De algemene verkoopvoorwaarden: waarom, en vooral, hoe doe je dat?

Je bent een zelfstandige en je verkoopt producten of je verstrekt diensten? Zorg dan voor goede algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden vormen een kader voor de relatie tussen de partijen, definiëren de rechten en plichten van elkeen, en zorgen er vaak voor dat conflicten vermeden of opgelost worden.

De algemene voorwaarden: aan te raden

Het opstellen van algemene voorwaarden is geen wettelijke verplichting, maar wordt wel sterk aanbevolen. Het zou zonde zijn om er geen te hebben. Inderdaad, als je niets hebt voorzien, zal de overeenkomst tussen jou en je klant onderworpen zijn aan de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek. Dat is al niet slecht, maar het is mogelijk dat dat wettelijke stelsel niet zo goed blijkt te zijn aangepast aan de werkelijke situatie van de partijen, en dat de algemene voorwaarden die je hebt opgesteld, in sommige gevallen (en voor zover ze juridisch toelaatbaar zijn) gunstiger kunnen zijn voor jou.

De algemene voorwaarden: uniek zijn

Algemene verkoopvoorwaarden worden steeds op maat opgesteld. Je zal op het internet geen document vinden dat je als dusdanig kan overnemen. Als je je er inspiratie op een of ander document baseert, let er dan op dat je een Belgische website raadpleegt (en niet een Nederlandse bijvoorbeeld), en dat je je omringt met de juiste personen om het nodige toe te voegen of te wijzigen, of om te schrappen wat niet op jouw situatie van toepassing is. Een jurist zal je op basis van je activiteitendomein en je behoeften vertellen of je specifieke clausules dient over te nemen, dan wel of je je kan beperken tot vereenvoudigde algemene voorwaarden.

Hoe algemene voorwaarden opstellen?

Bij het opstellen van algemene voorwaarden dien je ervoor te zorgen dat die:

• in een leesbaar lettertype geschreven zijn;
• duidelijk en begrijpelijk zijn opgesteld. Als ze te ruim kunnen worden geïnterpreteerd, zal de rechter beslissen, in jouw voordeel of nadeel;
• in een taal zijn opgesteld die je medecontractant geacht wordt te verstaan. In België is dat meestal het Nederlands of het Frans en vaak ook het Engels en het Duits of een andere taal naargelang van de doelgroep. Ze kunnen tweetalig of drietalig zijn;
• Geldig. Vermijd het risico dat een rechter een clausule moet schrappen. Een oneerlijke clausule is een clausule die een effectief onevenwicht creëert tussen de rechten en plichten van de partijen, zoals een clausule die één van de partijen buitenmatig bevoordeelt. Zo bijvoorbeeld bedraagt de wettelijke garantietermijn van een defect product in een verkoopovereenkomst 2 jaar. Als een clausule een kortere termijn voorziet, zal die door een rechter oneerlijk worden bevonden en geschrapt worden. De overeenkomst en de andere clausules van de algemene voorwaarden blijven echter wel van toepassing tussen de partijen.

Je dient bijzonder op te letten in geval van een relatie met consumenten (zij zijn beter beschermd dan de professionals). Meer info over de definitie van oneerlijke clausule en de goede gedragslijnen in dat verband kan je vinden op deze pagina van de FOD Economie.

Voorbeelden van clausules in algemene voorwaarden

DE BETALINGSMODALITEITEN

Wens je dat een voorschot wordt betaald, of meteen het volledige bedrag? Wil je een gespreide betaling voorstellen? Wil je dat de betaling vóór of na de prestatie plaatsvindt? etc. Bedenk modaliteiten die voor jou en je klanten realistisch zijn.

CLAUSULE OVER DE VERWIJLINTERESTEN

Je hoeft de gevolgen van een laattijdige betaling niet te dragen. Als zelfstandige hebt je vaste kosten, BTW termijnen, etc., en een laattijdige betaling kan je in de problemen brengen. Als je een clausule opneemt betreffende de toepassing van verwijlinteresten, bepaal het percentage daarvan dan in samenspraak met een jurist (doorgaans tussen 8 en 12%) en preciseer het percentage in de clausule.
Je kan ook vermelden dat de interesten verschuldigd zijn zonder voorafgaande ingebrekestelling en vanaf de vervaldatum van de factuur. Zonder dergelijke clausules zal de wettelijke rentevoet ook van toepassing zijn, maar thans bedraagt die slechts 8% in het handelsrecht. Bovendien begint die rente pas te lopen na 30 dagen volgend op de vervaldatum van de factuur.

BOETECLAUSULE

Ter info, die clausule staat volledig los van het strafrecht. Ze heeft betrekking op de betaling van een forfaitaire schadevergoeding in geval van niet-betaling of laattijdige betaling door uw klant. Met deze clausule verbindt een persoon zich ertoe om bij de niet-uitvoering van de overeenkomst, een forfaitaire vergoeding te betalen voor de schade die eventueel geleden werd ingevolge die niet-uitvoering. Het bedrag van die vergoeding mag niet meer bedragen dan 12 % van de hoofdsom. Voorzie een (redelijk) forfaitair minimum.
Een theoretisch voorbeeld: voor een factuur van 100 euro kan je een verwijlinterest voorzien van 10% met een minimum van 30 euro. Opgelet: die verwijlinterest moet wederkerig zijn om geldig te zijn indien de overeenkomst gesloten wordt met een particulier (een consument): je moet je er bijgevolg ook toe te verbinden om een schadevergoeding te betalen aan jouw klant in geval van niet-uitvoering of van een slechte uitvoering van de overeenkomst door jou (bijvoorbeeld: slechte uitvoering van werken). Die wederkerigheid is niet verplicht voor de contractuele relaties met een andere professional.

CLAUSULE INZAKE EIGENDOMSVOORBEHOUD

Dat is een clausule waardoor de verkoper zich het eigendomsrecht voorbehoudt tot het ogenblik van integrale betaling van de door de koper verschuldigde som. Als die clausule voorzien is, zullende goederen bijgevolg eigendom blijven van de verkoper zolang de factuur niet integraal betaald is.

CLAUSULE BETREFFENDE HET VERVOER, DE LEVERING EN DE RISICO-OVERDRACHT

Deze clausule kan nuttig zijn wanneer het in geval van een geschil nodig is om te weten op welk ogenblik de eigendomsoverdracht heeft plaatsgevonden. Ziehier een pagina van de FOD Economie over dit onderwerp en een andere in geval van verkoop op afstand (e-commerce).

CLAUSULE BETREFFENDE DE HERROEPINGSTERMIJN EN DE TERUGZENDING VAN DE GOEDEREN.

Ziehier de basisregels.

CLAUSULE BETREFFENDE PRODUCTEN MET GEBREKEN

Het kan raadzaam zijn vooraf de procedure vast te stellen die moet worden gevolgd wanneer een besteld product beschadigd aankomt en wat in dat geval de voorwaarden voor terugzending en terugbetaling zijn, afhankelijk van waar de verantwoordelijkheid ligt (leverancier, vervoerder).

CLAUSULE VOOR DE AANDUIDING VAN DE BEVOEGDE RECHTBANK (VB. RECHTBANKEN VAN BRUSSEL) EN HET TOEPASSELIJKE RECHT (VB. HET BELGISCHE RECHT).

CLAUSULE BETREFFENDE DE VRIJSTELLING OF BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

Indien je de overeengekomen dienst onmogelijk kan uitvoeren of de overeengekomen goederen niet kan leveren, kan je met deze clausule je aansprakelijkheid beperken tot een bedrag dat jij bepaalt.. Opgelet, deze clausule kan slechts in welbepaalde gevallen toegepast worden en kan niet te ruim worden gedefinieerd. (vb. overmacht, absoluut onvoorzienbare situatie).

De al dan niet aanwezigheid van die clausules in uw AVV, en de exacte formulering en precieze inhoud daarvan dienen absoluut en noodzakelijk opgesteld en/of gevalideerd te worden door een jurist of een advocaat die uw project en persoonlijke situatie kent. De clausules dienen daadwerkelijk overeen te stemmen met jouw activiteit. De bovenstaande voorbeelden zijn geen vervanging van een raadpleging bij een professional, maar dienen om je inspiratie en algemene informatie te bieden bij wijze van voorbereiding.

CLAUSULE BETREFFENDE DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Indien persoonsgegevens worden verzameld (al dan niet via het gebruik van een website), moet in deze clausule worden vermeld voor welke doeleinden je de gegevens wil gebruiken (bv. om een bestelling te verwerken en een levering te verrichten, voor marketingdoeleinden, enz. Je moet ook aangeven hoelang je elk van de gegevens zal bewaren. 

Covid-clausule (verrichten van diensten)

Het kan nuttig zijn een clausule op te nemen voor het geval de Covid maatregels je verhindert een dienst te verlenen (bv. door sluiting van openbare plaatsen, beperking van sociale contacten, quarantaines, lockdown, andere). Er kan worden voorzien dat de Covid-pandemie niet als een geval van overmacht wordt beschouwd. Het is echter noodzakelijk om vooraf schriftelijk vast te leggen wat jij en de andere partij/opdrachtgever kunnen doen als je je verplichtingen in dit verband niet kan nakomen (uitstel tot een latere datum, gedeeltelijke/gehele terugbetaling, enzovoort). Je kan dan misschien best een afzonderlijk document opxstellen om te voorkomen dat je je algemene basisvoorwaarden moet wijzigen zodra de pandemie voorbij is, of juist om dit document gemakkelijk te kunnen wijzigen.

Aanvaarding en tegenstelbaarheid van de algemene voorwaarden

Om tegenstelbaar te zijn aan de klant (dat wil zeggen bindend en van toepassing) dienen de algemene verkoopvoorwaarden door deze te worden aanvaard, dat wil zeggen dat hij effectief de mogelijkheid heeft gehad om de inhoud daarvan te bekijken. Het is jouw taak om te bewijzen dat je klant die goed heeft ontvangen, en daar tijdig kennis heeft van kunnen nemen: uiterlijk op het ogenblik van het sluiten van de overeenkomst.

Die bij een factuur voegen is te laat. De algemene voorwaarden moeten meegedeeld worden tijdens het verkoopproces en niet wanneer de verkoop reeds gesloten is, zo niet loop je het risico dat ze niet tegenstelbaar zijn aan je klant. Voor e-commerce dient de koper de AVV tijdens het aankoopproces goed te keuren. Als je activiteit betrekking heeft op de bestelling van welbepaalde goederen of diensten, raden wij je aan om die te publiceren waar je ook maar kan. Bijvoorbeeld op je website en op alle nuttige documenten: bestelbonnen, bestekken, facturen, etc. ook al is dat niet verplicht. Wij raden je aan om je niet te beperken tot je website.

Als de algemene voorwaarden op de keerzijde van een document vermeld worden, dient op de voorzijde de aandacht van de medecontractant op het bestaan van die voorwaarden te worden gevestigd. Met andere woorden, je moet zoveel mogelijk maatregelen nemen om te kunnen bewijzen dat je al het mogelijke hebt gedaan opdat de klant daar kennis van heeft kunnen nemen.

Je medecontractant dient de algemene voorwaarden op een zekere wijze te hebben aanvaard, dat wil zeggen dat hij zijn stilzwijgende of uitdrukkelijke toestemming dient te hebben gegeven. Die aanvaarding kan de vorm aannemen van:

• een handtekening onderaan de algemene voorwaarden of op een document dat daar uitdrukkelijk naar verwijst en dat vermeldt waar die kunnen geraadpleegd worden;
• de afwezigheid van betwisting van je medecontractant wanneer je die aan hem voorlegt;
• het feit dat het vakje "ik aanvaard de algemene voorwaarden" werd aangevinkt in het kader van een op afstand gesloten overeenkomst (op het internet bijvoorbeeld). Je kan je nog beter indekken door een rechtstreekse link naar de algemene voorwaarden toe te voegen, die goed zichtbaar en leesbaar is. Je kan er ook voor zorgen dat een pop-up venster wordt geopend om de aandacht daarop te vestigen.

Er zijn evenwel uitzonderingen op die regel. Bijvoorbeeld wanneer een overeenkomst wordt gesloten tussen twee handelaars die reeds geruime tijd met elkaar zaken doen, zouden de algemene voorwaarden die overgemaakt worden na de opstelling van de overeenkomst in principe tegenstelbaar en bindend kunnen zijn tussen de partijen.

Wat met de algemene voorwaarden die op jou van toepassing zijn?

Een niet betwiste factuur moet betaald worden. De afwezigheid van betwisting geldt als een aanvaarding van de factuur. Bij betaalproblemen kan u steeds vragen om een betaaluitstel te krijgen.
In geval van betwisting (bijvoorbeeld, door een arbeider slecht uitgevoerd werk, levering van een niet conform goed of defect product), geef je beter de voorkeur aan een aangetekende brief om er zeker van te zijn dat de betwisting goed bij de bestemmeling aankomt. Indien mogelijk betaal je best reeds het bedrag van het deel van de factuur dat je niet betwist: dat is het "ontegensprekelijk verschuldigde bedrag". Indien bijvoorbeeld twee producten worden geleverd en één daarvan is defect, betaal je reeds het conforme product en betwist je de rest.

Denk eraan dat je steeds verwijlinteresten dient te betalen als je na de vervaldatum van de factuur betaalt. Ofwel zijn die voorzien in de algemene voorwaarden en dien je de interesten te betalen aan het vermelde tarief (doorgaans tussen 8 % en 12%) en dat vanaf de aangeduide datum (op voorwaarde uiteraard dat die algemene voorwaarden aan jou tegenstelbaar zijn, cf. hoger), ofwel zullen die toegepast worden aan de wettelijke interestvoet.

Nalezing van je algemene voorwaarden: wie kan helpen?

Juridische afspraken gecoördineerd door de dienst hub.info

Op de 1e maandag van elke maand (behalve in juli en augustus) organiseert de dienst hub.info in samenwerking met de Balie van Brussel, gratis individuele raadplegingen van 30 minuten bij een gespecialiseerde advocaat. Schrijf je in voor deze consultaties via de rubriek Events van de onze website of neem contact op met hub.info.

Juridische afspraken georganiseerd door BECI en het COm

Dat zijn gratis individuele raadplegingen van een (pro deo) jurist, volgens en systeem dat werd ingevoerd door het Brusselse Gewest en georganiseerd wordt door BECI en het COm. Het gesprek duurt in principe 30 min. Adres: Louizalaan 500 te 1050 Brussel. De afspraak kan telefonisch gemaakt worden op +32 2 643 78 48 of online.

Lokale economieloketten

De lokale economieloketten (LEL's) zijn begeleidingsstructuren (startende) ondernemingen die hulp of steun nodig hebben. De coaches  zijn ook mensen die je advies kunnen geven over het opstellen ervan.

SDZ

Het SDZ (interprofessionele vakfederatie) beschikt over een juridische dienst die je, tegen een jaarlijkse vergoeding (minder dan 200 EUR/jaar), kan helpen bij het opstellen van je algemene voorwaarden.

Unizo

Als je lid bent van Unizo, kan je toegang krijgen tot aantal modellen van voorwaarden. Die bestaan bovendien in verschillende talen !