Optimaliseer je inkoopbeleid: een slimme strategie om je kosten te verlagen

Goed inkopen is essentieel om ervoor te zorgen dat je activiteit winstgevend is, of je nu onderneemt als fysiek persoon of als vennootschap. Helaas wordt dit cruciale aspect vaak genegeerd omdat andere prioriteiten voorrang krijgen of er onvoldoende middelen ter beschikking staan. Maar goed inkopen gaat ook over onderhandelen... Wat als je door te onderhandelen je financiën spectaculair kan verbeteren? Ga je dit aspect dan blijven verwaarlozen?

De aankopen in kaart brengen: wat zijn de kosten?

Goed inkopen betekent vooral prioriteiten stellen. Een goede methode daarvoor is om je aankopen in kaart te brengen.

Om deze oefening te starten, is het belangrijk dat je je niet verliest in details en je concentreert op de belangrijke punten volgens een 80/20-benadering.

De methode is relatief eenvoudig: vermeld voor elke belangrijke aankoop, uitgave of investering de leverancier, het bedrag en de noodzaak ervan (essentieel, handig en overbodig). Aan het einde van deze feitelijke analyse, zal je een duidelijk beeld hebben van het belang van elk van je leveranciers, wat van pas kan komen bij toekomstige onderhandelingen.

In dit stadium en afhankelijk van de financiële gezondheid van jouw onderneming, kan je dan al beslissingen nemen die in overeenstemming zijn met je contractuele verplichtingen. Zo kan je overbodige aankopen zo snel mogelijk stopzetten, handige aankopen opnieuw evalueren en over essentiële aankopen opnieuw onderhandelen.

Goed inkopen is een relatief lineair, iteratief proces dat een goede voorbereiding vereist. Alvorens over te gaan tot aankopen en een uiterst complex proces in gang te zetten, is het belangrijk dat je je afvraagt wat de impact zal zijn op de kasmiddelen en de winstgevendheid van de onderneming.

Lokale en duurzame leveranciers

Bedrijven die de voorkeur geven aan lokale en duurzame leveranciers, spelen een actieve rol in de uitbouw van een meer veerkrachtige en milieuvriendelijke economie die de tewerkstelling in Brussel ten goede komt. Waar vind ik lokale leveranciers?
•    Diverse sectoren: circlemade.brussels
•    Horeca: raadpleeg de Good Food Gids 

Het aankoopbeleid: aandachtspunten

De verschillende fasen voor een correct aankoopproces kunnen als volgt worden samengevat:

1. OMSCHRIJF DE BEOOGDE AANKOOP EN JE EVALUATIECRITERIA NAUWKEURIG

Een algemene aanpak past niet binnen het concept van een 'goed aankoopbeleid'. Het doel is om zo nauwkeurig mogelijk te zijn door het soort aankoop (product/dienst) vast te stellen, evenals de kenmerken ervan, zoals de functies, technische prestaties, hoeveelheden of zelfs de frequentie in het geval van een dienst.

2. BESTUDEER DE MARKT

Bestudeer de markt zo goed mogelijk voordat je ergens aan begint. Ga na wie de spelers zijn, of er soortgelijke of vervangende producten en diensten bestaan en wat hun prijzen zijn. Met die kennis zal je later een sterkere onderhandelingspositie kunnen innemen.

3. BEPAAL DE SELECTIECRITERIA 

Afhankelijk van de complexiteit van de aankoop en het 'strategische' belang ervan, moet je je er vooraf van verzekeren dat de gekozen leverancier zijn verplichtingen zonder problemen zal nakomen.

Om het risico op eventuele tekortkomingen te beperken, kan je het best een 'onderzoek' uitvoeren naar de reputatie van de leverancier, zijn financiële draagkracht of de kwaliteit van zijn producten/diensten.  Je kan ook om referenties vragen die je kan contacteren.

Je kan je criteria objectiveren en afwegen volgens jouw behoeften in een selectietabel. In het algemeen wordt niet alleen gekeken naar de financiële gezondheid van de potentiële leverancier, maar ook naar prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, leveringstermijnen, klantenservice, CSR-engagement (fairtrade, circulaire economie, enz.) en certificeringen.

4. BEPAAL JE DOELSTELLINGEN

Wat wil je uit de onderhandeling halen? Het antwoord moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn.

Elk geval is uniek. Zo zal bijvoorbeeld in tijden van schaarste de beschikbaarheid van het gezochte product of de dienst belangrijker zijn dan de prijs.

5. BEREID DE ONDERHANDELING VOOR

Om je kansen op succes zo groot mogelijk te maken, is het van essentieel belang dat je verschillende leveranciers vraagt om een offerte in te dienen op basis van jouw bestek. Die stap kan meer of minder formeel zijn, afhankelijk van je organisatie.

Als je de selectiecriteria hebt vastgesteld, kan je de offertes objectief beoordelen en een gesprek aangaan met elk van de geselecteerde inschrijvers.

Je gaat waar mogelijk onderhandelingen aan met minstens twee of drie leveranciers. Het spreekt voor zich dat dat op een 'oligopolistische' of zelfs 'monopolistische' markt niet mogelijk zal zijn.

De onderhandelingen zullen worden toegespitst op de criteria die je hebt bepaald. Vermijd de val van de prijs. Stop niet bij de nominale waarde, maar richt je op de totale 'cost of ownership'. De prijs is meestal het topje van de ijsberg, waarbij je nog extra kosten moet optellen zoals transport, verzekering, leveringstermijnen, opslag, onderhoud, betalingstermijnen en niet-kwaliteit.

Paradoxaal genoeg is de laagste prijs niet altijd 'het goedkoopst'.

Laat je niet verleiden door de laagste prijs, maar stel je de vraag of de leverancier aan de nodige voorwaarden voldoet om op lange termijn een win-win zakenrelatie te garanderen.

Accepteer dat er enige 'marge' is in het bepalen van de doelstellingen die je moet bereiken en waarvoor  je toegevingen kan doen.

Zie ook de algemene voorwaarden niet over het hoofd. Die kunnen nogal onevenwichtig zijn en volledig in het voordeel van de verkoper.  Hierover hieronder meer.

6. ONDERHANDEL

Je bent waarschijnlijk geen professionele onderhandelaar en onderhandelen is niet helemaal jouw ding. Je kan dus de ideale prooi zijn van een doorgewinterde verkoper.

Maar dankzij je voorbereiding en selectie van meerdere potentiële leveranciers, bevind je je in een uitstekende positie.

Laat je emoties niet de overhand krijgen, vermijd gevoelens van zwakheid en/of laat je niet afleiden door de onderhandelingsstijl van de tegenpartij. Onthou: je hebt de leverancier nodig, maar hij heeft jou ook nodig.

Vergeet ook niet dat de onderhandelingen niet succesvol moeten aflopen, hoeveel tijd je ook aan het proces hebt besteed. Als je niet tevreden bent over de voorgestelde overeenkomst, moet je ze niet ondertekenen. In dat geval kan je de onderhandelingen uitstellen of zelfs helemaal stopzetten en je op andere opties focussen. Er is ook niets dat je belet om parallel te onderhandelen met andere geselecteerde leveranciers.

7. BEREID HET JURIDISCH KADER VOOR

Na lange besprekingen werden de onderhandelingen succesvol afgerond. Het is nu tijd om beloften en intenties om te zetten in contractuele rechten en verplichtingen van de partijen. Naast de overeenkomst over het goed en de prijs, zullen ook sancties voor niet-naleving van de contractvoorwaarden en de gegeven garanties moeten worden opgenomen. Het contract dient ook de modaliteiten voor geschillenbeslechting, de voorwaarden voor het opleggen van sancties en het beroep op garantie te vermelden.

Dit contract zal bindend zijn in geval van een geschil. Daarom is het aan te raden om bijstand te vragen alvorens het document te ondertekenen. Afhankelijk van wat er op het spel staat, is het niet ongebruikelijk dat de advocaten van de partijen onderling overleggen.

8. VOLG DE COMMERCIËLE RELATIE OP

Van zodra het contract ondertekend is en de commerciële relatie begonnen, kan je deze relatie best regelmatig onderhouden en nagaan dat het contract wordt nageleefd. Het laat je bovendien ook toe om snel op te treden in geval van een probleem.

De acties die moeten worden ondernomen zullen worden aangepast aan het belang en de frequentie van het probleem dat zich voordoet, gaande van oplossingen zoeken naar gerechtelijke stappen ondernemen of bemiddeling. Houd het kosten-batenconcept in gedachten om geen acties te ondernemen die zowel duur als riskant zijn.

9. HERZIE DE CONTRACTEN REGELMATIG

Ga niet op je lauweren rusten, de markt evolueert voortdurend. Begin regelmatig opnieuw te onderhandelen over de belangrijkste contracten. Zo kan je systematisch nieuwe kansen aangrijpen en duidelijk maken aan je leveranciers dat je het ernstig meent.

Tot besluit kunnen we stellen dat je de hierboven beschreven stappen in alle gevallen kan gebruiken, maar dat de toepassing ervan zal afhangen van de vraagstukken die aan de orde zijn.

Je kan het voorgestelde proces relatief eenvoudig implementeren, zonder specifieke ervaring. Het proces beheersen zal, vooral voor je belangrijkste aankopen, een essentiële hefboom zijn om je kosten te verminderen, de kwaliteit van aangekochte producten/diensten te verbeteren en de winstgevendheid van je onderneming te verhogen.

Veel succes met je aankoopbeleid !

Auteur: Aslam Bakkali, Business Doctors