Welke beroepskosten kan je als ondernemer aftrekken?

Als zelfstandige of zaakvoerder van een vennootschap betaal je belastingen op je netto-beroepsinkomen. Dat is je bruto-inkomen (omzet) min je beroepskosten. Het is dus cruciaal om te weten welke beroepskosten je mag inbrengen en in welke mate ze aftrekbaar zijn om zo het bedrag van je belastbaar inkomen zo laag mogelijk te maken.

1. Wat zijn beroepskosten?

De meeste uitgaven die je doet voor je eigen zaak mag je aftrekken van je omzet. Het resultaat is je netto-inkomen, waarop je wordt belast. Hoe meer kosten je maakt voor je zaak, hoe minder belastingen je betaalt. Maar een uitgave is slechts een beroepskost als die voldoet aan deze 4 voorwaarden:

• Je maakt de kosten om je zaak te laten draaien. Wat de kosten precies inhouden, speelt geen rol. 
  Gemengde uitgaven, die je zowel voor privé als professioneel gebruikt, kan je enkel voor het beroepsgedeelte aangeven. Privé-aankopen mag je nooit inbrengen.
• De uitgaven moeten gedaan of gedragen zijn in het jaar waarin je de inkomsten verwerft.
• Je maakt de beroepskosten om je inkomsten te verwerven of te behouden.
• Je hebt altijd een factuur, ontvangstbewijs, rekening of ander bewijsdocument van je aankopen.

Voor sommige uitgaven krijg je niet altijd een bewijsdocument. Denk aan kleine kantoorkosten, buitenlandse congressen of het gemengd gebruik van een wagen (carwash en benzine/diesel). In je boekhouding moet je dan andere middelen gebruiken om deze uitgaven te bewijzen, zoals getuigen of feitelijke vermoedens.

Ben je nog niet ingeschreven als zelfstandige in bijberoep, maar maakte je wel al kosten om je activiteit voor te bereiden? Die mag je eveneens aftrekken. Hou daarom steeds al je aankoopbewijzen bij.

De gedeeltelijk en volledig aftrekbare beroepskosten

1. Volledig aftrekbare kosten

De meeste kosten binnen je onderneming zijn volledig aftrekbaar. Hieronder lijsten we die kosten op maar opgelet, deze opsomming is niet exhaustief :

• Huisvestingskosten zijn volledig aftrekbaar. Het gaat hier om lasten zoals de huur, de hypothecaire interesten, water- en elektriciteitskosten, verwarming, gas... Opgelet: gebruik je een gedeelte van je eigen woning voor je zaak? Dan mag je kosten zoals hypothecaire intresten, huur, verwarming en elektriciteit slechts aftrekken in verhouding tot het beroepsmatig gebruik.
  Voorbeeld: je gebruikt een bureauruimte om je administratie bij te houden. De ruimte bedraagt 15% van de oppervlakte van je woning, dus mag je ook 15% van de totale huisvestingskosten aftrekken. Idem dito voor kosten zoals internet, telefoon en energie.
• Reclamekosten (reclamecampagnes, sponsoring, …) en promotionele artikels: zijn in het algemeen volledig aftrekbaar. Wat de sponsoring betreft, moet er worden bewezen dat dit bijdraagt tot de groei van de onderneming. De promotionele artikels met grote waarde en de artikelen waarop de naam van de onderneming niet duidelijk wordt vermeld, zijn niet aftrekbaar.
• Uitrusting en kantoormateriaal en software en computers
• Bedrijfskledij: is enkel volledig aftrekbaar als het gaat om kleding die specifiek verbonden aan je beroep (veiligheidsschoenen of een helm als je in de bouw werkt). Op niet-specifieke, maar verplichte beroepskledij voor je activiteit (een trui of een T-shirt bijvoorbeeld), dient het logo van de onderneming te staan om aftrekbaar te zijn.
• Consultancykosten: de honoraria gefactureerd door een expert-boekhouder, een fiscalist of ook een jurist zijn volledig aftrekbaar als ze rechtstreeks aan je beroep gelinkt zijn.
• Opleidingen, studiereizen, seminars of congressen, beroepsliteratuur voor zover ze rechtstreeks aan je huidige beroepsactiviteit verbonden zijn. Als het gaat om het verbreden van je vaardigheden in andere sectoren of om je carrière een andere richting te geven, zullen ze niet aftrekbaar zijn.
• Representatiekosten, dat betekent alle noodzakelijke algemene kosten voor de uitvoering van je activiteit (voeding, kleding, parkeerkosten, transport, hotel...): wees redelijk met dit soort kosten, want bij een controle zal de fiscus aandacht besteden aan deze verzamelcategorie.
• Socialezekerheidsbijdragen, beroepsverzekeringen, premies voor het aanvullend pensioen, bankkosten…

2. Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige aankopen mag je maar gedeeltelijk aftrekken. 

• Onthaal- en receptiekosten (traiteur, drank, personeel, huren van een zaal…) en relatiegeschenken zijn tot 50 % aftrekbaar.
• Restaurantkosten zijn tot 69 % aftrekbaar. 
• Verplaatsingskosten :  je hebt twee mogelijkheden wat de verplaatsingskosten betreft :
  • Ofwel kies je voor een wettelijk kostenforfait berekend volgens een barema en je inkomstenniveau. Dit kan worden vervolledigd door een aanvullend forfait voor lange verplaatsingen.
  • Ofwel kies je voor een aftrek van je werkelijke kosten. Als je kiest voor de formule van de werkelijke kosten, moet je rekening houden met verschillende situaties:
    • Woon-werkverkeer
      • Als je je wagen gebruikt, kan je een forfaitair bedrag van 0,15 €/km aftrekken dat het geheel van de kosten dekt (onderhoud, brandstof, herstellingen, belastingen...).
      • Als je een ander transportmiddel gebruikt (motor, fiets, openbaar vervoer, te voet…), kan je kiezen tussen:
        • Werkelijke kosten: alle kosten verbonden aan je verplaatsingen zijn dan aftrekbaar.
        • Een forfaitair bedrag van 0,15€/km (behalve voor de fiets waarvoor een bedrag van 0,24€/km geldt).
    • Andere beroepsverplaatsingen
      • Als je je wagen gebruikt, zijn de brandstofkosten voor 75% aftrekbaar en de andere kosten variëren tussen 40 en 100 % in functie van de CO²-uitstoot van het voertuig (vanaf 2021 zijn ook de brandstofkosten onderhevig aan de CO²-uitstoot). Alle informatie is beschikbaar op deze pagina van de FOD Financiën.
      • Als je je motor gebruikt:
        • Kies je ofwel voor het forfaitair bedrag voor de woon-werkverplaatsingen en in dit geval zijn dezelfde regels als voor de verplaatsingen met de wagen van toepassing.
        • Ofwel voor de werkelijke kosten in de woon-werkverplaatsingen en in dit geval zijn je kosten volledig aftrekbaar.
      • Voor andere vervoermiddelen kan je het volledige professioneel deel van de uitgevoerde kosten aftrekken.

Wat met de investeringen op lange termijn?

Voor elke grote investering kan je de kosten op meerdere jaren afschrijven en dus kan je de aftrek verdelen over verschillende boekjaren. Een wagen of motor schrijf je op 5 jaar af. Je kan dus gedurende 5 jaar een vijfde van de aankoopprijs aftrekken. Een laptop schrijf je op 3 jaar af, een gebouw kan op maximaal 33 jaar worden afgeschreven,...

Het wettelijk forfait 

Als je activiteit geen of weinig beroepskosten met zich meebrengt of je geen zware boekhouding wil voeren, kan je kiezen voor een forfaitaire aftrek, waardoor je het belastbare bedrag vermindert. Dit geldt voor alle natuurlijke personen die een zelfstandige activiteit uitoefenen, zelfstandigen in een vrij beroep, meehelpende echtgenoten en bedrijfsleiders. Je hoeft dan geen facturen of andere bewijsdocumenten van je aankopen bij te houden Dat forfait komt voor eenmanszaken overeen met 30% van je winst (exclusief sociale bijdragen en de aankoop van goederen), met een plafond van 5.520 euro voor het aanslagjaar 2024 (inkomsten 2023). 

Het forfait is voornamelijk interessant voor “kleine” zelfstandigen en zelfstandigen in bijberoep.