Digitaal factureren wordt verplicht: ben jij er klaar voor?

Elektronische facturatie, ook wel e-facturatie of e-invoicing genoemd, wint wereldwijd aan belang. Grote bedrijven gebruiken het al jaren, en sinds 1 maart 2024 is het verplicht voor bedrijven die zakendoen met de overheid voor opdrachten (‘B2G’ of ‘business-to-government’) vanaf 3.000 euro exclusief btw.

De Belgische overheid voert e-facturatie in fases in en in 2026 wordt het verplicht voor alle B2B-transacties.

Maar laten we beginnen bij het begin…

Wat is een e-factuur ?

In de btw-wetgeving zijn er twee soorten elektronische facturen erkend met dezelfde juridische waarde als een papieren factuur:

• de ’gewone‘ elektronische factuur. Dat is bijvoorbeeld een factuur in excel, word of pdf-formaat waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover de verplichte gegevens erop vermeld zijn.
• de gestructureerde elektronische factuur die geheel volautomatisch afgehandeld kan worden door computersystemen, boekhoudsoftware en andere zakelijke toepassingen. Dit type factuur wordt vanaf 2026 verplicht.

Waarom overstappen naar e-facturatie?

E-facturatie is veiliger, sneller en betrouwbaarder. Het vermindert de kans op fouten en verlaagt de kosten voor verwerking aanzienlijk. Studies tonen aan dat bedrijven tot 9 euro per factuur kunnen besparen. De overheid schat dat bedrijven en overheden samen jaarlijks 1,8 miljard euro kunnen besparen op administratieve kosten (Bron Unizo).

Tijdslijn voor de invoering

• 2024 was het jaar waarin bedrijven werden aangemoedigd om vrijwillig de overstap te maken.
• Het jaar 2025 is aangemerkt als de intensieve voorbereidingsfase, waarin bedrijven concrete stappen dienen te zetten richting implementatie. Deze gefaseerde aanpak biedt iedereen voldoende tijd om zich aan te passen aan de nieuwe realiteit. Facturen in excel/word/pdf zijn in alle situaties nog wettelijk tot en met 31 december 2025, mits de uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de ontvanger van de factuur.
• Vanaf 1 januari 2026 vervalt deze voorwaarde en wordt zowel de verzending als de ontvangst van een elektronische factuur een verplichting voor B2B-transacties.
• Vanaf 2030 zal die verplichting ook gelden bij facturering tussen Europese lidstaten.

Zijn er uitzonderingen?

• Voor wie een winkel, café of kleinhandelszaak heeft en voornamelijk verkoopt aan particulieren verandert er niet veel. De verplichting tot e-facturatie geldt immers niet voor B2C-verkoop. 
  Opgelet: deze ondernemingen moeten wel binnenkomende e-facturen kunnen ontvangen van hun leveranciers, aangezien dit B2B-transacties zijn! Je moet dus wel degelijk je systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026 !
• Micro-ondernemingen met een jaaromzet van minder dan €25.000 en een beperkt aantal facturen kunnen mogelijk worden vrijgesteld van de verplichting (artikel 44 van het Btw-Wetboek).
• Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. Raadpleeg de Kruispuntbank Ondernemingen (rubriek hoedanigheden) om na te gaan of de andere partij btw-plichtig is.

Voor internationale handel gelden specifieke regels.

Peppol: één standaard, één netwerk

Om bedrijven een uniforme oplossing aan te bieden, werd Peppol opgestart door de Europese Commissie en een consortium van lidstaten. Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement On-Line” en is in feite een internationaal, gestandaardiseerd en sterk beveiligd netwerk om facturen en andere zakelijke documenten uit te wisselen tussen verschillende systemen en organisaties.

Elk bedrijf dat e-facturatie dient in te voeren, moet zich eerst registreren op Peppol. Je registratie telt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen en te verzenden. Als je bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kan je ook facturen ontvangen en verzenden naar ondernemingen buiten België die op dit netwerk zijn aangesloten.

De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde serviceproviders (access points). Je kan het in zekere zin vergelijken met een telecom-netwerk. Door Peppol verplicht te maken voor de volledige B2B-sector, hoopt de overheid om phishing, gegevensdiefstal en btw-fraude die veel couranter zijn bij e-mail verkeer, tegen te gaan. Peppol zal bovendien nog evolueren, want binnen de komende 10 jaar zullen naar verwachting alle elektronische facturen onmiddellijk worden doorgegeven aan de belastingdienst.

Meer dan 70% van de grote ondernemingen in België is al aangesloten op Peppol, en bij kmo’s bedraagt de adoptiegraad momenteel 35%. Toch blijkt uit onderzoek dat veel bedrijven nog onvoldoende op de hoogte zijn van de nieuwe regelgeving.

Overgangsperiode

Om bedrijven te ondersteunen tijdens de overgangsperiode, bieden overheden een gratis systeem aan waarin klassieke facturen manueel kunnen worden ingevoerd en handmatig omgezet naar e-facturen.  Dit is echter maar een noodoplossing voor sporadisch gebruik tijdens de overgangsperiode:

• Mercurius te vinden op: Mercurius (belgium.be) – enkel voor facturen van Belgische ondernemingen naar de verschillende overheden  
• Hermes te vinden op: Hermes (hermes-belgium.be) – enkel B2B

Ondernemingen kunnen Mercurius zelf en helemaal gratis gebruiken. Van Hermes maak je gebruik via je dienstverlener.

Maar beter is om de overstap systematisch aan te pakken en meteen contact op te nemen met je boekhouder of je softwareleverancier van het boekhoudpakket (zie hieronder).

Hoe implementeer je e-facturatie?

Starten met e-facturatie vereist een goede voorbereiding. Sowieso heb je altijd het KBO-nummer van de ontvanger nodig. Daarnaast is het formaat en de structuur van de e-factuur standaard, dus daar kan je niets aan wijzigen. Zonder de vereiste gegevens kan je trouwens gewoonweg géén e-factuur opmaken.

Begin ruim op voorhand met je voorbereiding want in sommige gevallen zal je ook nieuwe software moeten aanschaffen !

Een overzicht van aandachtspunten :

Gebruik je een ERP-systeem?

• Controleer of jouw ERP-systeem geschikt is voor e-facturatie en nog steeds aansluit bij de behoeften van je bedrijf.
• Zoek een gecertificeerd Peppol Access Point. Dit is een serviceprovider (vergelijkbaar met een netwerkprovider) die zorgt voor de koppeling tussen je ERP-systeem en het Peppol-netwerk.

Opgelet

• Actief in België? Kies bij voorkeur een Belgische serviceprovider. Deze hebben kennis van de lokale regelgeving en BTW-wetgeving en bieden oplossingen afgestemd op de Belgische context.
• Internationaal actief? Ga voor een serviceprovider met een sterke internationale dekking die voldoet aan de e-facturatieregels in de landen waar je actief bent en compliant is met lokale én internationale regelgeving.
• Houd er rekening mee dat sommige ERP-systemen en facturatiepakketten al een ingebouwd Peppol Access Point hebben, terwijl andere dit niet hebben. Neem bovenstaande aandachtspunten altijd mee in je keuze.

Gebruik je een facturatiepakket?

• Ga na of je huidig boekhoudpakket e-facturatie ondersteunt. Als het pakket dit ondersteunt, dan kan je de stappen volgen die de leverancier levert om over te schakelen op e-facturatie. Zo niet, overweeg dan een ander facturatiepakket.

Heb je nog geen digitale oplossing?

• Maak je je facturen nog in Word of Excel? De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Zorg wel dat je eerst een analyse maakt van je behoeften : wil je ook andere processen, naast het facturatieproces, betrekken? Denk bijvoorbeeld aan het offerteproces, boekingsvoorstellen, betalingsproces, verzending van aanmaningen, … Het resultaat van die oefening zal bepalen wat voor jou een geschikte toepassing is.

Neem contact op met je boekhoudkantoor en kijk in welke mate je gebruik kunt maken van hun boekhoudsoftware voor e-facturatie en over welke functionaliteiten het beschikt. Daarbij is het echt belangrijk om na te gaan dat de applicatie zowel kan ontvangen als verzenden.

Ondersteuningsmaatregelen

De Belgische overheid heeft een uitgebreid ondersteuningspakket samengesteld om de transitie naar e-facturatie te vergemakkelijken.

Op federaal vlak zijn er twee ondersteunende gunstmaatregelen voorzien voor kmo's en zelfstandigen:

• Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de voor digitale investeringen tot 20 %.
• De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost. De meerprijs die je omwille van e-facturatie betaalt, moet wel afzonderlijk op de factuur vermeld worden.
• Brusselse bedrijven kunnen ook beroep doen op de digitaliseringspremie van Brussel Economie en Tewerkstelling. Deze premie dekt ondermeer de digitalisering van de interne processen van het bedrijf, waaronder e-facturatie valt.

Tip: Btw- en kostenaftrek

Vanaf 1 januari 2026 kan je u als zelfstandige btw alleen aftrekken op basis van gestructureerde elektronische facturen die aan alle wettelijke vereisten voldoen (artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992).

Kosten op privéfacturen, zoals energie- en waterrekeningen, kunnen echter nog steeds worden ingebracht op basis van papieren of niet-gestructureerde elektronische facturen. Die facturen vallen namelijk buiten de nieuwe verplichting tot uitreiking en ontvangst van gestructureerde elektronische facturen.

Mogelijke sancties

Weiger je vanaf 1 januari 2026 met gestructureerde elektronische facturen te werken in je B2B-relaties, dan zal de belastingdienst oordelen dat er geen factuur is uitgereikt, wat kan leiden tot een fiscale boete. Daarnaast kan de ontvanger van de factuur de btw die hij betaalt niet recupereren. Enkel de btw op een ‘conforme’ factuur (dat is een factuur die zowel qua vorm als qua inhoud aan alle wettelijke verplichtingen voldoet) is immers aftrekbaar. Als jij en je klanten met andere woorden in de toekomst nog de betaalde btw willen kunnen recupereren, heb je geen andere keuze dan over te stappen naar elektronische facturatie.

Meer weten?

• De FOD Financiën wijdt specifieke pagina’s op zijn website aan e-facturatie. Voor algemene vragen kan je een e-mail sturen naar e-invoicing@minfin.fed.be
• De Fod Financien, FOD Economie en FOD BOSA hebben een specifiek portaal ontwikkeld over e-facturatie: https://efactuur.belgium.be/ .Daar vind je ondermeer concrete uitleg over de aanpak, alsook een lijst van conforme softwareoplossingen
• Intersectorale en sectorale ondernemersorganisaties zoals UNIZO, VBO en Agoria bieden hun leden specifieke ondersteuning via seminars, advies, tools, templates, …