Comment limiter les retards de paiement de vos clients ?

Les retards de paiement peuvent vite impacter votre trésorerie et mettre en danger votre organisation. En effet, en Belgique les factures impayées et les retards de paiement sont l’une des principales cause de faillites. En période actuelle d’inflation, près de deux tiers (64%) des entreprises belges s’inquiètent d’une possible explosion du nombre des retards, c’est ce qu’il ressort du European Payment Report, le rapport annuel dressé par le bureau de recouvrement Intrum.

Alors, quelles solutions pour faire face aux mauvais payeurs et limiter les risques de retards de paiement qui n’ont fait qu’augmenter depuis la crise du Covid-19 et la guerre en Ukraine. On pourrait penser que s’adresser directement à un avocat ou une agence de recouvrement est la solution numéro un, mais des techniques et des législations existent pour vous aider et éviter de mobiliser immédiatement des ressources importantes et couteuses.

Vérifier la solvabilité de vos clients

Cette première solution consiste à évaluer la capacité à payer à temps de votre client. Dans votre gestion de trésorerie, anticiper les risques reste l’une des meilleures stratégies pour éviter les retards ou défauts de paiement. Dès le premier contact, vous pouvez collecter les informations indispensables sur vos clients afin de repérer certains profils, mauvais payeurs ou insolvables.

Voici les informations facilement récoltables qui vous permettront d’évaluer la solvabilité d’une entreprise :

• L’inscription à la Banque Carrefour des Entreprises pour une entreprise belge.  
• Les comptes annuels qui sont publiés auprès du Tribunal de commerce
• Des données sectorielles et géographiques qui vous offriront une vue sur la santé du secteur d’activité de votre client, ainsi que la situation économique et politique de son pays s’il est à l’étranger 
• Les éventuels impayés auprès des organismes publics 

Le meilleur moyen d’obtenir ces informations est de rencontrer votre client. Vous pourrez alors directement vous rendre compte si celui-ci vous donne accès aux informations en toute transparence ou s’il dissimule sa situation financière.

Vérifier et soigner votre facturation

Avant de juger les pratiques de paiement de vos clients, vérifiez rapidement que vous n'êtes pas la cause du problème. Vous pouvez vérifier les points suivants dès que la date d'échéance d'une facture est passée :

• Les modes de paiement que vous avez proposé posent-ils des problèmes à votre client ?
• Les dates d'échéance des factures sont-elles correctement annoncées ?
• Votre client est-il satisfait de vos services ?
• Votre client a-t-il des remarques concernant les factures ?

Si tout semble correct et clair dans votre facturation et que vous n’avez pas reçu de paiement, envoyez un rappel de paiement. Faites un suivi régulier sur le statut de vos factures et informez vos clients au plus vite des retards. Cela donnera à votre client l'occasion de payer la facture s’il s’agit d’un oubli ou de communiquer certaines remarques. Parfois, un petit rappel est suffisant pour amener vos clients à se mettre en ordre.

Demander des acomptes

Pour les clients liés par un contrat de longue durée, demander le paiement d’un acompte pourra vous permettre de garantir une trésorerie minimum et assurer le bon déroulement de votre activité. Les acomptes ne sont pas régis par la loi, mais il est très commun dans beaucoup de secteur de faire appel à ce système, notamment pour les services et biens sur mesure. Si vous souhaitez demander un acompte sur certains de vos contrats, optez pour un montant qui n’est pas trop excessif afin de ne pas effrayer le client. Les acomptes de 20 à 30% sont souvent demandés, particulièrement dans le secteur de l’événementiel, alors que les montants seront plus importants dans le secteur de la construction pour couvrir des achats de matières premières.

Prévoyez des pénalités de retard

Vous pouvez exiger des pénalités de retard pour inciter vos clients à vous régler dans les temps. Pensez à préciser les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités dans vos Conditions Générales de Ventes et sur les factures. Afin de valider les termes du contrat, faites appel à une aide juridique.

Utilisez un système de facturation numérique

Le passage des factures papiers vers un système numérique présente de nombreux avantages et notamment pour permettre une meilleure organisation de vos demandes de paiement :

• Délais de traitement des factures par le comptable ou le responsable plus rapide
• Diminution du coût de traitement, les factures papiers étant plus couteuses que leurs versions électroniques
• Meilleure traçabilité des paiements
• Simplification des déclarations de TVA 

Il existe de nombreux outils pour digitaliser et automatiser vos tâches administratives. En voici quelques exemples :

• Accountable
• Horus
• Odoo
• Sage Bob
• Winauditor
• Winbooks

Lisez aussi : Facture papier et e-facture : le « b.a. - ba » pour s'y retrouver

Faciliter le paiement et offrez des moyens de paiement digitaux

Une arme redoutable contre les paiements en retard est de faciliter la tâche aux clients. C’est une approche positive qui consiste à éliminer le plus possible les contraintes pour vos clients au moment de régler la facture. Pour limiter ces contraintes, vous pouvez par exemple proposer des paiements digitaux ou même intégrer des liens de paiement à vos factures et devis. Cette méthode vous permet de fluidifier de façon significative votre parcours client. 

Faites appel à du factoring

Les prestations de relance et de recouvrement des factures peuvent être transférées à une société de factoring, qui va se charger de récupérer la dette auprès de vos débiteurs. En transférant vos créances à une entreprise spécialisée, vous êtes non seulement libéré de ces charges administratives mais vous évitez également de devoir patienter durant un (trop) long délai pour obtenir le paiement de vos factures et faire face à des besoins de liquidité urgents. 
Ce transfert a néanmoins un coût. Les modes de rémunération les plus fréquents consistent en un forfait par facture ou en un pourcentage du montant de chaque facture incluse dans la solution de factoring. Avant de vous engager, examinez bien les formules disponibles et assurez-vous que les avantages du factoring dépasseront son coût.

Le dernier recours : l’agence de recouvrement

Il se peut que vos clients ignorent vos rappels ou que les moyens de paiement mis en place ne suffisent pas à les faire payer. Si après tous vos efforts, vos factures restent impayées, songez à recourir à une aide externe. Une agence de recouvrement expérimentée et professionnelle utilisera une approche appropriée afin d’inciter vos clients à payer leurs factures tout en permettra d’inciter vos clients à payer tout en maintenant de bonnes relations commerciales. 

Vous l’aurez compris, une facturation soignée, une communication fluide avec vos clients et la digitalisation de votre comptabilité est la clé. Avec tous ces conseils, vous voilà mieux armé pour éviter les retards de paiement et préserver la santé financière de votre entreprise.