Een medewerker ontslaan: dit is de procedure

Geen enkele werkgever haalt plezier uit medewerkers ontslaan. Toch is het soms de enige uitweg. In dat geval is het belangrijk dat je alles volgens het boekje verloopt. Zo kan het afscheid sereen verlopen. Deze checklist schenkt klare wijn.

1. Het ontslaggesprek: duidelijk maar menselijk

Schuif het gesprek niet op de lange baan. Kies een neutrale plaats waar je onder 4 ogen met de medewerker kan spreken. Vat de koe bij de horens en maak je intentie van in het begin duidelijk. Blijf daarbij kalm en toon begrip als de werknemer emotioneel reageert. Vermijd wel discussie over de redenen van het ontslag, de teerling is immers al geworpen. Rek het gesprek niet nodeloos: een halfuur volstaat. 

2. Bepaal de opzegtermijn

De opzegtermijn is het aantal weken tussen het formele ontslag en het einde van de arbeidsovereenkomst. Als maatstaf geldt de anciënniteit van je medewerker op de dag dat de opzegtermijn van start gaat. Ook de duur van de arbeidsovereenkomst (bepaald of onbepaald) en de datum van indiensttreding hebben een impact. Je sociaal secretariaat berekent voor jou de opzegtermijn. 

Opzegtermijn of niet?

Je kan je medewerker meteen laten vertrekken. Dan moet je wel een ontslagvergoeding betalen. Hoewel een vergoeding vaak het duurste lijkt, is dat niet altijd het geval. De motivatie en de productiviteit van de ontslagen medewerker staat immers wellicht op een laag pitje. Daarnaast wordt de opzegtermijn verlengd als de medewerker ziek valt of vakantie neemt. Tot slot mag de werknemer wekelijks 1 volledige dag of 2 halve dagen afwezig zijn om een nieuwe job te zoeken.

3. Verstuur de ontslagbrief

Elk ontslag moet je op papier zetten, waarna je de brief aangetekend verstuurd. In het document vermeld je de opzegtermijn en de startdatum. Daarnaast moet de brief opgesteld zijn in de taal van de regio waar je hoofdzetel gevestigd is. Doe je dat niet, dan riskeer je een fikse verbrekingsvergoeding.

Verstuur de ontslagbrief zo snel mogelijk na het ontslaggesprek, en idealiter in de eerste helft van de week. De opzegtermijn begint namelijk altijd op de eerstvolgende maandag nadat de medewerker de aangetekende brief heeft ontvangen.

4. Vervul de extra verplichtingen

Na het versturen van de ontslagbrief is de procedure nog niet ten einde. Meer wel dan niet moet je nog een aantal bijkomende taken uitvoeren. Dit zijn de meest voorkomende:

• Betaal je medewerker correct uit. Zo heeft hij of zij recht op vakantiegeld en een eindejaarspremie. Daar komt ook een ontslagvergoeding bij als je ervoor kiest om de opzegtermijn te laten vallen.

• Bezorg je medewerker de nodige documenten:

  • het werkloosheidsbewijs (C4)
  • de fiscale fiche 281.10
  • de individuele rekening van het lopende jaar
  • de afrekening van de laatste betalingen
  • het vakantieattest (enkel voor bedienden)
  • de werknemer kan ook een arbeidsbewijs aanvragen, waarop je de begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst en de jobomschrijving vermeldt.

• Had de werknemer een contract van onbepaalde duur, dan mag hij of zij via een aangetekende brief eisen dat je het ontslag schriftelijk motiveert, en dat tot 2 maanden na afloop van de arbeidsovereenkomst of opzegtermijn. Vervolgens heb jij 2 maanden de tijd om te antwoorden. In enkele uitzonderingen (zoals ontslag om dringende redenen of collectief ontslag) moet je het ontslag niet schriftelijk motiveren.

• Onder bepaalde voorwaarden moet je outplacementbegeleiding aanbieden. Daarbij helpt een gespecialiseerde dienstverlener je ex-werknemer in zijn of haar zoektocht naar een nieuwe job. Meer info vind je op de website van Actiris.