Starten in de horeca: welke vergunningen heb je nodig?

Wil jij graag een horecazaak openen in Brussel maar zie je door de administratieve verplichtingen het bos niet meer? In dit artikel ontdek je welke vergunningen en documenten je nodig hebt voordat je je zaak kunt opstarten. Daarnaast bundelde hub.info alle vereisten en wettelijke verplichtingen in een praktische checklist – onmisbaar om met een gerust hart te beginnen.

Beroepskennis

Voor sommige horeca-activiteiten dien je je sectorale beroepsbekwaamheid te bewijzen. Wie de activiteit als restaurateur of traiteur wilt uitoefenen, dient die bekwaamheid aan te tonen. Onder de activiteit van restaurateur of traiteur-banketaannemer moet worden verstaan: hij of zij die gewoonlijk en zelfstandig warme of koude maaltijden bereidt die bestemd zijn om ter plaatse in de inrichting te worden gebruikt of op bestelling buiten de inrichting door hem worden opgediend.

Bereiding betekent hier elke handeling waarbij een gerecht wordt klaargemaakt, samengesteld, geschikt, opgewarmd of ontdooid.

Sommige activiteiten vallen niet onder de reglementering van sectorale beroepsbekwaamheid. Je vindt de lijst met uitzonderingen op deze link.

Wie contacteren?

• Brussel Economie en Werkgelegenheid
• Een ondernemingsloket

De vergunningen voor het uitbaten van een drankgelegenheid

Moraliteitsattest

Het moraliteitsattest geeft aan dat je geschikt bent om gegiste en sterke dranken te schenken. Je kunt het attest verkrijgen door met je identiteitskaart langs te gaan bij de gemeente waar je ingeschreven staat in het bevolkingsregister.
Het wordt afgeleverd aan elke persoon die - permanent of occasioneel - gaat werken of werkt in de verkoop van drank (horeca, snack, ...). Iedereen die binnen je onderneming dranken schenkt, dient dit attest dus op zak te hebben. Heb je een vennootschap? Dan hebben je medezaakvoerders er ook één nodig.

Vergunning voor het verstrekken van gegiste en/of sterke dranken

Wanneer je je klanten de mogelijkheid biedt om ter plaatse alcoholische dranken te consumeren, moet je vooraf een vergunning aanvragen bij de gemeente waar je zaak gevestigd is. Omdat er in België een onderscheid wordt gemaakt tussen twee categorieën alcohol, zijn er ook twee aparte vergunningen nodig. Deze zijn vaak aanvullend op elkaar.

• Wil je enkel bier en wijn schenken? Dan moet je een vergunning voor gegiste dranken aanvragen, ook wel bekend als een drankvergunning.
• Wil je ook sterke dranken (zoals gin, whisky, cocktails) schenken? Dan heb je vaak een bijkomende vergunning nodig.

Let op: sommige gemeenten gebruiken de term ‘drankvergunning’ als overkoepelende benaming, ongeacht of je één of beide soorten alcohol wil verkopen.

En als de sterke drank aan het publiek wordt verkocht of gratis wordt aangeboden in een ruimte die opengesteld wordt ter gelegenheid van een avondfeest of een evenement? In dat geval dient de organisator van het evenement geen stappen te ondernemen om een vergunning aan te vragen. Opgelet: sommige gemeenten vereisen wel een “speciale toelating van het college van burgemeester en schepenen” voor de verkoop van sterke drank tijdens culturele, sportieve en politieke evenementen.

Opgelet: Je mag geen alcoholische dranken schenken zolang je niet in orde bent met de nodige vergunningen.Het is zelfs verboden om alcoholische dranken in te kopen of op voorraad te hebben vóór je de vereiste vergunning hebt ontvangen.

Wie contacteren?

Je moet je richten tot de dienst Economie of Lokale Handel van de gemeente waar je zaak gevestigd is. Sommige gemeenten hebben een specifieke cel die handelszaken hierbij kunnen begeleiden. De gemeente zal doorgaans vragen om:

• een bewijs van goed gedrag en zeden (ook wel uittreksel uit het strafregister genoemd), en
• een kopie van je identiteitskaart.

Afhankelijk van de gemeente kan er ook een dossierkost of openingsrecht worden aangerekend voor de behandeling van je aanvraag.

Stedenbouwkundige vergunning

Wil je een handelszaak omvormen tot een snackbar of een restaurant tot een bar? Dan heb je in de meeste gevallen een stedenbouwkundige vergunning nodig. Dat geldt ook voor het het plaatsen van een uithangbord of reclamepaneel, het uitvoeren van bouwwerken, afbraak, renovatie of verbouwingen.

De stedenbouwkundige vergunning is een officiële toelating gekoppeld aan een gebouw. Ze bepaalt onder andere het gebruik van het pand (bijv. horeca, handel, wonen), het uiterlijk van het gebouw, de dragende structuren, enz.  
Je moet dus nagaan of je project een vergunning vereist voor één van de volgende handelingen of werken, bijvoorbeeld bij afbraakwerken, het vellen van een hoogstammige boom, het aanzienlijk wijzigen van het bodemreliëf, het plaatsen van een schouw, rolluik of reclamebord, het vervangen van een vitrine...

Belangrijke tip vóór je een huurcontract tekent !

• Controleer altijd de stedenbouwkundige bestemming van het pand bij de dienst Ruimtelijke Ordening of Stedenbouw van de gemeente.
• Indien mogelijk, voorzie in het huurcontract een opschortende voorwaarde: dat het contract pas definitief wordt als de  stedenbouwkundige vergunning wordt toegekend. Zo vermijd je juridische of financiële problemen als de vergunning geweigerd wordt.

Wie contacteren?

• De aanvraag moet worden ingediend bij de dienst Stedenbouw (Urbanisme) van de gemeente waar je zaak gevestigd is.
• Voor begeleiding bij je aanvraag kan je terecht bij de cel Stedenbouw van hub.brussels. Zij bieden gratis en vertrouwelijke ondersteuning aan ondernemers in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Milieuvergunning

De milieuvergunning is een administratieve toelating die wordt opgelegd aan zelfstandigen, handelaars, ambachtelijke of industriële bedrijven. Ze verplicht je om bepaalde maatregelen te nemen om:

• de veiligheid van omwonenden en bezoekers te garanderen,
• hinder (zoals geluid of geur) te beperken,
• en de kwaliteit van het leefmilieu te beschermen.

Voorbeelden van voorwaarden zijn: een maximaal geluidsniveau dat niet overschreden mag worden, of een limiet op de uitstoot van bepaalde stoffen in de lucht.

Afhankelijk van je activiteit, de gebruikte machines of de opslag van bepaalde producten, moet je nagaan of een milieuvergunning vereist is.

Wie contacteren?

• Raadpleeg de website van Leefmileu Brussel om te controleren of jouw activiteit een milieuvergunning vereist.
• De aanvraag zelf moet worden ingediend bij de gemeente waar je zaak gevestigd is.
• Voor begeleiding bij je aanvraag kan je terecht bij de cel Leefmilieu van hub.brussels. 

Exploitatievergunning/horeca-toelating

In de meeste gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, moet je vooraf een exploitatievergunning of uitbatingstoelating aanvragen om een horecazaak te mogen openen.

De aanvraag wordt ingediend bij de dienst Middenstand. Sommige gemeenten beschikken over een cel die zich specifiek bezighoudt met de horecazaken.

De gemeente levert deze vergunning pas af nadat ze heeft gecontroleerd of de toekomstige uitbater voldoet aan de wettelijke verplichtingen en alle nodige formaliteiten heeft vervuld. In sommige gevallen kan de gemeente ook een inspectie ter plaatse uitvoeren vóór de opening van de zaak wordt toegestaan.

De gemeente vraagt doorgaans de volgende documenten:

• een brief waarin de opening wordt aangevraagd en de geplande activiteit wordt beschreven (eventueel met een plan ter ondersteuning;
• een kopie van de identiteitskaart van de uitbater;
• een bewijs van goed zedelijk gedrag voor de vennoten en beheerders (naargelang de gemeente aan te vragen bij de politiedienst of bij een andere gespecialiseerde dienst);
• het ondernemingsnummer;
• een kopie van de statuten van de vennootschap;
• een kopie van een document waaruit de toegang tot het beroep blijkt, voor de chef-kok van een restaurant;
• een verslag van een medisch onderzoek, afgeleverd door een arts;
• een objectief attest van een BA-verzekering indien de voor het publiek toegankelijke oppervlakte 50 m² of meer bedraagt;
• een bewijs van de controle van de elektrische installaties, uitgevoerd door een erkende instelling;
• een bewijs van toelating door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV);
• een gunstig verslag van de preventiedienst van de brandweer (DBDMH);
• een bewijs van de stedenbouwkundige vergunning, indien een dergelijke vergunning noodzakelijk is krachtens de stedenbouwkundige wetgeving;
• een kopie van het contract voor het ophalen van het afval;
• Indien van toepassing, moet je een aanvraag indienen voor het plaatsen van een terras. Deze aanvraag moet vergezeld zijn van een plan van het terras en de omliggende openbare ruimte.
• Indien van toepassing, moet je ook beschikken over een positief advies voor het schenken van gegiste dranken (zoals bier en wijn), en een toelating voor het schenken van sterke dranken (zoals gin of whisky). Beide documenten worden afgeleverd door de gemeente.

In veel gemeenten wordt een gemeentelijke retributie gevraagd bij de opening, heropening of overname van een horecazaak.

Voor meer info kan je je best richten tot de dienst Middenstand van de gemeente waar je zaak is gevestigd.

Brandveiligheidsattest

Je horecazaak moet voldoen aan de brandveiligheidsnormen. In de meeste gevallen moet je daarvoor een bezoek van de Brusselse brandweer organiseren in je pand. Na een positieve controle ontvang je een brandveiligheidsattest. 

Alle informatie voor Brussel vind je op de website www.pompiers.brussels.

Horeca of handel? 

Horecazaken hebben heel vaak een nieuw attest nodig bij een verandering van uitbater. Voor detailhandelszaken is dit waarschijnlijk minder het geval.

In beide gevallen moeten toekomstige horeca-/commerciële exploitanten contact opnemen met hun gemeente om te weten te komen of ze een certificaat nodig hebben. Dit hangt af van de plaatselijke voorschriften.

Hoe krijg je een veiligheidsattest? 

1. In de eerste plaats raden we aan om te bellen naar de dienst Preventie van de Brusselse brandweer. Op administratieve vragen krijg je meteen een antwoord. Heb je eerder een technische vraag over de benodigde installaties, dan belt een officier je terug om aan te geven welke de voornaamste regels zijn die je moet volgen en welke regelgeving van toepassing is voor jouw zaak.
    
2. Zodra je de officier aan de lijn hebt gehad, zijn aanbevelingen hebt gevolgd en het nodige hebt gedaan in jouw zaak, vul je een formulier in om een bezoek van de brandweer aan te vragen. Stuur dat formulier naar prev@firebru.brussels. De datum van het bezoek wordt vastgelegd in overleg met de brandweer. Voor de dossierkosten betaal je een forfaitair bedrag van 60 euro en elk bezoek kost 100 euro per uur. Over het algemeen duurt een bezoek aan een horecazaak één uur.
    
3. Als er tijdens het bezoek gebreken worden vastgesteld, bezorgt de brandweer jou het controleverslag waarin deze gebreken als opmerkingen worden toegevoegd. De gemeente ontvangt dat verslag ook. Daarna zul je gevraagd worden om de gebreken te verhelpen. Om te laten controleren of je de aanbevelingen van de brandweer hebt gevolgd, moet je foto's sturen als bewijs (als de gebreken die je moest verhelpen gefotografeerd kunnen worden, zoals het plaatsen van brandblussers bijvoorbeeld). Die foto's voeg je als bijlage bij het oorspronkelijke formulier dat je opnieuw moet versturen.
   Kun je de aanpassingen niet met foto's aantonen? Dan moet je opnieuw een afspraak maken voor een bezoek (tegen hetzelfde tarief als je eerste afspraak).
    
4. Is alles in orde? Dan ontvang je het attest zonder opmerkingen.:

Zie voor nog meer details het Vademecum dat de brandweer over dit onderwerp heeft gemaakt. 

Opgelet: Je moet je attest zelf na zeven jaar vernieuwen. Je ontvangt dus geen waarschuwing. Start je zonder attest, dan riskeer je een geldboete en een gedwongen sluiting.

Erkenningen, toelatingen en registratie FAVV

Een operator die in België actief is in de voedselketen mag geen enkele activiteit uitoefenen zonder eerst door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) geregistreerd, erkend of toegelaten te zijn.

De erkenning, toelating of registratie moet opgesteld/afgegeven zijn voordat je met je activiteiten start. Elke wijziging of stopzetting van de activiteiten moet eveneens worden gemeld aan het FAVV.

Afhankelijk van je sector moet je een van de volgende vergunningen behalen:

• Een registratie krijg je wanneer je levensmiddelen serveert die voorverpakt zijn en een houdbaarheidsdatum hebben van drie maanden en niet koel bewaard worden, zoals chips of conserven.
• Wanneer je een toelating krijgt, betekent dit dat je voedsel verkoopt dat je eerst bewerkt hebt of niet voorverpakt is, zoals een maaltijd in een restaurant.
• Als je start met een industrieel bedrijf dat levensmiddelen produceert, zoals vis of vlees, heb je een erkenning nodig.

Wie contacteren?

• het FAVV

Hygiëneattest

De hygiënedienst van je gemeente zal meestal komen controleren of je zaak aan de hygiënenormen voldoet. Hiervoor neem je contact op met de horecadienst van je gemeente.

Wie contacteren?

De cel Horeca van de gemeente waar je zaak gevestigd is.

Andere toelatingen

Aangifte voor camerabewaking

Voor je camera’s installeert, ben je verplicht een aangifte in te dienen. Je kunt de aangifte doen via aangiftecamera.be.

Terras of voorwerp op het openbare domein

In de hele Brusselse regio is de installatie van terrassen onderworpen aan een reglementering. Het is dus noodzakelijk om toelating aan te vragen bij de gemeentelijke overheid. Meestal wordt een vergunning afgeleverd voor één jaar.
Er zijn ook vergunningen voor specifieke evenementen. Vraag ernaar bij de gemeente.
Elke gemeente heeft zijn eigen reglement.

Afspelen van muziek

Als je muziek wilt afspelen in je zaak, restaurant, snackbar, taxi ... moet je vooraf een aangifte doen bij SABAM om de artiesten een eerlijke verloning te bezorgen. Je betaalt dus jaarlijks een forfaitair bedrag dat afhankelijk is van je activiteitensector. Alle informatie en de procedure zijn terug te vinden op deze pagina en op de website van SABAM.

Geluidsnormen

Let er ook op om de geldende geluidsnormen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest na te leven en geen geluidshinder te veroorzaken. Alle informatie hierover vind je op deze pagina.

Kansspelen drankgelegenheid vergunning C

Je mag als café-uitbater kansspelen beschikbaar stellen voor je klanten. Toch zijn er slechts twee toegelaten: Bingo en One-ball. Hiervoor heb je de toelating nodig van de Kansspelcommissie.

Geregistreerd kassasysteem

Alle HoReCa uitbaters moeten een controledocument afgeven aan de autoriteiten. Dit zijn nota's, ontvangstbewijzen of kassabonnen van een kassasysteem.

De FOD Financiën heeft een site gewijd aan dit onderwerp met praktische en technische details.

Afvalinzamelingscontract

Als handelaar ben je verplicht om een afvalinzamelingscontract te ondertekenen bij een geregistreerde afvalophaler.

Ben je op zoek naar mogelijkheden om de afvalhoeveelheid te verminderen? Er bestaan heel wat bronnen die je kunnen helpen om afvalvrij te worden. Meer informatie? Neem hier contact op met jouw zero-afval adviseur zerowasteretail@leefmilieu.brussels.

Andere verplichtingen

Openingsuren

De openingsuren van de detailhandel worden geregeld door een federale wet.

Handelszaken die diensten aanbieden zoals restaurants, cafés, kappers etc. zijn hier niet aan onderworpen.

De wet op de detailhandel legt onder meer een wekelijkse rustdag op en beperkt de openingsuren van de daghandel (van 5 tot 20 uur op weekdagen en van 5 tot 21 uur op vrijdag en de dag voor een feestdag) of van nachtwinkels (van 18 uur tot 7 uur ‘s ochtends). 
Er zijn afwijkingen mogelijk afhankelijk van het type handelszaak. Er bestaan ook gemeentelijke afwijkingen tijdens bijzondere evenementen: solden, eindejaarsfeesten, braderijen... De gemeente publiceert elk jaar een lijst met de dagen waarop de afwijkingen gelden. Voor toeristische centra gelden eveneens afwijkingen op de wetgeving betreffende de openingsuren of de wekelijkse rustdag. 

Rookverbod

Het is verboden te roken in besloten openbare ruimten. Een horecazaak is per definitie niet roker. Er moet een zichtbare signalisatie worden aangebracht die herinnert aan het rookverbod. Dit kan onder de vorm van pictogrammen of verbodsteksten.

Roken is toegelaten op het terras, op voorwaarde dat het terras aan één zijde helemaal open is. Het is ook mogelijk om een rookkamer te voorzien in de horecazaak. Er moet echter wel worden voldaan aan een aantal voorwaarden.

Alle informatie is terug te vinden in de brochure uitgegeven door de FOD Volksgezondheid.

Gemeentebelasting opgelegd aan de handelszaken

De Brusselse gemeente hebben een eigen belastingbevoegdheid. Elke gemeente kan dus om verschillende redenen belastingen innen, bijvoorbeeld: een belasting op nachtwinkels, op het gebruik van de openbare weg, op commerciële winkels, op de bezetting van een gemeentelijk huurpand....

Voor meer informatie kan je de lijst van gemeentebelastingen raadplegen of kan je contact opnemen met de gemeenteontvanger van jouw gemeente.

Handige checklist

Een restaurant, café of bar starten in Brussel? Deze handige checklist geeft een duidelijk overzicht van alle administratieve stappen en wettelijke verplichtingen die je moet doorlopen om jouw project waar te maken.

Download gratis de checklist