Medewerkers aanwerven: formaliteiten en verplichtingen

Draait je zaak op volle toeren en kan je versterking gebruiken? Dan kan je een medewerker in dienst nemen. Die aanwerving heeft niet alleen financiële, maar ook veel praktische gevolgen. Een overzicht.

Het financiële plaatje

1. Het (bruto)loon

De grootste kost bij de aanwerving van een medewerker is ongetwijfeld het loon. Dat kan je vrij kiezen, al moet je wel rekening houden met collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). Geldt er voor jouw sector een cao, dat moet je minstens het minimumloon uitbetalen dat in die overeenkomst werd vastgelegd. Het loon vermeld je duidelijk in de arbeidsovereenkomst. 

2. De sociale werkgeversbijdrage

Naast het loon van de medewerker, moet je als werkgever ook een bijdrage betalen aan de sociale zekerheid. Die som bedraagt 25% van het brutoloon, al zijn er wel enkele uitzonderingen. Zo betaal je minder werkgeversbijdragen als je een langdurige werkzoekende of een oudere medewerker aanneemt. Ook voor een eerste aanwerving krijg je een fikse korting.

3. Premies en subsidies

Als werkgever krijg niet alleen korting, je komt onder bepaalde voorwaarden ook in aan aanmerking voor premies en subsidies. Dit zijn de belangrijkste:

• de toelage activa.brussels: je krijgt maximaal 15.900 euro, gespreid over 30 maanden. Neem je een medewerker in dienst met een beperkte arbeidsgeschiktheid, stijgt die som naar 23.400 euro.
• de aanmoedigingspremie voor een opleiding van activa.brussels: volgt je nieuwe medewerker een opleiding? Dan krijg je als werkgever van maximaal 5.000 euro om die opleiding te bekostigen.

De administratieve verplichtingen

Medewerkers hebben brengt ook een aantal formaliteiten mee:

1. Verplichtingen volgens de sociale wetgeving

Om te beginnen legt de sociale wetgeving werkgevers 3 taken op. Die voer je zelf uit of je doet een beroep op een sociaal secretariaat. 

• Je meldt aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat je binnenkort werkgever wordt. Dat kan online via de toepassing Werkgeveridentificatie.
• Je doet een aangifte van tewerkstelling – ook wel de Dimona-aangifte genoemd – bij de RSZ. Ook dat kan makkelijk digitaal.
• Je dient driemaandelijks een multifunctionele kwartaalaangifte – kortweg DmfA – in. Die bevat het loon en de prestaties van je medewerker(s).

2. Andere verplichtingen

Naast de verplichtingen voor de sociale zekerheid moet je ook:

• een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement opmaken
• een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. Doe je dat niet, dan sluit je automatisch aan bij Fedris, het federaal agentschap voor beroepsrisico's.
• een (gratis) aansluiting aanvragen bij een kinderbijslagfonds, en dat binnen 90 dagen na de aanwerving. Die verplichting geldt ook als je medewerker geen kinderen heeft. Kies je geen fonds, dan sluit je automatisch aan bij de Rijksdienst voor Kinderbijslagen van Werknemers (RKW). Bij enkele sectoren heb je geen vrije keuze. Denk bijvoorbeeld aan havenarbeid en de plaatselijke en gewestelijke overheidsdiensten.
•  je aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Die waakt over de mentale en fysieke gezondheid van je medewerkers. Hier vind je een overzicht van de verschillende externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.

 3. Bijkomende verplichting voor arbeiders

Conclusie

Een medewerker aanwerven brengt zowel financiële gevolgen met zich mee, er komen ook enkele administratieve verplichtingen bij kijken. Informeer je dus grondig voor je een werknemer in dienst neemt.