Licenciement d'un collaborateur : la procédure à suivre

Aucun employeur n'aime licencier des collaborateurs. C'est pourtant parfois la seule issue. Le cas échéant, il est important que tout soit fait selon les règles afin que la séparation se passe dans les meilleures conditions. Cette liste de contrôle vous servira de guide.

L'entretien de licenciement : clair mais humain

Ne reportez pas l'entretien. Choisissez un endroit neutre où vous pouvez parler en tête-à-tête avec le collaborateur. Prenez le taureau par les cornes et exprimez clairement votre intention dès le début. Restez calme et faites preuve de compréhension si le collaborateur réagit de façon émotive. Évitez de discuter des raisons du licenciement, car les dés sont déjà jetés. Ne prolongez pas inutilement l'entretien : une demi-heure suffit.

Déterminer la durée du préavis

La durée du préavis est le nombre de semaines entre le licenciement formel et la fin du contrat de travail. Le critère est l'ancienneté de votre collaborateur le jour où débute le préavis. La durée du contrat de travail (déterminée ou indéterminée) et la date de début d'emploi ont également un impact. Votre secrétariat social calculera pour vous le délai de préavis.

Préavis ou non ?

Vous pouvez laisser partir votre collaborateur immédiatement. Dans ce cas, vous devrez lui verser une indemnité de licenciement. Bien qu'une indemnité semble souvent être la solution la plus onéreuse, ce n'est pas toujours le cas. En effet, la motivation et la productivité du collaborateur licencié sont probablement en baisse. De plus, le préavis est prolongé si le collaborateur tombe malade ou prend des vacances. Enfin, le collaborateur peut s'absenter chaque semaine pendant 1 journée complète ou 2 demi-journées pour chercher un nouvel emploi.

Envoyer la lettre de licenciement

Vous devez notifier un licenciement par écrit et envoyer le courrier par recommandé. La lettre de licenciement doit reprendre la durée du préavis et la date de début du préavis. De plus, elle doit être rédigée dans la langue de la région où votre siège social est établi. Dans le cas contraire, vous risquez de devoir payer une indemnité de rupture importante.
Envoyez la lettre de licenciement le plus tôt possible après l'entretien de licenciement et idéalement durant la première moitié de la semaine. Le préavis commence toujours à courir le lundi suivant la semaine pendant laquelle le licenciement a été notifié.

S'acquitter des obligations supplémentaires

La procédure ne se termine pas une fois la lettre de licenciement envoyée. Vous devez effectuer un certain nombre de tâches supplémentaires dont les plus courantes sont :

• payez votre collaborateur correctement. Par exemple, il a droit à un pécule de vacances et à une prime de fin d'année. De plus, vous devez lui verser une indemnité de licenciement si vous décidez de ne pas lui faire prester de préavis. 

• remettez à votre collaborateur les documents nécessaires : 

  • l'attestation de chômage (C4)
  • la fiche fiscale 281.10
  • le compte individuel de l'année en cours
  • le règlement des derniers paiements
  • l'attestation de vacances (uniquement pour les employés)
  • le collaborateur peut également demander un certificat de travail, sur lequel vous indiquerez les dates de début et de fin du contrat de travail, et la description de la fonction.

• Si le collaborateur avait un contrat à durée indéterminée, il peut exiger par lettre recommandée que vous motiviez le licenciement par écrit, jusqu'à 2 mois après l'expiration du contrat de travail ou du préavis. Vous avez 2 mois pour répondre. Dans certains cas exceptionnels (tels que le licenciement pour motif grave ou le licenciement collectif), vous n'êtes pas tenu de motiver le licenciement par écrit.

• Sous certaines conditions, vous devez proposer un accompagnement en reclassement. Un prestataire spécialisé accompagnera votre ancien collaborateur dans sa recherche d'emploi. Plus d'infos sur le site d'Actiris.

Conclusion : consulter un spécialiste

La procédure de licenciement comporte de nombreuses exceptions et des petits caractères. Assurez-vous donc d'agir en conséquence lorsque vous licenciez un collaborateur et faites appel à un expert (votre secrétariat social, par exemple). Vous éviterez ainsi de négliger certaines règles et d'encourir des sanctions financières.