Quels sont les principaux documents d'exportation

La Déclaration d’exportation (ou document administratif unique – DAU)

Vous êtes généralement tenu·e de présenter une déclaration d'exportation pour toutes les marchandises quittant le territoire douanier de l'UE, sauf si :

• La valeur de vos marchandises par envoi ne dépasse pas EUR 3.000 et elles ne sont soumises à aucune restriction ou interdiction ;
• Vos marchandises ne sont pas transportées à des fins commerciales ;
• Vous êtes un particulier personne physique et vous importez ou exportez des biens personnels.

Qui dépose la déclaration en douane ?
La déclaration en douane peut être déposée soit par le propriétaire des marchandises, soit par un agent en douane. 

L’agent en douane est une personne physique ou morale qui peut effectuer les formalités douanières d'importation et d’exportation en votre nom. En général, l’agent offre également des services de transitaire, c'est-à-dire qu'il peut vous aider à organiser et à contracter le transport de vos marchandises. 

Si vous choisissez de ne pas faire appel à un agent en douane, c'est à vous ou à votre importateur dans le pays de destination, en fonction de l’Incoterm® utilisé dans votre contrat, qu'il incombe de remplir la déclaration en douane.

Comment remplir la déclaration en douane ?
La déclaration d'exportation peut être remplie soit par le propriétaire des marchandises, soit par un courtier en douane. Pour qu’elle soit acceptée par les autorités douanières, la déclaration doit contenir au moins les informations suivantes :

• l'origine des marchandises ;
• le pays vers lequel elles sont expédiées ;
• le code des marchandises ;
• le code du régime douanier ;
• la valeur des marchandises.

Les déclarations ne comportant pas ces informations seront automatiquement rejetées.

Vous trouverez des informations sur la manière de remplir la déclaration d'exportation automatisée (document unique) sur le site de SPF Finances, sur la page de la Commission européenne concernant le document administratif unique et sur le Règlement Délégué (UE) 2016/341 De La Commission du 17 décembre 2015, Appendice B1 - Modèle du Document Administratif Unique.

Si vous décidez d’externaliser la procédure douanière, vous trouverez ici une liste complète des représentants en douane. Cette liste reprend également des particuliers qui ne font des déclarations que pour eux.elles-mêmes.

Dans la mesure où vous choisissez un courtier, assurez-vous de communiquer les éléments suivants :

• Le nom de votre société, son adresse et son numéro EORI ;
• Les informations sur votre produit, la description de la marchandise et sa masse brute ;
• Les documents nécessaires pour l’exportation ;
• Les informations concernant votre client (nom de la société, adresse et numéro EORI) ;
• L'emplacement actuel des marchandises.

Une fois que le courtier est engagé et que les informations lui ont été transmises, il est recommandé de continuer à suivre l'évolution de l'exportation.

Que se passe-t-il après le dépôt de la déclaration d'exportation ?
Après avoir soumis votre déclaration d'exportation, vous recevrez une information des autorités douanières indiquant si votre déclaration a été acceptée ou non par le système.

Il se peut que vos marchandises soient sélectionnées pour des contrôles supplémentaires. Dans ce cas, vous devrez présenter aux autorités douanières tous les documents pertinents pour que vos marchandises soient dédouanées.

En plus des contrôles susmentionnés, vos marchandises peuvent être sélectionnées pour un examen physique. Auquel cas, outre les documents, les autorités vérifieront si les marchandises déclarées sont en adéquation avec les marchandises réelles.

Après les contrôles, vos marchandises seront dédouanées pour l’exportation, c’est-à-dire qu’elles seront autorisées à quitter la Belgique.

S'il y a une erreur dans les informations fournies dans la déclaration en douane, que puis-je faire ?
Une fois la déclaration des marchandises évaluée par le système (avec acceptation ou non), vous pouvez effectuer des modifications tant qu'il n'y a pas de changement sur les marchandises visées par la déclaration.

Une rectification ultérieure est également possible. Il sera pour cela nécessaire de remplir un formulaire spécial. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur cette page.

Un contrôle a posteriori est possible. Si l’erreur s’avère récurrente et grave, comme un classement tarifaire incorrect ou une fausse valeur en douane, il est à noter que des amendes sont possibles.

La déclaration de valeur en douane

La valeur en douane est déterminée par le prix payé ou à payer pour les marchandises exportées. A cela, il faut ajouter les frais de transports et d'assurances jusqu'à la sortie des marchandises de la Belgique si ces frais ne sont pas déjà inclus dans le prix final des marchandises. C’est ce que l’on appelle la valeur transactionnelle.

Lorsque la valeur en douane dépasse EUR 20.000, il est nécessaire de remplir une déclaration de valeur en douane (DV1). Il s'agit d'un document présenté aux autorités douanières en même temps que le document administratif unique (la déclaration d’exportation). Votre agent en douane se chargera de cette formalité si vous décidez de sous-traiter vos formalités douanières.

La déclaration de la valeur en douane doit être conforme au formulaire DV1, que vous trouverez dans le Règlement Délégué (UE) 2016/341 De La Commission du 17 décembre 2015, Annexe 8.

La facture proforma et la facture commerciale

Pour chaque envoi, il vous faudra inclure la facture commerciale. Si votre produit n'a pas encore été vendu au moment de l'exportation, c’est la facture proforma que vous devrez joindre à la marchandise.

Dans de nombreux pays, la douane exige de présenter des factures pro forma, qui attestent de la valeur du chargement. Elles facilitent la fixation des droits de douane. Le document ressemble, sur la forme, à une facture définitive mais ne prévoit pas d’obligation de paiement.

Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture commerciale ?
Par définition, une facture proforma est établie pour la forme. Elle ressemble donc à une facture définitive. Une facture proforma est un document provisoire qui détaille le prix d’un bien et les conditions générales de vente, et reflète la valeur réelle des marchandises avant que la vente n’ait lieu. Dans ce cadre, elle se rapproche plus d’un devis que d’une facture à payer. C’est un document purement informatif n’ayant aucune valeur comptable ou légale. Une facture proforma est requise lors de l’exportation d’un bien en dehors de l’UE, lorsque celui-ci n’est pas destiné à la vente. Elle s’utilise principalement dans les cas suivants :

• Lorsque la vente n’a pas encore eu lieu ;
• Pour l’envoi de cadeaux ;
• Pour l’envoi d’échantillons ;
• Pour le retour des marchandises au fournisseur.

Qui délivre une facture commerciale ?
Le vendeur ou l'exportateur émet la facture commerciale comme preuve de la vente.

Quelles informations doivent être incluses dans la facture commerciale ?
La facture commerciale doit contenir, au minimum, les informations suivantes :

• Le nom et l'adresse de l'exportateur et de l'importateur ;
• La date d'émission de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• Une description des marchandises vendues ;
• L'unité de mesure ;
• La quantité de marchandises vendues ;
• Le code SH de la marchandise ;
• La valeur de l'unité ;
• La valeur totale de la vente ;
• La valeur totale de la facture et la devise utilisée pour effectuer le paiement ;
• les conditions de paiement, notamment le mode de paiement, la date et les remises éventuelles;
• Les conditions de livraison et l’Incoterm® utilisé ;
• Les moyens de transport.

Les mentions suivantes doivent apparaître sur votre facture :

• pour vos livraisons de biens, la mention « Exempté – article 146 Directive 2006/112/CE » ;
• pour vos prestations de services, la mention « Pas de TVA UE – article 44 Directive 2006/112/CE ».

Comment remplir la facture ?
La facture commerciale peut être remplie électroniquement selon la norme européenne de facturation numérique. Cette norme est obligatoire pour les transactions entre entreprises.

Où placer la facture commerciale lors de l'expédition ?
La facture commerciale doit toujours accompagner les marchandises.

Si vous envoyez vos marchandises par les services postaux, vous devrez présenter, avec l'original de votre facture commerciale, deux copies. Les trois exemplaires de la facture commerciale doivent être placés dans une enveloppe transparente et jointe au colis.

Les documents de transports 

Établissez des documents de transport conformément aux Incoterms® (International Commercial Terms) communément acceptés. Ceux-ci déterminent les tâches, la responsabilité et les obligations administratives des deux parties contractantes.

Il existe différents documents de transport. Le type de document exact dont vous avez besoin dépendra du mode de transport utilisé :

• Transport routier : la lettre de voiture CMR ou le Carnet TIR
  Le Carnet TIR (TRANSPORT INTERNATIONAL ROUTIER) facilite le transport de marchandises vers un pays situé hors de l’UE ou le transit sur le territoire d’un pays ne faisant pas partie de l’UE ou de l’Association européenne de libre-échange (Liechtenstein, Norvège, Islande et Suisse) de marchandises destinées à un autre pays de l’UE. Il permet de limiter les formalités et de réduire le temps d’attente à la frontière. En Belgique, le carnet TIR est délivré par la Fédération royale belge des transporteurs et prestataires de services logistiques (Febetra)
• Transport maritime : le connaissement maritime (Bill of Lading)
  Le Bill of Lading (BoL) sera émis par la compagnie maritime comme preuve de la réception des marchandises par le transporteur et l'obligeant à livrer les marchandises à l'importateur.
• Transport aérien : la lettre de transport aérien (LTA) (Airway bill (AWB))
  La lettre de transport aérien (TLA) sert, comme la lettre de transport, de preuve du contrat de transport avec le transporteur et de la réception des marchandises. Ce document peut être utilisé pour de nombreux envois.
• Transport ferroviaire : la lettre de voiture CIM
  La lettre de voiture ferroviaire (CIM) est un contrat de transport ferroviaire, émis par le transporteur ferroviaire en cinq exemplaires.

La Liste de colisage (ou « packing list »)

Il s’agit d’un document exigé par les douanes qui reprend des informations sur les marchandises expédiées et leur emballage :

• le nombre de palettes si d’application
• le nombre de colis par palette ou le nombre total de colis
• le nombre d’articles par colis
• le poids brut et net et le volume de chaque colis et / ou palette
• le numéro attribué à chaque colis
• le contenu de chaque colis
• les références des produits et leur marque

Il permet aux différents intervenants (expéditeurs, transporteurs, contrôleurs douaniers, entrepositaires, clients, … ) de contrôler la conformité de la marchandise expédiée sur base de la facture émise. Il trouvera sa place dans la pochette transparente aux côtés des copies de factures proforma ou commerciales.

TVA et preuve d’exportation

Lorsque vous expédiez ou transportez de la marchandise en dehors du territoire de l’Union européenne, celle-ci est exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La règle est la même que votre client·e soit une entreprise ou un particulier. Pour pouvoir justifier la non-soumission de votre facture à la TVA belge en cas de contrôle fiscal, vous devez impérativement conserver la preuve que vos marchandises ont bien été expédiées en dehors de l’UE. Veillez donc à conserver soigneusement votre document douanier d’exportation (Document administratif unique – DAU) si vous en avez établi un, une attestation délivrée par les autorités douanières, ou votre document de transport de biens.

Le Carnet ATA             

Le carnet ATA est un document douanier unique qui vous permet d’exporter temporairement des marchandises sans payer ni droits douaniers ni impôts dans des pays non-UE, ou zones assimilées, membres du réseau ATA, pour une utilisation bien spécifique c-à-d:

• dans le cas d'un salon commercial ou d'une exposition ou autre organisation similaire;
• lors du transit de matériel professionnel;
• lors d'une présentation d'échantillons à l'étranger.

Actuellement 71 pays sont membres de la chaîne ATA, dont 44 hors de l’UE. 

À noter que ce carnet peut être utilisé également dans les pays non-membres de la chaîne. Dans ce cas-ci, l’exportateur·trice ne sera pas dispensé·e de la procédure douanière classique « importation temporaire  » mais son carnet l’exemptera néanmoins des droits d’importation au retour de sa marchandise en Belgique, le carnet ATA étant validé par un bureau de douane locale avant le départ.

La mission de délivrer les carnets ATA rentre dans le domaine de compétence exclusive des Chambres de Commerce. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page consacrée à ce sujet.