Les visites de l'inspection sociale : comment vous y préparer ?

Qu'il s'agisse d'un contrôle de routine annoncé ou d'une visite inattendue, l'inspection sociale est souvent source de stress. La solution ? Une bonne préparation vous évitera bien des soucis.

Qu'est-ce que l'inspection sociale ?

L'inspection sociale fait partie du SPF Sécurité sociale. Sa mission consiste à vérifier si les entreprises appliquent à la lettre la législation sociale. Le 1^er juillet 2017, l'inspection sociale et le service d'inspection de l'ONSS ont fusionné pour donner naissance à un organisme de contrôle unique au sein de l’ONSS. Cette fusion se traduit par une diminution des inspections redondantes, une spécialisation renforcée et une efficacité accrue. Outre l'inspection sociale existent également l'inspection technique (pour la sécurité au travail) et le contrôle de  l’ONEM (pour tous les aspects liés au chômage).

Quand l'inspection sociale vous rend-elle visite ?

La grande majorité des inspections sont des contrôles de routine annoncés. Vous aurez dans ce cas le temps de rassembler tous les documents nécessaires. Si l'inspection a lieu suite à une plainte émanant, par exemple, d'un collaborateur, d'un concurrent ou d'un résident local, l'inspection sociale viendra frapper à votre porte sans prévenir. Au total, près d'un quart des inspections sociales ne sont pas annoncées. C'est en particulier le cas dans des secteurs sensibles comme l'horeca et le bâtiment.

Conseil : en cas de contrôle inopiné, n'essayez pas d'en connaître la raison. Les inspecteurs sociaux sont tenus au secret professionnel.

Que pouvez-vous faire avant la visite ?

Conservez tous les documents sociaux dans un endroit clair et accessible. Les inspecteurs doivent pouvoir les consulter à tout moment, même lorsque vous n'êtes pas personnellement présent. Les inspecteurs sociaux examinent presque toujours les documents suivants :

Le règlement de travail

Même si vous n'avez qu'un seul collaborateur, le règlement de travail est une obligation légale. De plus, il doit être présent sur le lieu de travail. Cela permet à chacun de savoir clairement quels sont vos droits et obligations, et ceux de vos collaborateurs, au sein de votre entreprise.

Les contrats de travail

C'est surtout lorsque vous occupez des collaborateurs à temps partiel que ces documents sont importants. Les horaires sont toujours vérifiés et les horaires variables éventuels doivent être affichés à l'avance. Les vérificateurs veulent s'assurer que vous n'utilisez pas des travailleurs à temps partiel comme collaborateurs à temps plein. En savoir plus sur les contrats de travail.

Les salaires et avantages

Le compte annuel individuel de chaque collaborateur atteste du fait que vous lui payez le salaire minimum légal. Les inspecteurs vérifient également si les salaires et les classifications professionnelles correspondent toujours à la réalité et si vos collaborateurs bénéficient des avantages auxquels ils ont droit en vertu des CCT.

Les indemnités de défraiement

Vous devez prouver que les frais que vous remboursez à vos collaborateurs étaient nécessaires pour effectuer leur travail. Vous utiliserez pour ce faire des tickets de stationnement, des tickets de caisse ou des factures.

Les avantages de toute nature

Si vos collaborateurs disposent d'une voiture, d'un téléphone ou d'un ordinateur portable qu'ils utilisent également à titre privé, l'inspecteur vérifie si vous payez des impôts et des cotisations ONSS sur ces avantages. À ne pas oublier non plus, la cotisation CO₂ pour les voitures. S'il s’agit uniquement d'avantages professionnels, assurez-vous d'avoir des preuves écrites des accords pratiques passés avec vos collaborateurs.

Conclusion

Lors d'un contrôle, tout le monde est obligé de coopérer, vous et vos collaborateurs. Jouez donc la carte de la sécurité en vérifiant régulièrement si tous vos documents sociaux sont en ordre. Vous éviterez ainsi les sanctions qui peuvent être très lourdes.