Administration des salaires et du personnel : que devez-vous savoir ?

Si vous embauchez des collaborateurs, vous êtes tenu de gérer de manière adéquate les salaires et le personnel. Cela permet aux pouvoirs publics de vérifier si vous déclarez correctement vos travailleurs et si vous respectez vos obligations sociales.

Gardez ces 3 conseils à l'esprit :

Établissez une liste des tâches récurrentes

Utilisez une liste de contrôle des tâches mensuelles indispensables à votre administration. Pour chacune de ces tâches, désignez une personne responsable et respectez le calendrier prévu. Vous gagnerez ainsi du temps, sans rien perdre de vue, et vous vous épargnerez bien des soucis. Il s'agit notamment de la commande de chèques-repas, de l'indexation des salaires, de l'envoi des fiches de paie, de vos obligations comptables et des déclarations DmfA.

N'oubliez pas les tâches annuelles, comme le calcul des vacances en janvier et les feuilles d'impôt en février.

Automatisez et optimisez

En vous basant sur vos listes de contrôle mensuelles et annuelles, vous verrez quelles tâches requièrent beaucoup de temps. Essayez de les automatiser dans la mesure du possible. Voici deux exemples :

• le calcul manuel des salaires peut être effectué à l’aide de feuilles Excel ;
• les demandes de vacances et l'enregistrement du temps de travail peuvent se faire à l'aide d'outils pratiques.

Conseil : si vous manquez de mains, songez à faire appel à un secrétariat social.

Veillez également à optimiser votre politique du personnel. Créez pour tous les nouveaux travailleurs un dossier d'information dans lequel seront consignées des informations concernant notamment les régimes de congés et de maladie, les jours fériés, les conditions de travail et les formations. Mieux encore : assurez-vous de disposer d'une version numérique.

Ne perdez pas de vue vos obligations socio-juridiques

Si l’inspection sociale frappe à votre porte, une administration des salaires et du personnel bien préparée vaut son pesant d'or. Quelques conseils :

Déclarations Dimona

Vous devez soumettre la déclaration Dimona au plus tard le premier jour de travail de votre collaborateur. Si vous avez 1 minute de retard, l'ONSS considérera votre déclaration comme tardive.

Contrats de travail

Chaque contrat de travail doit mentionner le travail, le salaire et l’autorité. Veillez à limiter le texte au strict nécessaire et à respecter le calendrier pour la signature. Dans le contrat des travailleurs à temps partiels et des étudiants, vous devez également reprendre les horaires, les calculs au prorata et d'autres particularités. Vous éviterez ainsi les conflits sociaux.

Règlement de travail

Assurez-vous d'inclure vos obligations et celles de vos travailleurs dans le règlement de travail, et de respecter les dernières réglementations en vigueur. N'oubliez pas l'annexe sur la prévention des risques psychosociaux.

Règles sanitaires

Un examen médical est obligatoire pour certains travailleurs. Si vous embauchez des jeunes, des stagiaires ou une femme enceinte, la surveillance de la santé est obligatoire. Cette obligation s'applique également aux travailleurs qui manipulent des denrées alimentaires ou exercent des professions à risque. Par exemple, les travailleurs qui utilisent des treuils doivent subir un bilan de santé.

Conclusion

Lors d’un contrôle de l'inspection sociale, l'administration des salaires et du personnel est la première chose qu'un contrôleur demande. Tenez donc compte de toutes vos obligations dans ce domaine et des délais correspondants. Des processus efficaces et automatisés vous permettront d'avoir une administration sans faille.