Welke verbintenissen kan je aangaan vóór de opstart van je bedrijf?

Wanneer je een eigen bedrijf opricht, is de kans groot dat je op voorhand een aantal aankopen doet. Is het toegestaan om deze aankopen fiscaal af te trekken en om de btw te recupereren? Hieronder proberen we een antwoord te geven op enkele veelgestelde vragen.

Kan ik al 'dringende' verbintenissen aangaan in naam van mijn nog op te richten bedrijf?

Je mag al verbintenissen aangaan in naam en voor rekening van een vennootschap in oprichting. Het bedrijf kan verbintenissen overnemen van maximaal 2 jaar vóór de oprichting. 

Over het algemeen onderschrijft de vennootschap deze verbintenissen bij de oprichting: hiervoor kan een specifieke vermelding worden opgenomen in de statuten. Indien dit niet het geval is, heeft de vennootschap een termijn van 2 maanden na de datum van oprichting om de situatie te regulariseren. Toch kan de vennootschap niet om het even welke verbintenis overnemen.
Daarvoor gelden verschillende voorwaarden. Het eerder afgesloten contract moet duidelijk het volgende vermelden:

1. dat de verbintenis wordt aangegaan ten behoeve van een vennootschap in oprichting, met nauwkeurige vermelding van de vennootschap (naam + rechtsvorm);
2. dat de transactie wordt uitgevoerd in naam en voor rekening van deze vennootschap.

Concreet moet de factuur de volgende gegevens van de koper bevatten: BV IN OPRICHTING 'WAUTERS & Co', gepland adres van de maatschappelijke zetel, met de vermelding 'btw: in afwachting'.
Als aan de voorwaarden is voldaan, onderschrijft de vennootschap de verbintenis alsof zij die had aangegaan.

Houd het aankoopdocument dus goed bij. Houd er rekening mee dat de fiscus niet erg is opgezet met deze procedure en dat zulke situaties meer uitzondering dan regel moeten blijven.  Raadpleeg altijd je boekhouder, belastingadviseur of notaris.

Voorbeeld 

Lucas is schrijnwerker. Hij heeft de kans om tweedehands machines te kopen tegen een zeer aantrekkelijke prijs, een paar maanden voor de oprichting van zijn bedrijf. Hij wil van die kans profiteren.
Hij kan ze kopen als natuurlijk persoon als hij bij de verkoper duidelijk stelt dat hij in naam en voor rekening van zijn toekomstige vennootschap in oprichting handelt. Hij betaalt met eigen middelen.
Wanneer het bedrijf is opgericht, neemt het de verbintenis gewoon over op zijn rekening en betaalt het Lucas terug. Op dat moment geeft het bedrijf het ondernemingsnummer door aan de verkoper.

Wat als ik een beroepsactiviteit opzet in eigen naam, als 'natuurlijk persoon'?

De overdracht van privé- naar beroepsvermogen gebeurt via een document met een beschrijving van de betrokken goederen. Je kunt ook, net zoals in het kader van een bedrijf, de verkoper informeren dat je handelt als zelfstandige maar nog niet over een btw-nummer beschikt. Dat geef je dan later door.

Dit document, dat de oprichter van het bedrijf zelf kan opstellen, is identiek aan een 'verkoopfactuur' (hiervoor gebruik je het beste de term 'factuur' of 'overdracht van vermogen' of 'opgave van bestemming').

Aan deze 'opgave van bestemming' kun je twee vermeldingen toevoegen: 

• OP DE PLAATS VAN DE VERKOPER noteert de oprichter van het bedrijf zijn contactgegevens, met daaronder: 'handelend in eigen naam'.
• OP DE PLAATS VAN DE KOPER noteert de oprichter van het bedrijf ook zijn contactgegevens, met daaronder: 'handelend beroepshalve'; hij geeft ook zijn ondernemingsnummer op (als hij het al kent, zo niet geeft hij het later door).

De evaluatie van deze eigen inbreng kan niet op om het even welke manier worden gedaan! Raadpleeg onze andere artikels op dat vlak!

Hoe zit het met de betaalde btw op kosten gemaakt vóór de oprichting?

Wat de btw betreft: die kun je aftrekken voor goederen die je specifiek voor je nieuwe bedrijfsactiviteit hebt gekocht voordat het officieel van start ging.

Net zoals voor goederen die tijdens de activiteit worden aangekocht, is de btw-aftrek mogelijk binnen een periode van 3 jaar op basis van de aankoopfactuur, zonder verdere formaliteiten. 
Om btw te kunnen aftrekken is altijd een conforme factuur vereist. Het is niet eenvoudig, om niet te zeggen onmogelijk, om die factuur nog van de verkoper te verkrijgen als de aankoop dateert van meerdere jaren geleden. Denk er dus al bij de aankoop aan. Uiteraard zal je btw-nummer niet op dit document staan, aangezien je nog niet bekend bent bij de btw-dienst. Daarom is het raadzaam om de verkoper te vragen de vermelding 'btw in afwachting' toe te voegen en je btw-nummer door te geven zodra je het hebt gekregen.

Voorbeeld  :

Op 11 maart 2024 heeft Maxim een nieuwe computer gekocht om het beheer van zijn nieuwe bedrijf beter voor te bereiden. Daarvan kreeg hij een conforme factuur voor een bedrag van € 1.200 + € 252 btw. Op deze factuur is geen btw-nummer vermeld aangezien Maxim nog geen ondernemingsnummer heeft. 
Daarnaast heeft Maxim op basis van een goed financieel dossier een lening verkregen en is hij op 24 november 2024 begonnen met inrichtingswerken. In november en december 2024 ontvangt hij verschillende facturen van aannemers, voor € 20.000 + € 4.200 btw.
Op 1 januari 2025 gaat de bedrijfsactiviteit echt van start.

Maxim kan de btw op de facturen van 2024 aftrekken door als volgt te werk te gaan:

• Voor de in 2024 aangekochte computer is geen aftrek mogelijk: er is immers geen sprake van strikt beroepsmatig gebruik aangezien er in 2024 geen btw-belastbare activiteit werd verricht. 
  Maar als we ervan uitgaan dat de computer voortaan puur beroepshalve wordt gebruikt, bedraagt de aftrekbare btw in 2025 4/5 van € 252 = € 201,60, aan te geven op de eerste btw-aangifte van 2025.
• Voor de werken is alle btw aftrekbaar aangezien ze weliswaar in 2024 werden uitgevoerd, maar met het directe doel om onmiddellijk inkomsten te genereren die btw-belastbaar zijn. Het bedrag van € 4.200 wordt dus ook opgenomen in de eerste btw-aangifte van het jaar 2025.

We raden aan een bestand met de nodige uitleg bij te houden voor de belastingcontroleur!

Adviezen voor starters