Welke beroepskosten kan je als ondernemer aftrekken?

Als zelfstandige of zaakvoerder van een vennootschap betaal je belastingen op je netto-beroepsinkomen. Dat is je bruto-inkomen (omzet) min je beroepskosten. Het is dus cruciaal om te weten welke beroepskosten je mag inbrengen en in welke mate ze aftrekbaar zijn om zo het bedrag van je belastbaar inkomen zo laag mogelijk te maken.

Wat zijn beroepskosten?

De meeste uitgaven die je doet voor je eigen zaak mag je aftrekken van je omzet. Het resultaat is je netto-inkomen, waarop je wordt belast. Hoe meer kosten je maakt voor je zaak, hoe minder belastingen je betaalt. Maar een uitgave is slechts een beroepskost als die voldoet aan deze 4 voorwaarden:

• Je maakt de kosten om je zaak te laten draaien. Wat de kosten precies inhouden, speelt geen rol. 
  Gemengde uitgaven, die je zowel voor privé als professioneel gebruikt, kan je enkel voor het beroepsgedeelte aangeven. Privé-aankopen mag je nooit inbrengen.
• De uitgaven moeten gedaan of gedragen zijn in het jaar waarin je de inkomsten verwerft.
• Je maakt de beroepskosten om je inkomsten te verwerven of te behouden.
• Je hebt altijd een factuur, ontvangstbewijs, rekening of ander bewijsdocument van je aankopen.

Voor sommige uitgaven krijg je niet altijd een bewijsdocument. Denk aan kleine kantoorkosten, buitenlandse congressen of het gemengd gebruik van een wagen (carwash en benzine/diesel). In je boekhouding moet je dan andere middelen gebruiken om deze uitgaven te bewijzen, zoals getuigen of feitelijke vermoedens.

Ben je nog niet ingeschreven als zelfstandige in bijberoep, maar maakte je wel al kosten om je activiteit voor te bereiden? Die mag je eveneens aftrekken. Hou daarom steeds al je aankoopbewijzen bij.

De gedeeltelijk en volledig aftrekbare beroepskosten

1. Volledig aftrekbare kosten

De meeste kosten binnen je onderneming zijn volledig aftrekbaar. Hieronder lijsten we die kosten op maar opgelet, deze opsomming is niet exhaustief :

• Huisvestingskosten zijn volledig aftrekbaar. Het gaat hier om lasten zoals de huur, de hypothecaire interesten, water- en elektriciteitskosten, verwarming, gas... Opgelet: gebruik je een gedeelte van je eigen woning voor je zaak? Dan mag je kosten zoals hypothecaire intresten, huur, verwarming en elektriciteit slechts aftrekken in verhouding tot het beroepsmatig gebruik.
  Voorbeeld: je gebruikt een bureauruimte om je administratie bij te houden. De ruimte bedraagt 15% van de oppervlakte van je woning, dus mag je ook 15% van de totale huisvestingskosten aftrekken. Idem dito voor kosten zoals internet, telefoon en energie. 
  Toch zijn er enkele aandachtspunten in verband de fiscale aftrekbaarheid van huur, want of het wel of niet mag, is eigenlijk afhankelijk het type huurovereenkomst.
• Je kantoorinrichting (inclusief planten en bloemen) is 100% aftrekbaar van de belasting. Je krijgt ook alle btw terug. 
• Reclamekosten (reclamecampagnes, sponsoring, …) en promotionele artikels: zijn in het algemeen volledig aftrekbaar. Wat de sponsoring betreft, moet er worden bewezen dat dit bijdraagt tot de groei van de onderneming. De promotionele artikels met grote waarde en de artikelen waarop de naam van de onderneming niet duidelijk wordt vermeld, zijn niet aftrekbaar.
• Software en computers:  CRM, facturatiepakket, videoconferenties, websites, computers, enz. zijn 100% aftrekbaar. Let op:
  als je je computer zowel privé als zakelijk gebruikt, is de btw-aftrekbaarheid van zogenaamde 'technologische' kosten (zoals computers, toetsenborden, schermen, muizen, kabels, adapters, etc.) maximaal 75%, ongeacht het professionele gebruik. Muziek- en videostreaming, zoals Spotify, Deezer, Youtube of Netflix zijn alleen aftrekbaar als je kunt aantonen dat ze daadwerkelijk voor werkdoeleinden nodig zijn.
• Bedrijfskledij: is enkel volledig aftrekbaar als het gaat om kleding die specifiek verbonden aan je beroep (veiligheidsschoenen of een helm als je in de bouw werkt). Op niet-specifieke, maar verplichte beroepskledij voor je activiteit (een trui of een T-shirt bijvoorbeeld), dient het logo van de onderneming te staan om aftrekbaar te zijn.
• Consultancykosten: de honoraria gefactureerd door een expert-boekhouder, een fiscalist of ook een jurist zijn volledig aftrekbaar als ze rechtstreeks aan je beroep gelinkt zijn.
• Opleidingen, studiereizen, seminars of congressen, beroepsliteratuur voor zover ze rechtstreeks aan je huidige beroepsactiviteit verbonden zijn. Als het gaat om het verbreden van je vaardigheden in andere sectoren of om je carrière een andere richting te geven, zullen ze niet aftrekbaar zijn.
• Representatiekosten, dat betekent alle noodzakelijke algemene kosten voor de uitvoering van je activiteit (voeding, kleding, parkeerkosten, transport, hotel...): wees redelijk met dit soort kosten, want bij een controle zal de fiscus veel aandacht besteden aan deze categorie .
• Socialezekerheidsbijdragen, beroepsverzekeringen (beroepsaansprakelijkheid, verzekering gewaarborgd inkomen (arbeidsongeschiktheid), rechtsbijstandverzekering, enz.), aanvullende pensioenpremies, bankkosten voor je zakelijke rekening, enz. zijn 100% aftrekbaar.
  Let op: een hospitalisatieverzekering wordt beschouwd als een privé-uitgave en valt niet in de categorie "zakelijke uitgaven".
• Bouwwerkzaamheden zijn 100% aftrekbaar voor het professionele gedeelte.
• De kosten van drank en fruit die je ter beschikking stelt aan je klanten en patiënten zijn 100% aftrekbaar. Dit geldt voor water, frisdrank, thee, koffie, bier, soepen en fruit die ter beschikking worden gesteld aan je klanten.

2. Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige aankopen mag je maar gedeeltelijk aftrekken. 

• Onthaal- en receptiekosten (catering, drankjes, personeel, zaalhuur, enz.) zijn 50% aftrekbaar.  Relatiegeschenken tussen de 50% -100; afhankelijk van het bedrag van het geschenk. Maaltijden die op je werk worden afgeleverd zijn voor 50% aftrekbaar, net als de receptiekosten.
• Restaurantkosten zijn tot 69 % aftrekbaar. Je moet bewijzen dat de uitgaven van commerciële aard zijn. Je moet ook een kassabon hebben waarop duidelijk staat aangegeven dat het om een "btw-ontvangstbewijs" gaat.
• De kosten van een smartphone, tablet en computer: de belastingdienst staat 75% aftrekbaarheid van multimedia-apparatuur toe (en 100% terugvorderbare btw op dit deel). Het is mogelijk om 100% te verantwoorden, maar dan moet je bewijzen dat je een tweede, 100% privé-smartphone hebt. Voor bedrijven liggen de zaken iets anders. 100% aftrekbaarheid is toegestaan, maar er wordt een voordeel van alle aard toegekend aan de manager die de apparatuur gebruikt.
• De eigen parkeerkosten zijn 75% aftrekbaar
• Verplaatsingskosten :  je hebt twee mogelijkheden wat de verplaatsingskosten betreft :
  • Ofwel kies je voor een wettelijk kostenforfait berekend volgens een barema en je inkomstenniveau. Dit kan worden vervolledigd door een aanvullend forfait voor lange verplaatsingen.
  • Ofwel kies je voor een aftrek van je werkelijke kosten. Als je kiest voor de formule van de werkelijke kosten, moet je rekening houden met verschillende situaties:
    • Woon-werkverkeer
      • Als je je wagen gebruikt, kan je een forfaitair bedrag van 0,15 €/km aftrekken dat het geheel van de kosten dekt (onderhoud, brandstof, herstellingen, belastingen...).
      • Als je een ander transportmiddel gebruikt (motor, fiets, openbaar vervoer, te voet…), kan je kiezen tussen:
        • Werkelijke kosten: alle kosten verbonden aan je verplaatsingen zijn dan aftrekbaar.
        • Een forfaitair bedrag van 0,15€/km (behalve voor de fiets waarvoor een bedrag van 0,35€/km geldt).
    • Zuivere beroepsverplaatsingen
      • Als je je wagen gebruikt, zijn de brandstofkosten voor 75% aftrekbaar en de andere kosten variëren tussen 40 en 100 % in functie van de CO²-uitstoot van het voertuig. Alle informatie is beschikbaar op deze pagina van de FOD Financiën.
      • Als je je motor gebruikt:
        • Kies je ofwel voor het forfaitair bedrag voor de woon-werkverplaatsingen en in dit geval zijn dezelfde regels als voor de verplaatsingen met de wagen van toepassing.
        • Ofwel voor de werkelijke kosten in de woon-werkverplaatsingen en in dit geval zijn je kosten volledig aftrekbaar.
      • Voor andere vervoermiddelen kan je het volledige professioneel deel van de uitgevoerde kosten aftrekken.

Meer informatie over de aftrek van deze kosten vind je in dit uitgebreide artikel. De autofiscaliteit is echter een complexe kwestie en wordt regelmatig aangepast. Laat je dus vooral adviseren door je boekhouder of fiscalist !

Wat met de investeringen op lange termijn?

Voor elke grote investering kan je de kosten op meerdere jaren afschrijven en dus kan je de aftrek verdelen over verschillende boekjaren. Een wagen of motor schrijf je over het algemeen op 5 jaar af. Je kan dus gedurende 5 jaar een vijfde van de aankoopprijs aftrekken. Een laptop schrijf je op 3 jaar af, een gebouw kan op maximaal 33 jaar worden afgeschreven,...

Let op! Op basis van de huidige wetgeving (die kan worden gewijzigd) zal de aftrekbaarheid van auto's met verbrandingsmotor worden beperkt tot 75% in 2025, 50% in 2026, 25% in 2027 en tot nul in 2028.
 

Het wettelijk forfait 

Als je activiteit geen of weinig beroepskosten met zich meebrengt of je geen zware boekhouding wil voeren, kan je kiezen voor een forfaitaire aftrek, waardoor je het belastbare bedrag vermindert. Dat wettelijk forfait bedraagt 5.750 euro. Dit geldt voor alle natuurlijke personen die een zelfstandige activiteit uitoefenen, zelfstandigen in een vrij beroep, meehelpende echtgenoten en bedrijfsleiders. Je hoeft dan geen facturen of andere bewijsdocumenten van je aankopen bij te houden. 

Welke bewijsstukken worden geaccepteerd?

Om een uitgave aftrekbaar te maken, zijn bewijsstukken nodig. Het hoeft echter niet per se een factuur te zijn! De volgende documenten worden door de belastingdienst erkend:

• Btw-bon
• Kassabon
• Bonnetje van tankbeurt (nog beter: een tankkaart) of laadbeurt
• Betalingsattesten: Kies voor een kassabon of een factuur, want die laatste is nodig om btw terug te vragen.
• Factuur
• Vervoersbewijs
• E-mail/brief waarin de aankoop/verkoop wordt bevestigd
• Bankafschrift
• Kopie van je huurcontract + het bankafschrift dat bij het huurcontract hoort om te bewijzen dat er huur is afgetrokken.