Gestion du temps : 5 conseils pour maximiser votre productivité

Les entrepreneurs belges, des bourreaux du travail ?

Devenir son propre patron, c’est aussi s’organiser comme on l’entend. A première vue, c’est tentant mais en pratique, c’est souvent la pagaille. Nombreux sont les entrepreneurs qui travaillent les soirs ou les week-ends au détriment de leur vie privée, de leurs loisirs et de leur sommeil. Selon une étude de Team Leader, l’entrepreneur belge travaille en moyenne 55 heures par semaine. Près de 60% déclarent que leur travail influence négativement la qualité de leur sommeil et 44% sont d’avis que leur surcharge de travail est à la source de problèmes familiaux.

Le temps, une pépite sous-estimée et inestimable

« Tout prend du temps » disait Peter Drucker, l’expert en management. C’est la ressource-clé de tout entrepreneur et celle qui, bien gérée, mènera vers la réussite. Bien que le « temps-horloge » soit une durée mesurable qui s’écoule de manière égale en heures/ jours/ années, en réalité le temps est relatif et propre à chacun. C’est pourquoi il semble parfois nous filer entre les doigts.

Voici 5 conseils pour faire les bonnes choses au bon moment, en toute sérénité :

1. Tourner 7 fois sa langue dans sa bouche avant de dire « je n’ai pas le temps »

Quel que soit notre business, nous passons notre temps à penser, parler et agir, ni plus ni moins. Dans un premier temps, l’objectif est de prendre conscience du temps que nous passons à nos pensées, nos conversations et nos actions sur une journée. Pour être plus performant, l’idée est d’augmenter petit à petit nos pensées, discussions et actions qui produisent le plus de résultats. A nous de choisir ce à quoi nous passons notre temps pour atteindre nos objectifs.

2. Mettre le cap sur les tâches importantes

En tant qu’entrepreneur, le risque est de se retrouver happé par le quotidien, englué dans des tâches administratives plutôt qu’à innover ou étoffer notre stratégie à long terme. Comment se concentrer de façon intentionnelle et productive sur ce qui compte le plus et laisser tomber le reste ?

Pour gérer les priorités, la matrice d’Eisenhower est un très bon outil d’analyse qui permet de classer les tâches en fonction de leur urgence (deadline) et de leur importance (création de valeur):

• Tâches importantes et urgentes (crise, opportunité temporaire) : on les traite en priorité.

• Tâches importantes, peu urgentes : celles qui contribuent aux objectifs long-terme et qu’on a souvent tendance à reporter (innovations, écrire un livre, faire du sport): on les planifie.

• Tâches peu importantes et urgentes (certains mails, réunions) : on les délègue dans la mesure du possible.

• Tâches peu importantes, non urgentes (distractions, appels bidons) : on les élimine sans pitié. Pour les identifier, demandez-vous ce qui se passerait si vous n’exécutiez pas la tâche. Si la réponse est « rien », vous êtes fixé.

3. Prendre de l’avance sur l’urgence

Le piège, c’est de passer notre temps à exécuter des tâches urgentes et de ne pas libérer suffisamment de temps pour les tâches importantes, moins urgentes mais souvent vitales pour le développement de notre business. Dès lors, comment rendre ces tâches importantes urgentes ? Le secret, c’est de fixer une échéance et de rendre cette échéance « significative ». Quelques pistes :

• Annonce publique: par exemple, le lancement d’une nouvelle activité pour telle date (tout en restant réaliste quant à la faisabilité, l’idée n’est pas de s’imposer une pression insoutenable). Difficile après de faire marche arrière, question de crédibilité.

• Récompenses ou punitions : à conclure avec l’allié de votre choix.

• Rappels constants : dans votre calendrier ou sur le miroir de votre salle de bain, à vous de voir !

4. Devenir maître des lois qui régissent le temps
 

a) Loi de Pareto : "20% de notre travail produit 80% des résultats."

Conseil: Focalisez-vous sur les priorités.

Sheryl Sandberg, la COO de Facebook, a mis un point d’honneur à rentrer tous les jours à 17h30 pour manger avec ses enfants. Le fait d’avoir un timing clair de « fin de travail » la force à définir ses priorités.

b) Loi de Parkinson : "Plus on a le temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps."

Conseil: Fixez-vous un délai réaliste et imposez-vous des limites.

c) Loi de Carlson : "Réaliser une tâche en une fois prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois."

Un manager est interrompu en moyenne toutes les 7 minutes et aura besoin de 3 minutes pour se reconcentrer.

Conseils:

• Isolez-vous pour éviter les interruptions
• Bloquez des RDV avec vous-mêmes pour certaines tâches et ne vous posez pas de lapin!
• Définissez 2 à 3 moments définis pour consulter vos e-mails et votre GSM. Les notifications sont de véritables parasites anti-productivité. Désactivez-les sans scrupules.
• Tony Hsieh, le CEO de Zappos, propose une méthode originale : le « Yesterbox ». Plutôt que de traiter les mails au fur et à mesure de la journée, il attend le lendemain pour traiter toute la pile en une fois.

d) Loi d’Illich, "Loi des rendements décroissants : au-delà d’une certaine durée, l’efficacité décroit."

Conseil: Faites des pauses (cycles de 90 minutes max) et aérez-vous pour oxygéner vos neurones.

e) Loi de Laborit, "Loi du moindre effort : tendance à chercher la satisfaction immédiate."

Conseils:

• Armez-vous de courage et commencez par les plus grosses tâches.
• Décomposez vos objectifs en petits pas concrets et définissez la première action à entreprendre (méthode du « premier pas » de David Allen).

f) Loi de Hofstadter : "Les choses prennent toujours plus de temps que prévu."

Conseil: Prévoyez une marge pour éviter le stress last-minute.

5. Planifier ses journées

Chaque matin, commencez par mettre sur pied votre plan d’attaque : priorités, personnes à contacter, tâches secondaires, e-mails à traiter,... Que devez-vous faire aujourd’hui pour être fier de vous ce soir ?
De la simple to-do liste à l’application supersonique, il existe d’innombrables outils de planification. Pour inspiration, voici quelques applications destinées à optimiser votre productivité :

• Evernote, Workflowy, Todoist, Trello: notes, mémos, to-do listes
• Asana, Slack : projets, tâches en équipe
• Minuteries en ligne : chronomètre-en-ligne ou egg timer

Et quand c’est fait, savourez votre victoire et détendez-vous !

Source image: www.improvyourself.fr
Source planificateur de journée: www.montempsmavie.com

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