BTW-listing: een leidraad

Het is een van die jaarlijkse verplichtingen waar btw-plichtigen niet onderuit kunnen: voor 31 maart van elk jaar moet je de fiscale administratie een lijst bezorgen van je klanten van het voorbije boekjaar. Wat moet je precies doen? Wij leggen je alles haarfijn uit!

BTW : de na te leven verplichtingen

De btw heeft waarschijnlijk geen geheimen meer voor jou! Bij de start van je eigen zaak, moest je je btw-nummer activeren: twee letters (BE) en tien cijfers die voortaan op al je documenten vermeld staan. Sindsdien achtervolgt die 'belasting op de toegevoegde waarde' je overal: je factureert ze aan je klanten aan 21% (of in bepaalde gevallen aan 12 of 6%) en stort ze daarna door naar de staat. Je kunt de btw ook aftrekken van aankopen van goederen of diensten die door je bedrijf worden betaald. Al die verrichtingen houd je zorgvuldig bij in je periodieke aangiftes (maandelijks of per kwartaal). Daarbij houd je rekening met de vele bijzonderheden van deze fiscale materie (zoals vrijstellingen, aftrek enz.).

Je volgt het tempo van de btw-kalender dus nauwgezet op. Maar hoe zit het met je btw-listing? De btw-listing is een verplichting die regelmatig uit het oog verloren wordt. En dat kan soms grote gevolgen hebben! Het gebeurt regelmatig dat starters – of zelfs ervaren ondernemers – beginnen te knoeien met deze jaarlijkse fiscale vereiste. Je bent zo druk in de weer met je activiteit en de vele administratieve taken dat je de deadline van 31 maart mist en je de lijst van je btw-plichtige klanten gewoon vergeet in te dienen. Een vergetelheid die je al snel tot 3.000 euro boete kan kosten!

Daarom deze eerste tip: kruis 31 maart aan in je agenda en zorg dat je hier elk jaar een melding van krijgt. Zeker als je niet wordt bijgestaan door een boekhouder. De datum ga je nu alvast niet meer vergeten. Maar waar gaat het nu eigenlijk écht over?

Wat is de BTW-listing?

De btw-listing is een 'eenvoudig' overzicht van je btw-plichtige klanten tijdens een boekjaar. Deze lijst bevat met andere woorden alle klanten met een Belgisch btw-nummer aan wie je in het voorbije boekjaar goederen of diensten hebt geleverd. 

In de lijst vermeld je het volgende voor iedere klant:

• de naam van de klant;
• zijn Belgische btw-nummer;
• het totaalbedrag van de leveringen en gefactureerde prestaties;
• het totaalbedrag van de btw.

Moet ik al mijn klanten aangeven? 

Neen, sommige klanten moeten niet in je btw-listing worden opgenomen:

• klanten van wie het gefactureerde bedrag (exclusief btw) niet hoger is dan 250 euro voor het hele jaar ;
• klanten die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld van de belasting op de toegevoegde waarde (artikel 44 van het Btw-Wetboek). Denk bijvoorbeeld aan artsen, tandartsen en kinesitherapeuten, maar ook aan ziekenfondsen, instanties die familiale hulp aanbieden of scholen, alsook een reeks specifieke handelingen. De volledige lijst vind je terug op de website van de FOD FOD Financiën ;
• particulieren, omdat zij geen btw-nummer hebben ;
• buitenlandse bedrijven, die ook geen Belgisch btw-nummer hebben.

Hoe dien je je BTW-listing in?

Je dient je listing in via het webplatform 'Intervat', tenzij je je periodieke aangiftes altijd op papier indient. Is dat het geval? Dan kan je ervoor kiezen om een lijst op papier in te dienen bij het Scanningscentrum. Vergeet dan wel niet om vooraf een formulier aan te vragen bij het bevoegde belastingkantoor. Gezien de huidige situatie lijkt de elektronische methode uiteraard de meest efficiënte ...

INTERVAT: 4 STAPPEN

1. Een eerste stap is je aanmelden. Dat kan via verschillende methodes, zoals je identiteitskaart, een geldige verblijfsvergunning, een Europese elektronische identificatie of de applicatie Itsme.
2. Daarna heb je de keuze, want de administratie ontwikkelde een Excelbestand waarmee je de informatie gemakkelijker kunt samenvoegen. Een interessant hulpmiddel, maar je bent niet verplicht om het te gebruiken. Een andere mogelijkheid is verder te navigeren naar de pagina's van Intervat en er de gevraagde informatie stapsgewijs in te vullen. Dat is een vrij eenvoudige methode als je maar een paar klanten moet invoeren. Voor een langere klantenlijst is het Excelbestand de gemakkelijkste oplossing.
3. Ondanks de eenvoudige opmaak en de ietwat 'retro' vormgeving, zit Intervat vrij goed in elkaar. Voordat je de lijst definitief indient, doet de applicatie zelfs een reeks controles (btw-nummer van je klanten, overeenstemming van het bedrag enz.) om er zeker van te zijn dat je gegevens kloppen.
4. Laatste stap: je dient de btw-listing te ondertekenen en krijgt de mogelijkheid (een aanrader!) om een kopie van je lijst te downloaden.

EEN NIHIL-KLANTENLISTING

Is jouw lijst om een bepaalde reden leeg (zie hierboven)? Dan moet je toch een aangifte doen op Intervat. Concreet vermeld je dan als bedrag 0,00 in de vakjes voor het totaalbedrag van de omzet en de btw. Zodra je die gegevens hebt ingevoerd, ga je naar de volgende stap om je lijst te valideren en in te dienen.

OPGELET VOOR SANCTIES!

Vergat je je btw-listing in te dienen? Of deed je het te laat? Dan kan de FOD Financiën je een boete opleggen tot wel 3.000 euro. Het nieuwe sanctiebeleid is echter een stuk milder dan vroeger en de bedragen zijn nu wat lager (in functie van het type inbreuk, de herhaling enz.). Maar eigenlijk maakt het niet uit of je 250, 500 of 3.000 euro moet betalen. Geen boete is nog altijd beter!

Vrijgesteld zijn van de listing? Dat kan soms !

Zodra je bedrijf btw-plichtig is, kun je niet meer onder deze jaarlijkse verplichting uit. Dat is nu eenmaal de regel. Maar, zoals zo vaak het geval is, zijn er een aantal uitzonderingen. In bepaalde specifieke situaties hoef je geen jaarlijkse klantenlijst in te dienen.

Dat is zo in de volgende gevallen:

• Je bedrijf verricht uitsluitend handelingen die zijn vrijgesteld van de belasting op de toegevoegde waarde, volgens het bekende artikel 44 van het Btw-Wetboek. Denk bijvoorbeeld aan artsen, tandartsen of kinesitherapeuten.
• Je listing is blanco, ofwel omdat je geen handelingen verrichtte, ofwel omdat je klanten allemaal uitzonderingen zijn (zie hierboven). Je bent echter niet automatisch vrijgesteld van de verplichting om je listing in te dienen: je moet nog steeds het daartoe bestemde vakje aankruisen in je laatste btw-aangifte van het voorbije jaar (die van het vierde kwartaal of de maand december). Als je dat vakje vergeet aan te kruisen, moet je een nihil-klantenlisting (zie hierboven) indienen.
• Je valt onder de vrijstellingsregeling van btw – minder dan 25.000 euro omzet per jaar – voor kleine ondernemingen (als natuurlijke persoon of vennootschap) én je lijst is blanco, ofwel omdat geen van je klanten een Belgisch btw-nummer heeft, ofwel omdat je omzet per btw-plichtige klant lager is dan 250 euro (exclusief btw). Als je niet aan deze twee voorwaarden voldoet, moet je wel een btw-listing indienen!

GEMENGDE OF GEDEELTELIJKE BELASTINGPLICHTIGE?

Deze speciale statuten brengen we graag even onder de aandacht.

• Is jouw bedrijf een gemengde belastingplichtige? Dat betekent dat bepaalde van je handelingen onderworpen zijn aan de belasting op de toegevoegde waarde en andere zijn vrijgesteld. Een voorbeeld hiervan is een vzw die theaterstukken regisseert of een bibliotheek beheert (twee vrijgestelde activiteiten volgens bovenvermeld artikel 44), maar die tegelijkertijd een cafetaria uitbaat (btw-plichtig). Een vastgoedkantoor kan ook een gemengde belastingplichtige zijn als het zowel nieuwe (btw-plichtig) als oude gebouwen (vrijgesteld) verkoopt.
• En wat zijn gedeeltelijke belastingplichtigen dan? Er is maar een subtiel verschil tussen het gemengde en het gedeeltelijke statuut. Gedeeltelijke belastingplichtigen zijn bedrijven of verenigingen waarvan bepaalde handelingen binnen het toepassingsgebied van de btw vallen, en andere erbuiten. Met andere woorden: de entiteit is eenvoudigweg niet btw-plichtig voor een deel van haar activiteiten.

En tot slot?

Kort samengevat, is het dus essentieel dat je 31 maart met stip in je agenda noteert om je verplichte aangifte via Intervat op tijd in te dienen. Tenzij je je activiteiten stopzet: in dat geval verlies je je hoedanigheid van btw-plichtige en moet je je btw-listing binnen de drie maanden vanaf die datum indienen.

Technische problemen met Intervat? Neem contact op met de fiscale administratie via info.intervat@minfin.fed.be.