Créer une société : quelles sont les démarches ?

Lorsque vous fondez une société, vous créez généralement une nouvelle entité avec ses propres droits, obligations et patrimoine. Cela implique de nombreuses formalités. Nous vous aidons à faire vos premiers pas.

1. Choisir une forme de société

A partir du 1^er mai 2019, vous aurez le choix entre quatre formes de base :

• la société à responsabilité limitée (SRL)
• la société coopérative (SC)
• la société anonyme (SA)
• la société simple

Quid des sociétés existantes ?

Si vous avez déjà une société, la nouvelle législation prévoit un régime transitoire étendu. Vous avez jusqu'au 1^er janvier 2020 pour appliquer les mesures obligatoires. Il s'agit notamment des nouvelles dénominations sociales et de la conversion du capital pour une SRL. Vous souhaitez procéder directement à ces adaptations ? Choisissez une formule « opt-in ». Quelle que soit la méthode pour laquelle vous optez, tous les statuts doivent être mis à jour avant le 1^er janvier 2024.

2. Vérifier quel est le capital de départ requis

Dans le cadre de l’ « ancien » régime, créer une société était une opération coûteuse. Pour la SA, le capital initial est toujours de 61.500 euros, mais pour une SRL – la forme de société la plus populaire –, cette condition relative au capital a été supprimée. La seule chose que vous devez garantir est un « capital initial adéquat ». Il s'agit là d'une façon plus économique et plus réaliste de gérer le patrimoine d'une société. Les besoins en capitaux ne sont en effet plus absolus, mais adaptés aux besoins réels.

3. Établir un plan financier

Dans votre plan financier, vous expliquez comment vous financerez vos activités pendant les deux premières années. Le notaire conservera votre plan, qui ne sera pas publié. Si votre entreprise fait faillite au cours des trois premières années, le tribunal demandera votre plan financier pour vérifier si vous êtes vous-même responsable de vos dettes. Veillez donc à apporter à ce plan toute l’attention qu'il requiert.

4. Créer sa société

Dans le cas des sociétés à responsabilité limitée (SRL, SC et SA), c'est le notaire qui se charge de créer votre société. Il rédige un acte de constitution dans lequel vous désignez au moins 1 administrateur. Le notaire se rend ensuite au Tribunal de Commerce& : le compte rendu de la réunion et un extrait des statuts sont déposés au greffe. À partir de ce moment, votre société « existe ». Vous obtenez un numéro d'entreprise via la Banque-Carrefour des Entreprises et vous pouvez démarrer votre activité. Pour compléter l'ensemble, le texte constitutif est également publié au Moniteur belge.

Pour certaines sociétés (SRL, SC et SA), votre notaire peut accomplir les formalités de dépôt au greffe par voie électronique, ce qui accélère le processus. On parle d'e-dépôt.

Si vous optez pour la société simple, un accord sous-seing privé suffit, comme par le passé. Cependant, vous devez désormais aussi inscrire votre société à la Banque-Carrefour des Entreprises.

5. Déclaration de l'activité auprès d'un guichet d'entreprise agrée

Bien que la société soit déjà inscrite à la BCE et ait reçu son numéro d’entreprise à la suite de la formalité de dépôt au greffe du tribunal de commerce, le gérant, l'un des administrateurs, le délégué à la gestion journalière ou la personne qui est préposée à cette tâche, inscrira la société auprès d'un guichet d’entreprise agrée.

Outre la qualité d’entreprise soumise à inscription et les unités d’établissement, le guichet se charge d’inscrire d’autres données telles que les activités et les numéros de compte bancaire.

En cas de modification de votre situation (changement d’adresse de l’unité d’établissement ou de numéro de téléphone, exercice d’une nouvelle activité…), vous disposez d'un délai d'un mois pour demander une modification de votre inscription en qualité d’entreprise soumise à inscription. Vous êtes en effet responsable de l’exactitude des données inscrites dans la BCE.

Ces adaptations peuvent être effectuées soit auprès d’un guichet d’entreprises, soit dans certains cas, via l’application « My Enterprise » et ce, 24h/24 et gratuitement.

6. Adhérer à une caisse d'assurance sociale

Votre société doit s'affilier à une caisse d'assurance sociale dans les trois mois suivant le dépôt de l'acte de constitution. Vous devez également payer la cotisation annuelle de l'entreprise. En tant que chef d'entreprise ou associé, vous devez également vous affilier personnellement à une caisse d'assurance sociale. Vous pouvez ainsi faire valoir vos droits en matière de prestations familiales, de retraite et d'assurance maladie.

7. Activer le statut TVA

Déterminez d'abord quel régime de TVA est applicable à votre entreprise.

L'administration de la TVA est la première instance que vous devez informer de la création de votre nouvelle société. Pour obtenir votre identification à la TVA, vous devez en faire la demande auprès de votre bureau de taxation compétent avant le commencement de votre activité. Votre numéro d’entreprise est alors activé auprès de l’Administration générale de la Fiscalité.

Le guichet d’entreprises peut également, contre paiement, demander une identification TVA à votre place. Le coût de cette prestation varie selon les guichets.

8. Enregistrez vos bénéficiaires effectifs dans le registre UBO

Toutes les sociétés belges, mais aussi les asbl, les fondations, les trusts et entités comparables doivent reprendre leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO (« Ultimate Beneficial Owner »). Le but de ce registre est de lutter contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme. Le registre tel que mis en place permet d’avoir l’information du bénéficiaire effectif d’une société, qui peut, par exemple, se cacher derrière différentes sociétés.
L'enregistrement doit se faire par le biais des représentants légaux de la société. L’accès au Registre UBO se fait en s’identifiant sur le portail MyMinfinPro.

9. S'affilier à une mutuelle

Dernière étape : votre affiliation à une mutuelle de votre choix. Une fois que votre affiliation a été enregistrée, vous êtes assuré pour les petits risques (consultations chez le médecin généraliste, achats de médicaments, etc.) et les gros risques (hospitalisation, naissance, etc.). Comme vous êtes généralement déjà affilié à une mutuelle, il suffit de signaler un changement de statut.

Conclusion

La création d'une société suit un plan par étape logique, dans lequel le nombre de formalités dépend de la forme juridique que vous choisissez. Vous ne savez pas quelle forme de société vous convient le mieux ? Consultez d'abord notre page d'aperçu.