Hoe achterstallige betalingen van je klanten beperken?
Achterstallige betalingen kunnen snel een negatieve impact hebben op jouw cashflow en je organisatie in gevaar brengen. In België zijn onbetaalde facturen en betalingsachterstanden een van de voornaamste oorzaken van faillissementen. Tijdens de huidige periode van inflatie maakt bijna twee derde (64%) van de Belgische bedrijven zich zorgen over een mogelijke explosie van het aantal betalingsachterstanden, zo blijkt uit het European Payment Report, het jaarlijkse rapport van incassobureau Intrum.
Wat kan je doen tegen wanbetalers en hoe kan je het risico van betalingsachterstanden, dat sinds de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne alleen maar is toegenomen, beperken? Sommigen zijn geneigd meteen een advocaat of incassobureau in te schakelen, maar er bestaan technieken en wetten om te vermijden dat je onmiddellijk grote en dure middelen moet inzetten.
Controleer de kredietwaardigheid van je klanten
Een eerste oplossing is beoordelen of je klant in staat is om op tijd te betalen. Anticiperen op risico's blijft een van de beste strategieën binnen je kasbeheer om betalingsachterstanden of wanbetalingen te voorkomen. Verzamel vanaf het eerste contact essentiële informatie over jouw klanten om bepaalde profielen, slechte betalers of insolvabele klanten te identificeren.
De volgende informatie kan gemakkelijk worden verzameld om de kredietwaardigheid van een bedrijf te beoordelen:
- Inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen voor een Belgische vennootschap
- Jaarrekeningen, gepubliceerd bij de Ondernemingsrechtbank
- Sectorale en geografische gegevens die je een overzicht geven van de gezondheid van de sector waarin je klant actief is, evenals de economische en politieke situatie in zijn land (indien het een buitenlandse onderneming betreft)
- Eventuele uitstaande betalingen bij overheidsinstanties
De beste manier om deze informatie te krijgen is een gesprek met jouw klant. Je zal dan direct merken of hij je op transparante wijze toegang geeft tot die informatie of zijn financiële situatie probeert te verdoezelen.
Controleer en verzorg de facturering
Alvorens een oordeel te vellen over de betalingspraktijken van je klanten moet je nagaan of het probleem niet bij jou ligt. Controleer de volgende punten wanneer de vervaldatum van een factuur is verstreken:
- Ondervindt de klant geen problemen met de betalingsmethoden die je voorstelt?
- Staan de vervaldagen correct vermeld op de facturen?
- Is je klant tevreden over jouw diensten?
- Heeft de klant opmerkingen over de facturen?
Als alles correct en duidelijk lijkt in jouw facturatie en heb je desondanks geen betaling ontvangen? Stuur dan een betalingsherinnering. Volg regelmatig de status van je facturen op en breng je klant zo snel mogelijk op de hoogte in geval van een vertraging. Dit geeft de klant de mogelijkheid om te betalen als de factuur aan zijn aandacht is ontsnapt, of om een opmerking te maken. Soms volstaat een kleine herinnering om de zaken in orde te brengen.
Vraag een voorschot
Voor klanten met langetermijncontracten kan het vragen van een voorschot je helpen een minimale cashflow te garanderen en je bedrijf soepel te laten draaien. Voorschotten zijn niet bij wet geregeld, maar in veel sectoren heel gebruikelijk, vooral voor diensten en goederen op maat. Als je voor sommige contracten een aanbetaling wil vragen, kies dan een niet te hoog bedrag om de klant niet af te schrikken. Vaak wordt een voorschot van 20 à 30% gevraagd, met name in de evenementensector. In de bouwsector bijvoorbeeld zijn de bedragen hoger om de aankoop van grondstoffen te dekken.
Voorzie in boetes bij laattijdigheid
Om je klanten aan te moedigen op tijd te betalen, kan je boetes voor te late betaling in rekening brengen. Vergeet niet in je algemene verkoopvoorwaarden en op de facturen de toepassingsvoorwaarden en de interesten van de boetes te vermelden. Doe een beroep op juridische bijstand om de voorwaarden van het contract te doen naleven.
Gebruik een digitaal factureringssysteem
De overstap van papieren naar digitale facturen biedt tal van voordelen, en met name een makkelijkere organisatie van je betalingsverzoeken :
- Snellere verwerking van facturen door de boekhouder of verantwoordelijke
- Minder verwerkingskosten, aangezien papieren facturen duurder zijn dan elektronische facturen
- Betere traceerbaarheid van betalingen
- Vereenvoudiging van de btw-aangifte
Er bestaan heel wat tools om je administratieve taken te digitaliseren en te automatiseren. Een paar voorbeelden:
Lees ook : Papieren en elektronische facturen: wat moet u weten?
Vergemakkelijk betalingen en bied digitale betaalmiddelen aan
Een krachtig wapen tegen laattijdige betaling is het klanten gemakkelijker maken om te betalen. Het is een positieve aanpak waarbij je klanten zoveel mogelijk worden ontlast bij het betalen van een factuur. Daarvoor kan je bijvoorbeeld digitale betalingen aanbieden of zelfs betaallinks in jouw facturen en offertes opnemen. Met deze methode kunt je het klantentraject aanzienlijk stroomlijnen.
Doe beroep op factoring
Het aanmanen en innen van facturen kan toevertrouwd worden aan een factoringbedrijf, dat in jouw plaats de schuld bij je debiteuren gaat vorderen. Door die vorderingen over te dragen aan een gespecialiseerd bedrijf word je niet alleen verlost van deze administratieve lasten, maar voorkom je ook dat je (te) lang moet wachten op de betaling van je facturen en heb je nog voldoende marge om in te spelen op een plotse liquiditeitsbehoefte.
Deze dienstverlening komt natuurlijk met een prijs. De meest gebruikelijke vergoedingsmethoden zijn een vast bedrag per factuur of een percentage van het bedrag van elke factuur die in het factoringpakket is opgenomen. Kijk, voordat je je engageert, goed naar de beschikbare oplossingen en zorg ervoor dat de voordelen van factoring opwegen tegen de kosten.
Het laatste redmiddel: het incassobureau
Het kan zijn dat je klanten jouw aanmaningen negeren of dat de betaalmethoden die je hanteert niet volstaan om hen te laten betalen. Blijven de facturen na al jouw inspanningen onbetaald, overweeg dan om externe hulp te zoeken. Een ervaren en professioneel incassobureau zal de juiste aanpak hanteren om je klanten hun rekeningen te laten betalen en tegelijkertijd een goede zakelijke relatie te onderhouden.
Kortom, een zorgvuldige facturatie, vlotte communicatie met jouw klanten en digitalisering van je boekhouding is essentieel. Met deze tips ben je beter gewapend om betalingsachterstanden te voorkomen en je bedrijf financieel gezond te houden.
Wie kan me helpen ?
Nieuwsberichten