De voornaamste documenten bij import
Het importeren van goederen is een complex proces waarbij verschillende documenten moeten worden opgesteld en voorgelegd. Deze documenten zijn essentieel om te voldoen aan de douaneregels en wettelijke vereisten van het invoerende land. In dit artikel bespreken we de belangrijkste documenten die nodig zijn om goederen te importeren en het nut ervan.
De gekozen incoterm® bepaalt wie van de verkoper of de koper zal instaan voor de inklaring bij de invoer in het land van bestemming en voor de levering van de benodigde documenten.
Hier vind je een lijst met documenten die de bevoegde autoriteiten van het land van bestemming kunnen opvragen:
De handelsfactuur
Voor elke zending moet je een handelsfactuur bijvoegen. Aan het begin van een nieuwe exportorder zal de leverancier een proforma factuur opstellen en naar zijn afnemer sturen om de details van de order te bevestigen en meestal om een aanbetaling te vragen.
Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een handelsfactuur?
Een proformafactuur wordt per definitie voor de vorm opgemaakt. Ze lijkt dus op een definitieve factuur. Een proformafactuur is een voorlopig document dat de prijs van een goed en de verkoopvoorwaarden vermeldt en de werkelijke waarde van de goederen weergeeft voordat de verkoop plaatsvindt. In deze context lijkt ze meer op een offerte dan een te betalen factuur. Het is een zuiver informatief document zonder boekhoudkundige of juridische waarde. Een proformafactuur is vereist wanneer een goed buiten de EU wordt uitgevoerd, als het niet voor de verkoop bestemd is. Het wordt voornamelijk gebruikt in de volgende gevallen:
- wanneer de verkoop nog niet heeft plaatsgevonden;
- voor het verzenden van geschenken;
- voor het verzenden van stalen;
- voor het terugzenden van goederen naar de leverancier.
Wie reikt een handelsfactuur uit?
De verkoper of exporteur reikt de handelsfactuur uit als verkoopbewijs.
Welke informatie moet in de handelsfactuur worden opgenomen?
De handelsfactuur moet ten minste de volgende informatie bevatten:
- naam en adres van de exporteur en de importeur;
- de datum van uitreiking van de factuur;
- het factuurnummer;
- een beschrijving van de verkochte goederen;
- de meeteenheid;
- de hoeveelheid verkochte goederen;
- de HS-code van het goed;
- de waarde van de eenheid;
- de totale waarde van de verkoop;
- de totale waarde van de factuur en de valuta die voor de betaling is gebruikt;
- de betalingsvoorwaarden, met inbegrip van de betalingswijze, de datum en eventuele kortingen;
- de leveringsvoorwaarden en de gebruikte Incoterm®;
- het vervoermiddel.
De volgende informatie moet op je factuur worden vermeld:
- voor goederen die je levert, de woorden "Vrijgesteld - Artikel 146 Richtlijn 2006/112/EG";
- voor diensten die je verstrekt "Geen EU-btw - Artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG".
Hoe moet de factuur worden ingevuld?
De handelsfactuur kan elektronisch worden ingevuld volgens de Europese norm voor digitale facturering. Deze norm is verplicht voor transacties tussen bedrijven.
Waar moet de handelsfactuur geplaatst worden tijdens de verzending?
De handelsfactuur moet de goederen altijd vergezellen.
Als je goederen per post verstuurt, moet je de originele handelsfactuur alsook twee kopieën ervan voorleggen. De drie exemplaren van de handelsfactuur moeten in een doorzichtige enveloppe worden geplaatst en in het pakket worden ingesloten.
De paklijst
- het aantal paletten indien van toepassing;
- het aantal pakjes per palet of het totale aantal pakjes;
- het aantal artikels per pakje;
- het bruto- en nettogewicht en het volume van elk pakje en/of elke palet;
- het toegewezen nummer aan elk pakje;
- de inhoud van elk pakje;
- de productreferenties en hun merk.
Met het document kunnen de verschillende betrokkenen (afzenders, vervoerders, douanebeambten, entrepothouders, klanten, enz.) op basis van de opgestelde factuur controleren of het verzonden goed conform is. Het document moet in het doorzichtige zakje zitten, samen met de kopieën van de proformafacturen of de handelsfacturen.
De invoervergunning
De invoer van bepaalde categorieën van goederen of goederen die uit bepaalde landen komen, kan onderworpen worden aan beperkingen of toelatingen. De invoervergunning is een document dat de onderneming die verantwoordelijk is voor de invoer moet verkrijgen in deze specifieke gevallen.
Hier vind je enkele voorbeelden van producten die onderworpen zijn aan beperkende maatregelen:
- geneesmiddelen;
- landbouwproducten;
- chemische producten;
- culturele goederen;
- wapens;
- textiel- of kledingproducten;
- planten of producten die plantaardige stoffen bevatten;
- enz.
Raadpleeg de TARIC-database om te controleren of je producten een invoervergunning nodig hebben en of ze zijn geclassificeerd.
Certificaten
De certificaten bepalen of je goed in overeenstemming is met de geldende wetgeving in het land van bestemming op vlak van veiligheid, gezondheid, etikettering en verpakking en of ze van toepassing zijn in het land van bestemming.
Je kan bij de importeur of bij regionale organisaties voor de bevordering van de export (FIT/AWEX) nagaan of je een certificaat nodig hebt voor de uitvoer van een specifiek product.
Certificaat van oorsprong
Het certificaat van oorsprong is een document dat de "nationaliteit" van een product vastlegt. Je hebt zo'n certificaat nodig als je buiten de Europese Unie (EU) uitvoert. Het certificaat vergemakkelijkt de invoer in het land van bestemming. Als er al een handelsovereenkomst is gesloten tussen de EU en je uitvoerbestemming en als je in staat bent om te bewijzen dat je producten in een van de partnerlanden van de overeenkomst geproduceerd is, dan kan je profiteren van een gunstige regeling dankzij de genoemde "preferentiële oorsprong". Als basisregel geldt dat een product altijd zijn oorsprong behoudt totdat het voldoende is verwerkt. Om dit punt te verduidelijken zijn de oorsprongsregels vastgelegd in een oorsprongsprotocol dat in elke vrijhandelsovereenkomst is opgenomen. De inhoud van dit protocol varieert naargelang de verschillende vrijhandelsovereenkomsten. Het is dus mogelijk dat een uitgevoerd product op grond van de ene overeenkomst de preferentiële oorsprong krijgt en op grond van de andere niet. Om bedrijven te helpen heeft de Europese Commissie een tool voor zelfbeoordeling van de oorsprong ontwikkeld, genaamd Rosa.
Het certificaat van oorsprong wordt in België afgegeven door:
Wie kan me helpen ?
Nieuwsberichten