De sociale inspectie op bezoek: hoe bereid je je voor?

Of het nu een aangekondigde routinecontrole is of een onverwacht bezoek, de sociale inspectie zorgt vaak voor stress. Dat hoeft niet zo te zijn: een goede voorbereiding is goud waard.

Wat is de sociale inspectie?

De sociale inspectie is een onderdeel van de FOD Sociale Zekerheid en gaat na of bedrijven de sociale wetgeving correct toepassen. Sinds 1 juli 2017 vormen de sociale inspectie en de inspectiedienst van de RSZ samen een controleorgaan onder de RSZ. Die samensmelting zorgt minder overlappende controles, meer specialisatie en een hogere efficiëntie. Naast de sociale inspectie zijn er ook nog de technische inspectie (arbeidsveiligheid) en de RVA-controle (alles in verband met werkloosheid).

Wanneer komt de sociale inspectie langs?

Het overgrote deel van de inspecties zijn aangekondigde routinecontroles. Je hebt dan nog even de tijd om alle nodige documenten te verzamelen. Is de controle het gevolg van een klacht van bijvoorbeeld een medewerker, concurrent of buurtbewoner, dan staat de sociale inspectie vaak onverwacht aan de deur. Zo is in totaal bijna een kwart van alle sociale controles onaangekondigd. Dat gebeurt vooral in gevoelige sectoren, zoals de horeca en de bouw.

Tip: probeer bij een onverwachte sociale controle niet te vissen naar de reden ervan. De sociale inspecteurs zijn gebonden aan het beroepsgeheim.

Wat kan je doen vóór het bezoek?

Bewaar alle sociale documenten op een duidelijke en toegankelijke plaats. De controleurs moeten die op elk moment kunnen inkijken, ook als je er zelf niet bent. Deze documenten kijken de sociale inspecteurs bijna altijd in:

Het arbeidsreglement

Zelfs al heb je maar 1 medewerker, een arbeidsreglement is een wettelijke verplichting. Meer nog, het moet op de werkvloer aanwezig zijn. Zo is voor iedereen duidelijk welke rechten en plichten jij en je medewerkers hebben binnen je onderneming.

Arbeidsovereenkomsten

Zeker wanneer je deeltijdse medewerkers hebt, is dit een belangrijk onderdeel. De uurroosters worden steevast gecontroleerd en eventuele variabele uurroosters moeten vooraf uithangen. De controleurs willen immers nagaan of je geen deeltijdse werkkrachten als voltijdse medewerkers gebruikt. Meer over de arbeidsovereenkomsten.

Loon en voordelen

De individuele jaarrekeningen van elke medewerker tonen aan of je het wettelijk bepaald minimumloon uitbetaalt. Daarnaast checken de inspecteurs of de lonen en beroepsclassificaties nog overeenstemmen met de realiteit, en gaan ze na of je medewerkers genieten van de voordelen waarop ze volgens de cao’s recht op hebben.

Onkostenvergoedingen

Je moet hiermee bewijzen dat de kosten die je aan je medewerkers terugbetaalt noodzakelijk waren om hun job uit te oefenen. Dat doe je aan de hand van parkeerbonnen, kastickets of facturen.

Voordelen van alle aard

Hebben je medewerkers een wagen, telefoon of laptop die ze ook privé gebruiken, dan controleert de inspecteur of je daarop belastingen en RSZ betaalt. Voor wagens komt daar nog een CO₂-bijdrage bij. Gaat het enkel om professionele voordelen? Zorg dan voor een ondertekend bewijs van praktische afspraken met je medewerkers.

Conclusie

Tijdens een controle is iedereen verplicht om mee te werken, zowel jij als je medewerkers. Kies daarom het zekere voor het onzekere en ga geregeld na of alle sociale documenten in orde zijn. Zo vermijd je sancties die hoog kunnen oplopen.