Een vennootschap oprichten: hoe doe je dat?

Begin je een vennootschap, dan richt je meestal een nieuwe entiteit op met eigen rechten, plichten en een vermogen. Daar komen heel wat formaliteiten bij kijken. Wij helpen je op weg.

1. Kies je vennootschapsvorm

Sinds 1 mei 2019 heb je de keuze tussen vier basisvormen:

• besloten vennootschap (bv)
• coöperatieve vennootschap (cv)
• naamloze vennootschap (nv)
• maatschap

Wat met bestaande vennootschappen?

Heb je al een vennootschap, dan voorziet de nieuwe wetgeving in een uitgebreide overgangsregeling. Je krijgt dan tot 1 januari 2020 de tijd om de dwingende maatregelen toe te passen. Denk daarbij onder meer aan de nieuwe vennootschapsbenamingen en de omvorming van het kapitaal voor een bv. Wil je direct die aanpassingen invoeren? Kies voor een opt-in-formule. Hoe je het ook doet: op 1 januari 2024 moeten alle statuten bijgewerkt zijn.

2. Ga na wat het startkapitaal is

Een vennootschap oprichten kostte in de ‘oude’ regeling veel geld. Voor nv’s is het startkapitaal nog altijd 61.500 euro, maar voor een bv – de populairste vennootschapsvorm – is die kapitaalvoorwaarde afgeschaft. Het enige wat je nog moet garanderen is een ‘toereikend aanvangsvermogen’. Dat is een meer economische en op de realiteit gerichte manier om met het vermogen van een vennootschap om te springen. De kapitaalvereisten zijn immers niet meer absoluut, maar afgestemd op de reële behoeften.

Open vervolgens een bankrekening op naam van de vennootschap. Het bedrag van het eventuele startkapitaal moet er in contanten op gedeponeerd worden. Het bankattest ter bewijs van dit deposito moet aan de notaris overhandigd worden.

3. Stel een financieel plan op

In je financieel plan licht je toe hoe je de eerste twee jaar je activiteiten zal financieren, waarna de notaris je plan in vertrouwen bijhoudt. Gaat je vennootschap binnen de eerste drie jaar failliet, dan zal de rechter je financieel plan opvragen om na te gaan of je zelf verantwoordelijk bent voor je schulden. Besteed er dus voldoende aandacht aan.

4. Richt je vennootschap op

Bij vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (bv, cv en nv) doet de notaris dit. Hij of zij stelt een oprichtingsakte op, waarin je minstens 1 bestuurder benoemt.

Daarna gaat de notaris naar de Rechtbank van Koophandel en worden het verslag van de vergadering en een uittreksel van de statuten bij de griffie neergelegd. Na de neerlegging van de oprichtingsakte voert de griffier de identificatiegegevens van de onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen in. Je krijgt een ondernemingsnummer en je kan beginnen. Om het geheel compleet te maken, verschijnt de oprichtingstekst ook in het Belgisch Staatsblad.
Voor bepaalde vennootschappen (bv, cv en nv), kan je notaris de neerlegging bij de griffie elektronisch verrichten, wat het oprichtingsproces versnelt. Dat heet e-depot.

Kies je voor een maatschap, dan volstaat – zoals vroeger – een onderhandse overeenkomst. Wel moet je die voortaan ook inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.

5. Aangifte van de activiteit bij een erkend ondernemingsloket

De vennootschap moet naar een erkend ondernemingsloket om de hoedanigheid van inschrijvingsplichtige onderneming te laten opnemen in de KBO. Daarnaast schrijft het ondernemingsloket ook andere gegevens in, zoals de activiteiten en bankrekeningnummers, vestigingseenheid...

Bij veranderingen (nieuw adres van de vestigingseenheid, telefoonnummer, activiteit...) heb je één maand de tijd om je inschrijving als inschrijvingsplichtige onderneming aan te passen. Je bent immers zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingeschreven gegevens in de KBO. Deze aanpassingen kunnen worden uitgevoerd, ofwel via een ondernemingsloket, ofwel (in bepaalde gevallen) via de “My Enterprise”-toepassing, en dit 24u/24 en gratis.

6. Sluit je aan bij een sociaal verzekeringsfonds

Je vennootschap moet je binnen de drie maanden na de neerlegging van de oprichtingsakte aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Je moet bovendien de jaarlijkse vennootschapsbijdrage betalen. Als zaakvoerder of werkende vennoot moet je bovendien persoonlijk aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Zo kan je aanspraak maken op je rechten inzake familiale prestaties, pensioen en ziekteverzekering.

7. Vraag je btw-nummer aan

Ben je btw-plichtig, dan wordt je ondernemingsnummer ook geactiveerd als btw-nummer. Je BTW nummer ziet er dan als volgt uit: BE + je ondernemingsnummer. Je kan je btw-nummer zelf gratis activeren. Daartoe dien je& een aanvraag in bij het bevoegde belastingkantoor, voor de start van je activiteit. Je ondernemingsnummer wordt dan geactiveerd bij de Algemene Administratie van de Fiscaliteit.

Het ondernemingsloket kan tegen betaling in jouw plaats een btw-identificatie aanvragen. De prijs van die dienst varieert per loket.

8. Registreer de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap

Alle Belgische vennootschappen, maar ook VZW’s, stichtingen, trusts en vergelijkbare entiteiten moeten verplicht hun uiteindelijke begunstigden opnemen in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners). De bedoeling van dit register is om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden. Het register houdt informatie bij over de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap, die zich bijvoorbeeld achter verschillende entiteiten kan verbergen. 
Je kan het UBO-register raadplegen via het portaal MyMinFinPro.

9. Sluit je aan bij een ziekenfonds

Indien je als zelfstandige in aanmerking wilt komen voor uitkeringen van de ziekte- en invaliditeitsverzekering, moet je je aansluiten bij een ziekenfonds naar keuze. Gezien je meestal al aangesloten bent bij een ziekenfonds, volstaat het om de wijziging van je statuut te melden.

Conclusie

Een vennootschap oprichten volgt een logisch stappenplan, waarbij het aantal formaliteiten afhangt van de juridische vorm die jij kiest. Weet je niet welke vorm voor jou de meest geschikte is? Neem dan eerst een kijkje op onze overzichtspagina.