Hoe ziet je boekhouding als starter eruit?

Je eigen baas zijn, dat houdt ook nieuwe verantwoordelijkheden in. Zoals een boekhouding voeren. Vele ondernemers laten deze wettelijke verplichting over aan financiële experts. Bespaar je liever op boekhouders en accountants, dan kan je ook alles zelf bijhouden. Je eerste vraag is in dat geval: moet ik een enkelvoudige of dubbele boekhouding voeren?

Enkelvoudige boekhouding

Meer dan de helft van de startende ondernemers kiest voor een eenmanszaak. Voor hen volstaat alvast een enkelvoudige boekhouding indien de totale jaaromzet niet meer dan 500.000 euro (incl. btw) bedraagt. Diezelfde regel geldt ook voor vennootschapen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen.

Wat houdt een enkelvoudige boekhouding in?

Samengevat houd je een overzicht van alle inkomsten en uitgaven bij:

• Een verkoopdagboek: een chronologisch overzicht van je facturen aan klanten, met opeenvolgende factuurnummers.
• Een aankoopdagboek: een overzicht van je leveranciersfacturen en andere uitgaven in functie van je zaak.
• Een financieel dagboek: een kasboek (voor alle uitgaven en ontvangsten in geld) en een bankboek (voor alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening).
• Een inventarisboek: een beschrijving en waardering van je voorraad.

Voor- en nadelen

De zogeheten vereenvoudigde boekhouding is een tegemoetkoming van de overheid aan kleine ondernemers. Je hoeft enkel je inkomsten en uitgaven bij te houden. Niets meer, niets minder. Daardoor is het gemakkelijker om zelf je boekhouding te doen en verlies je minder tijd.

Omwille van de beperkte vereisten voor een enkelvoudige boekhouding, heeft ze weinig diepgang. Je verliest met andere woorden een kans om van je financiële gegevens een beleidsinstrument te maken. Ook bij een eventuele fiscale controle schiet een enkelvoudige boekhouding te kort omdat ze geen bewijskracht heeft. Hoewel het geen verplichting is, kiezen sommige kleine ondernemers daarom voor een dubbele boekhouding.

Dubbele boekhouding

Eenmanszaken, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen met een jaaromzet van meer dan 500.000 euro moeten een dubbele boekhouding bijhouden. Ook alle andere vennootschappen (nv, bvba, cvba enz.) – ongeacht de grootte van hun omzet – hebben dezelfde wettelijke verplichting.

Wat houdt een dubbele boekhouding in?

Een dubbele boekhouding wordt vaak een volledige boekhouding genoemd. Dat is omdat je naast de dagboeken van je onderneming ook een grootboek moet opstellen. Daarin bewijs je alle aan- en verkopen aan de hand van betalingen of ontvangsten. Vandaar de term ‘dubbel boekhouden’.

Het grootboek heeft een debetzijde en een creditzijde. Beiden houden elkaar in evenwicht.

Een voorbeeld:
Je verkoopt een fiets voor 500 euro (= verkooptransactie). Iemand is je dus 500 euro verschuldigd. Dat bedrag schrijf je op aan de creditzijde. Zodra de koper je betaalt – contant of via een bankoverschrijving – zet je de nieuwe transactie tegenover de eerdere verkoopregistratie. Dat doe je deze keer aan de debetzijde. Beide transacties hebben dezelfde omschrijving. Zo is duidelijk dat beide bedragen bij elkaar horen.

Bijkomende verplichte documenten voor een dubbele boekhouding zijn de inventaris en de jaarrekening.

Voor- en nadelen

Een dubbele boekhouding geeft je een gedetailleerd beeld van de financiële gezondheid van je zaak. Het laat je bovendien toe boekjaren met elkaar vergelijken, waardoor het een handig beleidsinstrument wordt. Zeker starters doen er zo hun voordeel mee.

Een dubbele boekhouding is in theorie veel meer werk, maar met een eenvoudig softwarepakket voor dubbel boekhouden, beperk je die extra tijd tot een minimum. Wel moet je voor elk boekjaar een jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank (NBB). Iedereen die ernaar vraagt, kan ze daarna inkijken. Het is dus een openbaar document.

Btw: aanrekenen of niet?

De meeste zelfstandigen, zowel in hoofd- als bijberoep, moeten btw aanrekenen op hun facturen. Elke drie maanden – of maandelijks als je jaaromzet groter is dan 2,5 miljoen euro – ben je bovendien verplicht om een btw-aangifte in te dienen.

Goed om weten: sommige eenmanszaken of vennootschappen komen in aanmerking voor een btw-vrijstelling. Je goederen of diensten worden zo een stuk goedkoper en je bent vrijgesteld van btw-aangiftes. Let op: deze regeling is optioneel.

Conclusie

Een correcte boekhouding is essentieel voor je onderneming. Je krijgt niet alleen een financieel overzicht van je eigen bedrijfsvoering, maar ze vormt ook de basis voor:

• deel 2 van de jaarlijkse aangifte van de personenbelasting.
• de jaarlijkse klantenlisting (opgelet: vrijstelling voor kleine ondernemingen mits voorwaarden)
• de btw-kwartaalaangifte.