de 0,15€/km qui couvre l’ensemble des frais (entretien, carburant, réparations, taxes, carburant,...)
      • Si vous utilisez un autre moyen de transport (moto, vélo, transport en commun, pieds…), vous pouvez opter entre :
        • Les frais réels : tous les frais liés à vos déplacements sont alors déductibles
        • Un montant forfaitaire de 0,15€/km (sauf pour le vélo dont le montant forfaitaire est de 0,35€/km.
    • Les autres déplacements professionnels
      • Si vous utilisez votre voiture, les frais de carburants sont déductibles à 75% et les autres frais entre 40 et 100% en fonction des émissions de CO² du véhicule (à partir de 2021, les frais de carburant dépendront aussi des émissions de CO²). Tous les détails sont disponibles sur cette page du SPF Finances.
      • Si vous utilisez votre moto :
        • Soit vous avez opté pour le montant forfaitaire dans les déplacements domicile-travail et dans ce cas, les mêmes règles que pour les déplacements en voiture sont applicables.
        • Soit vous avez opté pour les frais réels dans les déplacements domicile-travail et dans ce cas, vos frais sont totalement déductibles.
      • Les frais de train, tram, métro, avion ou bus sont 100% déductibles, pour autant que le trajet soit professionnel. 
      • La déductibilité des frais de taxi et de location de voiture est de 75%
  • Plus d'infos sur la déduction des frais de déplacement dans cet article
• Les frais de boisson et fruit mis à disposition de vos clients et patients sont déductibles à 50%. La déductibilité concerne l’eau, les softs, le thé, le café, la bière, les soupes et les fruits qui se trouvent dans un espace de passage pour vos clients.

Que se passe-t-il avec les investissements long terme ?

Pour tout gros investissement, vous pourrez amortir le coût sur plusieurs années, et donc, répartir les déductions sur plusieurs exercices financiers. Les frais d’achat d’un vélo, d’une moto ou d’une voiture utilitaire sont entièrement déductibles fiscalement. C’est le cas uniquement si le véhicule est utilisé exclusivement pour l’activité professionnelle. Généralement, une voiture ou une moto s’amortit en 5 ans. Vous pourrez alors déduire un cinquième du prix d’achat pendant 5 ans. Un ordinateur portable s’amortit en 3 ans, un immeuble peut s’amortir sur 33 ans maximum, …  

Le montant forfaitaire légal

Si votre activité n’engendre pas ou peu de frais professionnels ou si vous n'avez pas envie de tenir une comptabilité fastidieuse, il vous est possible d’opter pour une déduction forfaitaire (30% de votre revenu annuel), ce qui vous garantira une réduction de votre assiette imposable. 

 Ceci avec un maximum fixé à 5.750 euros (revenus 2024).  Vous n’êtes pas tenu de conserver les factures ou autres pièces justificatives de vos achats.

Quels documents justificatifs sont acceptés?

our qu'une dépense soit déductible, un justificatif est requis. Cependant, ce n'est pas nécessairement une facture ! Voici les documents reconnus par l’administration fiscale :

• le ticket TVA
• le ticket de caisse
• le ticket carburant (encore mieux: une carte d'essence)
• un ticket de paiement. Privilégiez un ticket de caisse ou une facture, cette dernière étant nécessaire pour récupérer la TVA.
• une facture
• le ticket de transport
• un e-mail / lettre de confirmation d'achat / vente
• l'extrait bancaire
• copie de votre bail + l’extrait de banque associé au bail pour prouver la déduction d’un loyer.