Internationale facturen: de 5 frequentste betalingsmodaliteiten

Exporteren houdt tal van mogelijke voordelen in: van risicospreiding over groeikansen tot meer visibiliteit. Je eerste internationale contract afsluiten is dan ook een heuglijke gebeurtenis. Maar of je ook daadwerkelijk succes boekt over de grenzen, hangt sterk samen met de contractvoorwaarden die je hanteert. Denk aan de beëindigingsvoorwaarden, logistieke afspraken, het toepasselijk recht en de betalingsmodaliteiten. Zeker dat laatste is van cruciaal belang, want je wil uiteraard dat je klanten je tijdig en correct betalen.

We ordenen de 5 frequentste betalingsmodaliteiten bij internationale overeenkomsten volgens ‘betalingszekerheid’. Waarom? Een klant of partner die je nog maar net kent, geniet nog niet het vertrouwen van een jarenlange handelsrelatie. Je kiest in dat geval dus het beste voor een van de meer zekere opties.

Voorafbetalingen

Hoe zorg je als onderneming voor betalingszekerheid als je producten lang onderweg zijn en je klanten ver weg zitten? Het simpele antwoord: eerst laten betalen, dan pas verzenden. Dit is echter een risicovolle tactiek. De koper heeft immers zo goed als geen garantie dat je hij je producten ook tijdig en in zijn totaliteit zal ontvangen. Biedt een van je concurrenten betere voorwaarden aan, dan is de kans reëel dat je hierdoor een deal misloopt. Toch zijn voorafbetalingen frequenter dan je op het eerste gezicht zou vermoeden. Zeker in verafgelegen landen met een minder ontwikkeld en betrouwbaar banksysteem zien veel klanten geen graten in voorafbetalingen. Binnen de EU daarentegen zijn voorafbetalingen eerder uitzondering dan regel.

Documentair krediet

Deze betalingsmodaliteit staat in veel landen gekend als ‘Letter of Credit’ of L/C. De centrale gedachte: de bank van de importeur of koper engageert zich om de bank van de exporteur of verkoper te betalen. De voorwaarde is evenwel dat alle exportdocumenten, zoals facturen, oorsprongscertificaten en transportdocumenten, in orde zijn. Op die manier ben jij zeker van betaling en hoeft je klant pas te betalen als ook hij zekerheid heeft, een win-win.

Toch moeten we hier meteen een kanttekening bij plaatsen: werken met documentaire kredieten is een complex en tijdrovend proces. Daarbij komt heel wat administratie kijken. En exporteer je naar de buurlanden, dan zijn je producten sneller ter plaatse dan de financiële ketting kan volgen. Ons advies: stuur vooral op een L/C aan bij grote transacties.

Bankgarantie

Een bankgarantie of een bankwaarborg is een vorm van krediet waarbij de bank van je klant of partner ‘garantie op betaling’ geeft, mocht dat nodig zijn. Dat geldt zowel voor het bedrag als voor de betalingstermijn. Een voorbeeld: komt je Franse klant onverwacht in financiële problemen, maar zijn je producten al in zijn bezit? Dan betaalt zijn bank jou in zijn plaats volledig uit binnen de contractuele termijn. Ook als het onderliggende contract al is beëindigd of je claim wordt betwist, zal de bank je vergoeden. Strikt genomen is dit geen betalingswijze. Het is eerder een extra zekerheid, die vooral handig is wanneer het om grote sommen geld gaat. Voor de partij die de garantie verleent, is het dan weer een extra kostenpost.

Cheques en wisselbrieven

Het lijken archaïsche betalingsinstrumenten, maar in veel landen is het gebruik van waardepapieren, zoals cheques en wisselbrieven, bij internationale transacties nog sterk ingeburgerd. Zo zullen Franse, Britse en Amerikaanse klanten niet vreemd opkijken als je een betaling via cheque voorstelt. In Latijns-Amerika krijg je dan weer vaak te maken met wisselbrieven. Via die documenten geeft je klant de opdracht aan zijn bank om jou (of een derde partij) een bepaald bedrag over te schrijven op een bepaald tijdstip. In Duitsland – de belangrijkste exportbestemming voor België – sla je echter een slecht figuur als je aanstuurt op een betaling via waardepapieren. Doe dus altijd je huiswerk, het ene land is het andere niet.

Open account

Het is raadzaam om bij de eerste bestellingen van een buitenlandse klant aan te dringen op een van de bovenstaande betalingsmodaliteiten. Maar na verloop van tijd heb je doorgaans voldoende vertrouwen in elkaar om voor een simpelere, goedkopere optie te kiezen, zoals je ook voor binnenlandse klanten zou doen. Je stuurt dus eerst de goederen en dan een factuur mét betalingstermijn en algemene voorwaarden. Dat betekent dat jij minder zekerheid hebt, maar voor export naar heel wat EU-landen – vaak de eerste markten voor exporteurs – zal je die realiteit moeten aanvaarden. Geen nood: binnen de EU heb je ook voldoende instrumenten om je te beschermen tegen wanbetaling. Bovendien geeft deze handelswijze je een concurrentieel voordeel tegenover concurrenten die minder risico’s willen nemen.

Blockchain opent nieuwe deuren.
De opkomst van nieuwe technologieën is goed nieuws voor de gemoedsrust van exporteurs. Zo lanceerden KBC en 8 Europese partnerbanken in 2018 een nieuw betalingsplatform op basis van blockchain: we.trade. Hoe werkt het? Simpel: je buitenlandse klant maakt een bestelbon aan, die jij daarna aanvaardt. Dan wordt er een smart contract opgemaakt met de betalingsvoorwaarden. Vervolgens kunnen alle partijen het hele verkoopproces digitaal volgen. Wanneer aan de betalingsvoorwaarden is voldaan, maakt de bank van je klant het geld over aan jouw bank. Verwacht wordt dat dergelijke platformen de volgende jaren aan belang zullen winnen.