Overweeg je om een online shop of een fysieke winkel te openen? Of heb je die stap al gezet? Je ondernemersavontuur is nog maar pas begonnen en de weg ligt soms al bezaaid met hindernissen! Op sommige daarvan kan je gelukkig anticiperen ... Logistiek is een van de belangrijkste aspecten die van bij de start in goede banen moeten worden geleid. Een efficiënt, financieel gezond bedrijf is van A tot Z georganiseerd. In zo'n organisatie is een optimaal voorraadbeheer essentieel.
Voorraadbeheer is dan ook een enorme uitdaging voor je bedrijf. Implementeer zo snel mogelijk best practices voor optimaal goederenbeheer met het oog op:
- een optimale bedrijfsvoering;
- besparingen en een vlottere cashflow;
- meer klantentevredenheid.
Waar gaat voorraadbeheer juist over?
Een eerste stap in het ontwikkelen of verbeteren van je processen is begrijpen waar voorraadbeheer om draait en waarom het zo belangrijk is.
Je voorraad is de hoeveelheid goederen en koopwaar die voor je klanten beschikbaar is. Voorraadbeheer omvat dus het opvolgen van de hoeveelheid goederen die je bedrijf in opslag heeft, het organiseren daarvan (productfiches met gewicht, afmetingen, referentie, locatie, en prijs) en het blijven aanvullen van de voorraden.
Als we het over voorraad hebben, gaat het niet alleen om de afgewerkte producten die klaar zijn voor verkoop. Het gaat om alle goederen die deel uitmaken van de exploitatiecyclus van je bedrijf. De belangrijkste voorraadtypes zijn:
- Voorraad goederen: goederen die zonder voorafgaande transformatie met winst worden doorverkocht;
- Voorraad grondstoffen: ingekochte producten die door het bedrijf zullen worden verwerkt;
- Voorraad halffabricaten: producten in de productiecyclus;
- Voorraad afgewerkte producten: producten na de verwerking van grondstoffen die kunnen worden verkocht;
- Verpakkingsvoorraad: benodigdheden om je bestellingen te verpakken of rechtstreeks te verkopen.
Die verschillende voorraden kunnen daarna in de winkel, in de reserve, in een opslagplaats of misschien bij leveranciers of verdelers worden opgeslagen.
Risico's van slecht voorraadbeheer
Je hebt het al begrepen: efficiënt voorraadbeheer is van groot belang om je bedrijf vlot te laten draaien. Wie niet voldoende aandacht aan de organisatie van de goederenvoorraad besteedt, loopt risico's.
Een slecht beheerde voorraad kan met name leiden tot:
- Overbevoorrading die leidt tot verliezen, verspilling en beschadigingen. Wanneer je te veel producten in voorraad hebt, stijgen niet alleen de logistieke kosten, maar lijd je ook verliezen doordat producten bederven of uit de mode raken en dus onverkoopbaar worden.
- Cashflowproblemen. Wellicht heb je geld in de aankoop van je voorraad geïnvesteerd en/of ondertekende je contracten met leveranciers om die zo snel mogelijk met winst te kunnen doorverkopen. Het kost je echter meer geld dan je kan verdienen wanneer je goederen in je opslagruimte stof staan te vergaren. Bovendien vervallen de facturen van je leveranciers misschien en blijft je voorraad deels onverkocht.
- Onderbevoorrading bemoeilijkt te verwerking van bestellingen en leidt tot vertragingen bij de levering. De producten die je klanten vragen, zijn niet op voorraad, je bestellingen zijn onvolledig of lopen vertraging op. De tevredenheid van je klanten gaat er op achteruit.
- Arbeidsongevallen. Een slecht georganiseerde opslagruimte kan voor jou en je medewerkers risico's inhouden.
Best practices in voorraadbeheer
Idealiter zet je je voorraden zo snel mogelijk in cash om en hou je de bevoorrading en de verkoop in evenwicht. Om dat mogelijk te maken, bestaan er methodes en goede praktijken. Laten we samen even bekijken hoe je je voorraden kan organiseren en optimaliseren.
1. Evalueer de situatie
Bekijk je voorraad. Duiken er problemen op? Ga op zoek naar de oorzaken! Heb je problemen met de bevoorrading? Zijn de termijnen om je bestellingen voor te bereiden en te leveren correct? Heb je geregeld bepaalde producten tekort? Krijg je je voorraad moeilijk verkocht? Zit je met overschotten of een verouderde voorraad? Raken opgeslagen producten bedorven?
Om een herhaling van dergelijke problemen te voorkomen, kan je een aantal indicatoren in de gaten houden, zoals:
- Out-of-stock rate: dat percentage geeft de verhouding weer tussen niet-voldane bestellingen en het totale aantal bestellingen. Het is de bedoeling om dat percentage zo laag mogelijk te houden en te bewijzen dat je bedrijf alle bestellingen aankan. Die capaciteit wordt berekend met de hierna toegelichte service rate;
- Service rate: dat percentage geeft de verhouding weer tussen het aantal voldane bestellingen en het totale aantal bestellingen. Dat is dus het tegengestelde van de out-of-stock rate;
- De omloopsnelheid van de voorraad: geeft de verhouding weer tussen het reële verbruik en je voorraad. Zo wordt duidelijk of de voorraad frequent wordt vernieuwd. De omloopsnelheid moet dan ook zo hoog mogelijk liggen.
2. Kies de juiste opslagtechniek
Een (her)bevoorradingsmethode kiezen in functie van je behoeften en je sector is essentieel om je voorraadbeheer in goede banen te kunnen leiden. Een overzicht van de mogelijke technieken:
- De herbevoorradingsmethode. Die methode wordt ook wel de 'kalendermethode' genoemd. Daarbij gebeurt de herbevoorrading op vaste data en in vaste hoeveelheden, doorgaans in het kader van een leveringscontract dat met een leverancier werd afgesloten.
- De methode op basis van het bestelpunt. Om je voorraadbeheer te vereenvoudigen, kan je voor elk product een minimale veiligheidsvoorraad instellen (ook wel het 'bestelpunt' genoemd). Het bestelpunt geeft aan wanneer het tijd is om je opnieuw te bevoorraden. Het bestelpunt bereken je aan de hand van de volgende formule:
Bestelpunt = veiligheidsvoorraad + (levertijd leverancier x verhoopt verbruik) - De replenishment-methode. Bij die methode bestel je op een vaste datum variabele hoeveelheden, zodat je je voorraad in functie van het verkochte volume kan aanvullen.
- De replenishment-to-order-methode. Daarbij plaats je op variabele data bestellingen in variabele hoeveelheden en wordt de voorraad aangevuld in functie van de behoeften. Om de te bestellen hoeveelheden te bepalen, gaat die methode dus uit van de bedrijfsbehoeften op korte termijn.
- De just-in-time methode. Die methode is ook bekend onder het acroniem 'JIT' en is gebaseerd op het moment waarop de klant de bestelling verwacht. In dat systeem wordt enkel geproduceerd of besteld wat er op het moment van de geplaatste bestelling nodig is. Op die manier hou je je voorraad zo beperkt mogelijk en voorkom je problemen met overbevoorrading.
- De First In, First Out methode (of FIFO). Die methode is cruciaal, vooral voor wie met bederfbare producten werkt. De oudste voorraad wordt het eerst verkocht.
- De methode Last In, First Out (of LIFO). Die methode is het omgekeerde van de vorige. Het principe: de meest recent aangekochte goederen worden het eerst verkocht. Die techniek wordt veelal gehanteerd in sectoren die met homogene, niet-bederfbare goederen werken, aangezien die hun waarde niet verliezen. Denk, bijvoorbeeld, aan de bouwsector.
3. Maak nauwkeurige prognoses
Efficiënt voorraadbeheer vergt inzicht in de vraag, wat niet evident is. Je moet immers met veel variabelen rekening houden, en er kunnen zich altijd onverwachte omstandigheden voordoen.
Bekijk volgende punten om je toekomstige verkopen in te schatten:
- de trends op de markt;
- je groeicurve in het lopende jaar;
- de verkoopgegevens en resultaten van vorige jaren;
- gegarandeerde verkopen in het kader van contracten en abonnementen;
- het seizoensgebonden karakter;
- geplande promoties;
- uitgaven voor reclame.
4. Optimaliseer je opslagruimte
Het is belangrijk je opslagruimte te organiseren om tijd te kunnen winnen. Een overzichtelijke organisatie maakt het makkelijker om producten terug te vinden, de voorraden weer aan te vullen en bestellingen voor te bereiden. Medewerkers die verkopen of bestellingen voorbereiden, moeten de gevraagde artikelen snel kunnen terugvinden.
Op die manier vermijdt je ook arbeidsongevallen door naar beneden vallende voorwerpen, herhaalde bewegingen of slechte houdingen.
Naast een degelijk georganiseerde opslagruimte, maak je bij voorkeur gebruik van duidelijke benamingen en productetiketten om de omloopsnelheid zo hoog mogelijk te houden.
5. Onderhoud goede relaties met je leveranciers
Efficiënt productbeheer vergt aanpassingsvermogen. Soms moet je producten die stuk gingen terugsturen, snel uitgeputte producten bijbestellen of ingrijpen bij productiefouten. Je moet hoe dan ook snel kunnen reageren. In die optiek zijn vlotte relaties met je leveranciers belangrijk. Die zullen sneller geneigd zijn naar je te luisteren om problemen op te lossen.
7. Denk altijd aan de klanttevredenheid
In dit artikel hadden we het vooral over de logistieke strategie. Verlies echter nooit uit het oog dat je belangrijkste doelstelling is om je producten te verkopen en klanten aan je bedrijf te binden. Klantentevredenheid en -ervaring moeten centraal staan in al je beslissingen, zelfs op logistiek vlak. Een te beperkte voorraad, te lange leveringstermijnen, teruggestuurde defecte producten en zo meer doen je verkoop en aantal klanten dalen.
6. Hanteer de juiste tools
Veel zelfstandigen en kleine bedrijven starten met online of lokale verkoop via de traditionele papier-en-potloodmethode. Die methode is misschien efficiënt op kleine schaal, maar loopt al snel uit de hand als je wil groeien. Investeer in opslag- en inventarissoftware als je stappen voorwaarts wil zetten!
Houd of krijg je voorraad onder controle! Selecteer de juiste technieken en de juiste tools, en implementeer ze vanaf vandaag.
Combineer verschillende van de toegelichte technieken om je organisatie uit te tekenen zoals jij dat wil. Wellicht dalen daardoor de kosten, stijgt je efficiëntie en blijft je bedrijf rendabel. Vaak kan je zo ook makkelijker op onverwachte omstandigheden inspelen. Een efficiënt goederenbeheer is immers van doorslaggevend belang voor het succes van je onderneming. Dankzij een doordacht voorraadbeheer, vrijwaar je de kansen van je bedrijf om rendabel te kunnen overleven.
Nieuwsberichten