Wat zijn de belangrijkste exportdocumenten?

Voor bedrijven die uitvoeren, vormt het correct afhandelen van administratieve formaliteiten een grote uitdaging. Informeer jezelf tijdig over de handelsdocumenten die verplicht zijn als je wilt uitvoeren.  Van vervoerscontracten en -formulieren tot pro forma-facturen en douaneformaliteiten: hier vind je de belangrijkste.

De uitvoeraangifte (of enig document - ED)

In het algemeen moet je een uitvoeraangifte indienen voor alle goederen die het douanegebied van de EU verlaten, tenzij:

• de waarde van je goederen per zending niet meer bedraagt dan 3.000 EUR en er geen beperkingen of verboden gelden;
• je goederen niet worden vervoerd voor commerciële doeleinden;
• je een particulier bent en je persoonlijke goederen importeert of exporteert.

Wie dient de douaneaangifte in?
De douaneaangifte kan worden ingediend door de eigenaar van de goederen of door een douanevertegenwoordiger.

Een douanevertegenwoordiger is een natuurlijke of rechtspersoon die voor jou de douaneformaliteiten bij de invoer en uitvoer kan vervullen. Meestal biedt deze vertegenwoordiger ook expeditiediensten aan, d.w.z. hij kan je helpen bij het organiseren en contracteren van het vervoer van je goederen.

Als je ervoor kiest geen douanevertegenwoordiger in te schakelen, is het aan jou of de importeur van het land van bestemming, afhankelijk van de in je contract gebruikte Incoterm®, om de douaneaangifte in te vullen.

Hoe vul je je douaneaangifte in?
De uitvoeraangifte kan worden ingediend door de eigenaar van de goederen of door een douanevertegenwoordiger.

Om door de douaneautoriteiten te worden aanvaard, moet de aangifte ten minste de volgende gegevens bevatten:

• de oorsprong van de goederen;
• het land waarnaar ze worden verzonden;
• de tariefclassificatie van de goederen ;
• de code van de douaneregeling;
• de waarde van de goederen.

Aangiften zonder deze informatie worden automatisch afgewezen.

Informatie over het invullen van de geautomatiseerde uitvoeraangifte (enig document) vind je op de website van de FOD Financiën, op de website van de Europese Commissie over het enig administratief document en in de Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/341 van de Commissie van 17 december 2015, aanhangsel B1 - Model van het enig document.

Indien je besluit de douaneprocedure uit te besteden, kan je hier een volledige lijst van douanevertegenwoordigers vinden. Deze lijst bevat ook particulieren die alleen voor zichzelf aangiften doen. Als je een douanevertegenwoordiger kiest, zorg er dan voor dat je de volgende elementen meedeelt:

• je bedrijfsnaam, adres en EORI-nummer;
• informatie over je product, de beschrijving van de goederen en het brutogewicht;
• de nodige documenten voor de uitvoer;
• informatie over je klant (bedrijfsnaam, adres en EORI-nummer);
• de huidige locatie van de goederen.

Zodra de vertegenwoordiger is ingeschakeld en de informatie aan hem is doorgegeven, is het aanbevolen dat hij de uitvoer blijft opvolgen.

Wat gebeurt er nadat de uitvoeraangifte is ingediend?
Nadat je je uitvoeraangifte hebt ingediend, laat de douaneautoriteiten je weten of je aangifte al dan niet door het systeem is aanvaard.

Het is mogelijk dat je goederen geselecteerd zijn voor verdere controle. In dat geval moet je de relevante documenten aan de douaneautoriteiten voorleggen zodat je goederen uitgeklaard worden.

Naast bovengenoemde controles kunnen je goederen worden geselecteerd voor een fysiek onderzoek. In dat geval zullen de autoriteiten, naast de documentatie, nagaan of de aangegeven goederen overeenstemmen met de werkelijke goederen.

Na de controles worden je goederen uitgeklaard, d.w.z. dat ze België mogen verlaten.

Wat kan ik doen als er een fout zit in de informatie in de douaneaangifte?
Zodra de aangifte van de goederen door het systeem is beoordeeld (al dan niet aanvaard), kan je wijzigingen aanbrengen voor zover dit geen wijzigingen zijn aan de goederen waarop de aangifte betrekking heeft.

Een correctie achteraf is ook mogelijk. Daarvoor moet een speciaal formulier worden ingevuld. Op deze website vind je daar meer informatie over.

Een controle achteraf is mogelijk. Als de fout herhaaldelijk voorkomt en ernstig is, zoals een onjuiste tariefindeling of een onjuiste douanewaarde, kunnen er boetes volgen.

Aangifte van de douanewaarde

De douanewaarde wordt bepaald door de prijs die betaald of te betalen is voor de uitgevoerde goederen. Die wordt verhoogd met de kosten van het transport en de verzekering tot de goederen België verlaten, als die kosten niet al in de eindprijs van de goederen zijn inbegrepen. Dat wordt de transactiewaarde genoemd.

Wanneer de douanewaarde meer dan 20.000 euro bedraagt, moet een aangifte van gegevens inzake de douanewaarde (DV1) worden ingevuld. Dat is een document dat tegelijk met het enig document (de uitvoeraangifte) aan de douaneautoriteiten wordt overgelegd. Je douanevertegenwoordiger zal die formaliteit afhandelen als je besluit je douaneformaliteiten uit te besteden.

De aangifte van de douanewaarde moet in overeenstemming zijn met het formulier DV1 dat je kan vinden in de Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/341 van de Commissie van 17 december 2015, bijlage 8.

De proformafactuur en de handelsfactuur

Voor elke zending moet je een handelsfactuur bijvoegen. Als je product op het moment van uitvoer nog niet is verkocht, moet je een proformafactuur bij de goederen voegen.

In een aantal landen vraagt de douane de proformafacturen op die de waarde van de lading bevatten. Dat maakt het eenvoudiger om de douanerechten vast te stellen. Het document lijkt qua vorm op een definitieve factuur, maar voorziet geen betaalverplichting.

Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een handelsfactuur?
Een proformafactuur wordt per definitie voor de vorm opgemaakt. Ze lijkt dus op een definitieve factuur. Een proformafactuur is een voorlopig document dat de prijs van een goed en de verkoopvoorwaarden vermeldt en de werkelijke waarde van de goederen weergeeft voordat de verkoop plaatsvindt. In deze context lijkt ze meer op een offerte dan een te betalen factuur. Het is een zuiver informatief document zonder boekhoudkundige of juridische waarde. Een proformafactuur is vereist wanneer een goed buiten de EU wordt uitgevoerd, als het niet voor de verkoop bestemd is. Het wordt voornamelijk gebruikt in de volgende gevallen:

• wanneer de verkoop nog niet heeft plaatsgevonden;
• voor het verzenden van geschenken;
• voor het verzenden van stalen;
• voor het terugzenden van goederen naar de leverancier.

Wie reikt een handelsfactuur uit?
De verkoper of exporteur reikt de handelsfactuur uit als verkoopbewijs.

Welke informatie moet in de handelsfactuur worden opgenomen?
De handelsfactuur moet ten minste de volgende informatie bevatten:

• naam en adres van de exporteur en de importeur;
• de datum van uitreiking van de factuur;
• het factuurnummer;
• een beschrijving van de verkochte goederen;
• de meeteenheid;
• de hoeveelheid verkochte goederen;
• de HS-code van het goed;
• de waarde van de eenheid;
• de totale waarde van de verkoop;
• de totale waarde van de factuur en de valuta die voor de betaling is gebruikt;
• de betalingsvoorwaarden, met inbegrip van de betalingswijze, de datum en eventuele kortingen;
• de leveringsvoorwaarden en de gebruikte Incoterm®;
• het vervoermiddel.

De volgende informatie moet op je factuur worden vermeld:

• voor goederen die je levert, de woorden "Vrijgesteld - Artikel 146 Richtlijn 2006/112/EG";
• voor diensten die je verstrekt "Geen EU-btw - Artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG".

Hoe moet de factuur worden ingevuld?
De handelsfactuur kan elektronisch worden ingevuld volgens de Europese norm voor digitale facturering. Deze norm is verplicht voor transacties tussen bedrijven.

Waar moet de handelsfactuur geplaatst worden tijdens de verzending?
De handelsfactuur moet de goederen altijd vergezellen.

Als je goederen per post verstuurt, moet je de originele handelsfactuur alsook twee kopieën ervan voorleggen. De drie exemplaren van de handelsfactuur moeten in een doorzichtige enveloppe worden geplaatst en in het pakket worden ingesloten.

De vervoersdocumenten 

Stel de vervoersdocumenten volgens de algemeen aanvaarde Incoterms® (International Commercial Terms) op. Die bepalen de taken, de verantwoordelijkheid en de administratieve verplichtingen van de twee overeenkomstsluitende partijen.

Er bestaan verschillende vervoersdocumenten. Het exacte soort document dat je nodig hebt, hangt af van het gebruikte vervoersmiddel:

• Wegvervoer: de CMR-vrachtbrief of het TIR-carnet (TRANSPORT INTERNATIONAL ROUTIER)
  Het TIR-carnet maakt goederenvervoer naar een land buiten de EU eenvoudig of het vervoer van goederen van een land dat geen deel uitmaakt van de EU, noch van de Europese Vrijhandelsassociatie (Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland) naar een ander land van de EU. Daarmee worden de formaliteiten beperkt en wordt de wachttijd aan de grens ingekort. In België wordt het TIR-carnet afgegeven door de Federatie van Belgische transporteurs en logistieke dienstverleners (Febetra)?
• Scheepvaart: het cognossement (Bill of Lading)
  De Bill of Lading (BoL) wordt door de rederij afgegeven als bewijs van ontvangst van de goederen door de vervoerder en verplicht hem de goederen aan de importeur te leveren.
• Luchtvaart: de luchtvrachtbrief (Airway bill (AWB))
  De luchtvrachtbrief (AWB) dient, evenals het cognossement, als bewijs van de vervoersovereenkomst met de vervoerder en van de ontvangst van de goederen. Dat document kan voor diverse zendingen worden gebruikt.
• Spoorvervoer: de CIM-vrachtbrief
  De spoorvrachtbrief (CIM) is een contract voor treinvervoer dat door de spoorwegmaatschappij in vijf exemplaren wordt afgegeven.

De paklijst (of "packing list")

Dat is een document dat de douane opvraagt waarin informatie staat over de verzonden goederen en hun verpakking:

- het aantal paletten indien van toepassing;
- het aantal pakjes per palet of het totale aantal pakjes;
- het aantal artikels per pakje;
- het bruto- en nettogewicht en het volume van elk pakje en/of elke palet;
- het toegewezen nummer aan elk pakje;
- de inhoud van elk pakje;
- de productreferenties en hun merk.

Met het document kunnen de verschillende betrokkenen (afzenders, vervoerders, douanebeambten, entrepothouders, klanten, enz.) op basis van de opgestelde factuur controleren of het verzonden goed conform is. Het document moet in het doorzichtige zakje zitten, samen met de kopieën van de proformafacturen of de handelsfacturen.

Btw en bewijs van uitvoer

Wanneer je goederen uitvoert of vervoert buiten de Europese Unie, zijn de goederen vrijgesteld van de belasting op de toegevoegde waarde (btw). De regel geldt ook wanneer je klant een onderneming of een particulier is. Om te kunnen rechtvaardigen dat je je factuur niet moet indienen voor de Belgische btw bij een belastingscontrole, moet je in elk geval het bewijs bewaren waarin staat dat de goederen verzonden zijn naar een land buiten de EU. Hou je douanedocument voor de uitvoer goed bij (Enig document - ED) als je er een hebt opgesteld, ofwel een attest van de douaneautoriteiten of je document voor goederenvervoer.

ATA-carnet

Het ATA-carnet is een uniek douanedocument waarmee je tijdelijk goederen kan uitvoeren zonder dat je douanerechten of belastingen moet betalen in niet-EU-landen, of gelijkgestelde zones, leden van het ATA-netwerk, voor specifiek gebruik, dwz:

• in het raam van een handelsbeurs, een tentoonstelling of een gelijkaardige gebeurtenis;
• voor beroepsmateriaal;
• voor de presentatie van stalen in het buitenland.

Momenteel zijn 71 landen lid van de ATA-keten, waarvan 44 buiten de EU. 

Merk op dat dat carnet ook gebruikt kan worden in landen die geen lid zijn van de keten. In dat geval zal de exporteur niet vrijgesteld worden van de klassieke douaneprocedure "tijdelijke invoer", maar het carnet stelt de exporteur wel vrij van invoerrechten bij het terugsturen van de goederen naar België als het ATA-carnet voor het vertrek door een lokaal douanekantoor gevalideerd is.

Het uitgeven van ATA-carnets valt binnen de exclusieve bevoegdheid van de Kamers van Koophandel. Voor meer informatie kan je deze website raadplegen.