Elke werkgever is verplicht om een aantal documenten op te maken, in te vullen en te bewaren. Het gaat hierbij om sociale documenten in de strikte zin en om documenten van sociale aard. De strafsancties zijn zwaar indien de overheid vaststelt dat u als werkgever deze verplichting niet naleeft. Via deze documenten kan de overheid immers gemakkelijker strijden tegen de sociale fraude.
Sociale documenten
De groep van 10
Volgens onze reglementering zijn er 10 sociale documenten:
-
het algemeen personeelsregister: dit is een register dat bestaat uit ingebonden bladen met bladzijden die ononderbroken genummerd zijn. Het moet enkel nog gebruikt worden voor werknemers voor wie geen ;dimona-aangifte moet gebeuren
-
het bijzonder personeelsregister: dit is een register dat op elke plaats van tewerkstelling bijgehouden moet worden indien uw onderneming werknemers op verschillende plaatsen tewerkstelt. Dit geldt voor alle werknemers, of ze nu aan de Dimona-verplichting onderworpen zijn of niet. Dit register kan op papier of op elektronische drager bijgehouden worden;
-
de individuele rekening: dit is een overzicht van alle arbeidsprestaties van een werknemer en de overeenstemmende lonen voor een volledig jaar. Dit kan in om het even welke vorm bijgehouden worden;
-
het aanwezigheidsregister (alleen in bepaalde sectoren): in bepaalde paritaire comités moet dit bijgehouden worden om zwartwerk tegen te gaan (bijvoorbeeld in de diamantsector). Er valt te noteren dat deze verplichting in de horecasector (PC 302) geschrapt werd;
-
de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten: de werkgever die een student tewerkstelt, is verplicht om een arbeidsovereenkomst voor studenten te sluiten en deze te bewaren op de plaats waar de student tewerkgesteld wordt;
-
de overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders;
-
de beroepsinlevingsovereenkomst;
-
de PWA-arbeidsovereenkomst;
-
de arbeidsovereenkomst voor de uitvoering van tijdelijke arbeid;
-
het register van werktijdregeling (uitsluitend in het PC nr. 302): voor gelegenheidswerknemers waarvoor een Dimona in dagen moet gebeuren.
Bewaringstermijn van deze documenten
Deze sociale documenten moeten in principe gedurende 5 jaar bewaard worden.
Sancties
Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.
Zo zal de werkgever die geen individuele rekening opmaakt, gestraft worden met een sanctie van niveau 3; dit is een strafrechtelijke boete van 800 tot 8.000 euro of een administratieve boete van 400 tot 4.000 euro. De bedragen worden telkens vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor de overtreding werd begaan.
Documenten van sociale aard
De groep van 4
-
de loonbrief: alle werkgevers moeten hun werknemers bij elke definitieve betaling een afrekening overhandigen. Dit document moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Bijzondere prestaties moeten op een bijlage bij de loonbrief vermeld worden;
-
het arbeidsreglement: elke werkgever moet een arbeidsreglement opstellen en elke werknemer er een kopie van overhandigen. De werkgever moet een kopie van het arbeidsreglement ter beschikking houden op de plaats van tewerkstelling;
-
de documenten die verband houden met deeltijds werk;
-
de documenten die bij het einde van de arbeidsbetrekking moeten worden overhandigd, zoals het document C4.
Sancties
Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.
Zo zal de werkgever die geen arbeidsreglement opmaakt, bestraft worden met een sanctie van niveau 2; dit is een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro of een administratieve boete van 200 tot 2.000 euro.
Specifieke verplichtingen voor buitenlandse werkgevers die detacheren naar België
De verplichtingen
Voor werknemers die tijdelijk in België komen werken of werknemers die deels in België en deels in een ander land tewerkgesteld zijn voor een buitenlandse werkgever, moet een Limosa-aangiftegedaan worden. Buitenlandse werkgevers die een Limosa-aangifte gedaan hebben, zijn in principe vrijgesteld van het bijhouden van de normale sociale documenten gedurende een termijn van maximum 12 maanden. Ze moeten wel een aantal gelijkaardige documenten ter beschikking houden van de inspectiediensten.
De werkgever is er toe gehouden om deze specifieke documenten bij te houden tot 1 jaar na het einde van de detachering.
Sancties
Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.
Zo zal de werkgever die geen Limosa-aangifte doet, gestraft worden met een sanctie van niveau 4; dit is hetzij een gevangenisstraf van 3 maanden tot 6 jaar en/of een strafrechtelijke boete van 4.800 tot 48.000 euro, hetzij een administratieve boete van 2.400 tot 24.000 euro. De bedragen worden telkens vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor de overtreding werd begaan.