Recrutement de collaborateurs : formalités et obligations

Votre entreprise tourne à plein régime et vous avez besoin de renforts ? Le moment est donc venu d'embaucher un collaborateur. Une étape qui aura des conséquences non seulement sur le plan financier mais aussi d'un point de vue pratique. Voici une vue d'ensemble.

Aspects financiers

1. Le salaire (brut)

Le coût le plus élevé lors de l'embauche d'un collaborateur est sans aucun doute le salaire. Vous pouvez en fixer librement le montant, mais vous devez tenir compte des conventions collectives de travail (CCT). Si votre secteur est couvert par une CCT, vous devez payer au moins le salaire minimum que prévoit cette convention. Le salaire sera clairement indiqué dans le contrat de travail.[

2. La cotisation sociale patronale

En plus du salaire du collaborateur, vous devez aussi payer, en tant qu'employeur, une cotisation à la sécurité sociale. Ce montant s'élève à 25 % du salaire brut, à quelques exceptions près. Par exemple, vous payez moins de cotisations patronales si vous embauchez un demandeur d'emploi de longue durée ou un travailleur plus âgé. Vous bénéficierez également d'une réduction substantielle pour un premier engagement.

3. Primes et subsides

En tant qu'employeur, non seulement vous bénéficiez d'une réduction, mais vous avez également droit, sous certaines conditions, à des primes et à des subsides dont les principaux sont :

• l'allocation activa.brussels : vous bénéficiez d'un maximum de 15.900 euros, répartis sur 30 mois. Si vous embauchez un salarié dont la capacité de travail est réduite, cette allocation s'élève à 23.400 euros.
• l’incitant à la formation d’activa.brussels : votre nouveau collaborateur suit une formation ? En tant qu'employeur, vous recevez un maximum de 5.000 euros pour payer cette formation.

Obligations administratives

Lorsque vous engagez un collaborateur, vous devez également respecter un certain nombre de formalités :

1. Obligations découlant de la législation sociale

D'abord et avant tout, la législation sociale impose 3 tâches aux employeurs. Vous pouvez vous en acquitter vous-même ou faire appel à un secrétariat social.

• Vous déclarez à l'Office national de Sécurité sociale (ONSS) votre intention de devenir bientôt un employeur. Vous pouvez le faire en ligne au moyen de l'application Identification Employeur.
• Vous déposez auprès de l'ONSS une déclaration d'emploi, également appelée déclaration Dimona. 
  Cette déclaration se fait en ligne.  
• Tous les trois mois, vous soumettez une déclaration multifonctionnelle trimestrielle (DmfA). Elle reprend les données de salaire et de temps de travail relatives à votre ou vos travailleurs.

2. Autres obligations

En plus des obligations en matière de sécurité sociale, vous devez également :

• établir un contrat de travail et un règlement de travail.
• souscrire une assurance accidents du travail. Dans le cas contraire, vous êtes automatiquement affilié à Fedris, l'Agence fédérale des risques professionnels.
• introduire une demande d'affiliation (gratuite) auprès d'une caisse d'allocations familiales dans les 90 jours suivant le recrutement. Cette obligation s'applique également si votre collaborateur n'a pas d'enfants. Si vous ne choisissez pas une caisse, vous êtes automatiquement affilié à l’Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés (Famifed). Dans certains secteurs, vous êtes libre de choisir une caisse d'allocations familiales. Nous songeons, par exemple, ici au secteur portuaire et aux services publics locaux et régionaux.
• vous affilier à un service externe de prévention et de protection au travail. Ce service veille à la santé mentale et physique de vos travailleurs. Vous trouverez ici un aperçu des différents services externes de prévention et de protection au travail.

3. Obligation supplémentaire pour les travailleurs

Conclusion

Le recrutement d'un collaborateur a des conséquences financières et entraîne certaines obligations administratives. Veillez donc à bien vous informer avant d'embaucher un travailleur.