3 tips voor loon- en personeelsadministratie

Neem je medewerkers in dienst, dan ben je wettelijk verplicht om een gepaste loon- en personeelsadministratie bij te houden. Zo kunnen overheden controleren of je je werknemers correct aangeeft en dat je de sociale verplichtingen naleeft. Hou daarbij rekening met deze 3 tips:

1. Breng terugkerende taken in kaart

Gebruik voor je administratie een checklist met maandelijkse taken. Duid voor elk van die taken een verantwoordelijke aan en houd je aan de timing. Zo verlies je niets uit het oog en bespaar je jezelf heel wat tijd en kopzorgen. Denk daarbij onder meer aan het bestellen van maaltijdcheques, de indexering van lonen, het verzenden van loonbrieven, je boekhoudkundige verplichtingen en DmfA-aangiftes.

Opgelet! Vergeet de jaarlijks terugkerende taken niet, zoals de verlofberekening in januari en de fiscale fiches in februari.

2. Automatiseer en optimaliseer

Op basis van je maandelijkse en jaarlijkse checklist zie je welke taken veel tijd vergen. Probeer die, waar mogelijk, te automatiseren. Enkele voorbeelden:

• manuele loonberekeningen kunnen gerust via Excel-sheets
• verlofaanvragen en tijdsregistratie kan via handige tools.

Tip: kom je nog handen te kort, overweeg dan een sociaal secretariaat.

Optimaliseer daarnaast je personeelsbeleid. Stel een infomapje samen voor alle nieuwe werknemers en verwerk daarin informatie over onder meer verlof- en ziekteregelingen, feestdagen, arbeidsvoorwaarden en opleidingen. Beter nog: zorg voor een digitale versie.

3. Hou je sociaal-juridische verplichtingen in het oog

Komt de sociale inspectie langs, dan is een goed voorbereide loon- en personeelsadministratie goud waard. Enkele tips:

Dimona-aangiftes

Dimona’s moet je ten laatste op de eerste werkdag van je medewerker indienen. Ben je 1 minuut te laat, dan beschouwt de RSZ dit als laattijdig.

Arbeidsovereenkomsten

Deze elementen moet je in elke arbeidsovereenkomst vermelden: arbeid, loon en gezag. Beperk de tekst tot het strikt noodzakelijk en respecteer de timing voor de ondertekening ervan. Bij contracten voor deeltijdse werknemers of studenten geef je wel de uurroosters, pro-rata-berekeningen en andere bijzonderheden aan. Daardoor vermijd je sociale conflicten.

Arbeidsreglement

Zorg ervoor dat je zowel jouw verplichtingen als die van je werknemers opneemt in het arbeidsreglement, en dat je de laatste regelgeving volgt. Vergeet daarbij de bijlage rond de preventie van psychosociale risico’s niet.

Gezondheidsregels

Voor bepaalde werknemers is een medisch onderzoek verplicht. Werf je jongeren, stagiairs of een zwanger vrouw aan, dan is een gezondheidstoezicht verplicht. Ook voor werknemers die voedingsmiddelen behandelen of risicoberoepen uitoefenen, geldt die verplichting. Zo moeten werknemers die met hijstoestellen werken zich aan een gezondheidscontrole onderwerpen.

Conclusie

Bij een sociale controle is je loon- en personeelsadministratie het eerste wat een auditeur opvraagt. Hou daarom rekening met alle verplichtingen op dit vlak en de bijbehorende timings. Efficiënte, geautomatiseerde processen hebben je alvast op weg naar een vlekkeloze administratie.