Aanbestedingen : niets voor mij ?

Belang van de aanbestedingen

Overheidsopdrachten zijn goed voor niet minder dan 14% van het Europese bruto binnenlands product (BBP). Om maar te zeggen : de overheid is een grote klant. Maar slechts 34% van de Belgische overheidsopdrachten wordt gegund aan KMO's. Dit is veel lager dan het gemiddelde voor andere Europese landen. De Belgische en Brusselse overheden kunnen dus veel beter, maar ook de ondernemers zelf kunnen een tandje bijsteken : amper de helft van de ondernemers neemt deel aan aanbestedingsprocedures van de overheid.

In een bevraging van UNIZO geven ondernemers als voornaamste redenen: niet op de hoogte van overheidsopdrachten (24%), niet weten hoe eraan te beginnen (22%) of er door administratieve lasten niet aan willen beginnen (13%). 14% geeft ook aan dat ze onvoldoende de nadruk kunnen leggen op de kwaliteit van hun producten en diensten.

Maar ook de aanbestedende overheden hebben belang bij de deelname van de KMO’s. De Stichting Overheidsopdrachten stelde vast dat in de voorbije 3 jaar het minste aantal offertes per ‘perceel’ ingediend werden en dat ook het aantal opdrachten waarvoor slechts 1 offerte werd ontvangen, fors is gestegen.

Waar vind ik de overheidsopdrachten ?

Eerst en vooral : niet alle overheidsopdrachten worden gepubliceerd. Opdrachten met een drempelbedrag tot € 139 000 (excl. BTW) die worden gegund via de “onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking” in de klassieke sectoren moeten niet worden bekendgemaakt maar de aanbestedende overheid dient dan wel drie ondernemingen te contacteren en uitnodigen om een offerte in te dienen. Opdrachten voor minder dan 30.000€ kunnen ook toegekend worden op basis van een bevraging van een aantal potentiële leveranciers.

Daarom is het van belang dat je je ook aanmeldt als potentiële leverancier bij de openbare diensten die jouw diensten of producten nodig hebben. In het Brussels Gewest bestaat er zo bijvoorbeeld het Bedrijvenregister  van het Observatorium voor de referentieprijzen van overheidsopdrachten. Ook Brussel Stad nodigt ondernemers uit om zich te registreren als mogelijke leverancier.

Het overzicht van alle aanbestedingen die moeten gepubliceerd worden staat hier : http://www.publicprocurement.be/nl. Er zijn ook private firma’s die je, tegen betaling, informeren over de overheidsopdrachten die binnen je werkveld vallen.

Waar moet je als ondernemer op letten ?

Heb je slechte ervaringen met publieke aanbestedingen en -procedures? Vind je het allemaal te veel moeite voor te weinig resultaat? Misschien kunnen onderstaande tips en aandachtspunten je kansen op succes verhogen?

Het opstellen van een offerte voor een openbare dienst verschilt op verschillende vlakken van het opstellen van een offerte voor een private klant. De belangrijkste verschillen zijn :

• Er is een wettelijk geregelde procedure voor de gunning van de opdracht met meestal een langere doorlooptijd 
• Er zijn strenge formele eisen zoals o.a. de ondertekening van de offerte, indiening van de offerte, geen recht tot het maken van voorbehoud door de inschrijver, geen mogelijkheid tot wijziging offerte, …
• Opgelet: besteed aandacht aan de milieu-, sociale en ethische clausules die overheidsinstanties integreren in hun opdrachten. Die moeten onder meer sociale dumping tegengaan, eerlijke handel stimuleren en duurzame aankopen bevorderen. Meer hierover op Gids voor duurzame aankopen en bij Leefmilieu Brussel.
• Het voorwerp, de inhoud en de draagwijdte van de offerte worden exclusief bepaald door het bestek dat door de openbare dienst wordt opgesteld

Dit zorgt ervoor dat je best :

• Tijdig begint aan het opstellen van je offerte !
• Lees het bestek aandachtig
• Analyseer welke procedure er gevolgd moet worden
• Analyseer of je voldoet aan de toekenningscriteria
• Wees nauwgezet: hou rekening met alle formaliteiten (bv. Uiterste indieningsdatum en manier van indienen). Voorzie speelruimte ten opzichte van de deadline voor het indienen van de offerte want te laat ingediend offertes worden automatisch afgewezen.
• Wees volledig - controleer of je alle documenten hebt ingediend! Die verzamelen vereist de nodig tijd.
• Ervoor zorgt dat de informatie over jouw onderneming in de KBO correct en accuraat is. Registreer zeker ook je e-mailadres! Zo kunnen aanbestedende overheden je gemakkelijk contacteren wanneer ze een marktverkenning houden of jou willen aanschrijven voor een interessante opdracht.

Meer tips vind je op de volgende sites:

• Op de site van Unizo vind je een overzichtspagina met tips maar ook een handige adviespocket over zakendoen met de overheid.
• UCM (FR) stelt tevens een gids ter beschikking. Die vind je terug op deze site.
• Wat zijn de Europese en Belgische drempelbedragen sinds 1 januari 2020 ? Kan je onderhandelen? Wie moet tekenen? Antwoord op 10 veelgestelde vragen vind je op de website van BECI.
• Op de site van Leefmilieu Brussel kan je inschrijven voor de nieuwsbrief over duurzame overheidsopdrachten, vind je de betreffende wetgeving terug enz.

Meer weten over dit onderwerp?

• 29 april 2022 om 12u : De Stad Brussel, jouw klant?
  Digitale informatiesessie over overheidsopdrachten georganiseerd op initiatief van UCM en UNIZO, en in samenwerking met de Stad Brussel.

• 9 juni 2022 om 16u: Business Network rond het thema ‘aanbestedingen” georganiseerd door de gemeente Anderlecht in de nieuwe zaal Java, Olympische Dreef 60, Anderlecht

• 22 juni 2022 : Ondernemersforum “Haal een overheidsopdracht binnen” van Unizo.