Y a-t-il un pilote dans l’avion ?

Êtes-vous déjà rentré dans le cockpit d’un avion ? Des centaines de voyants indiquent au pilote que tout se passe bien ou, au contraire, qu’il y a des actions à prendre d’urgence. C’est ce qui fait de l’avion actuel un moyen de transport sûr. Être à la tête d’une entreprise est assez comparable  : vous avez besoin des connaissances pour piloter, d’un appareil en état de fonctionnement (et, bien sûr, ayant le moins d’impact négatif possible sur l’environnement), d’une destination (des objectifs) et d’indicateurs fiables pour vérifier que tout se passe bien. Cela n’empêche pas de croiser des turbulences, mais cela permet de les gérer plus adéquatement.

Cela semble une évidence, et pourtant on croise tous les jours des entrepreneurs qui font face à des difficultés plus ou moins importantes car ils n’ont pas suivi ces principes de base. Pour ceux-là, une brochure vient d’être éditée reprenant les différents contacts vers qui se tourner en cas de problème. L’idéal est de se faire accompagner dès que des difficultés apparaissent, et ne pas d’attendre que la situation se détériore jusqu’à un point de non-retour. Pour savoir si la santé de l’entreprise est défaillante, le suivi de quelques indicateurs est indispensable, c’est ce que nous allons développer ici.

Des connaissances de pilotage

Pour ouvrir une entreprise à Bruxelles, il n’est plus nécessaire de prouver ses connaissances en gestion de base. Cela ne signifie pas qu’il est inutile d’en posséder, bien au contraire ! Vous devez être capable de comprendre et suivre les quelques indicateurs que nous allons évoquer ci-dessous, et éventuellement d’en développer d’autres plus spécifiques à votre activité. Il existe un tas d’outils à votre disposition pour vous former, profitez-en !

Un appareil en état de marche

Vous embarqueriez dans un avion auquel il manque une aile ? Non ? Pourquoi le feriez-vous avec une entreprise ? Un projet cela se prépare, que ce soit une création, une reprise ou un projet de développement.  Il est impossible de prévoir tous les risques mais en se préparant bien, on peut en limiter certains. Et bien préparer son projet permet d’évaluer correctement le besoin en financement à court, moyen et long terme. Vous n’allez quand même pas vous lancer dans la traversée de l’Atlantique avec 5 litres de kérosène ? De plus, penser son projet dès le départ pour qu’il soit économe en ressources est bon pour la planète mais aussi pour sa viabilité. Consultez nos pages sur la durabilité pour y trouver plein de conseils pratiques.

La destination

On ne décolle pas sans savoir où on va. Avoir un plan de vol est donc nécessaire! Pourtant, nombreux sont les entrepreneurs qui naviguent au jour le jour, sans s’être fixé d’objectifs. Ils répondent aux opportunités qui se présentent sans vue d’ensemble. Bien sûr, c’est une bonne chose de saisir les bonnes opportunités et de ne pas s’en tenir à un plan rigide. Mais cela sous-entend aussi qu’on ne prend jamais de recul, qu’on est toujours dans la gestion quotidienne et les urgences. Sans objectifs clairs, il est probable aussi que vous priorisez mal vos actions, donnant plus de poids à l’urgent qu’à l’important, ce qui, potentiellement, bloque la croissance de votre entreprise. Cela peut conduire aussi à une activité irrégulière, avec des creux où vous devez repartir à la chasse aux clients après une opportunité qui a pris tout votre temps. Bref, fixez-vous des objectifs à moyen et long terme, faites un budget prévisionnel correspondant,  et, avant d’accepter une mission, assurez-vous qu’elle vous permet d’avancer dans la bonne direction.

Les indicateurs

C’est à vous qu’il revient d’équiper votre cockpit des voyants nécessaires, ils ne seront pas les mêmes pour tous les types d’activité. Nous vous proposons quelques exemples à titre indicatif. N’hésitez pas à en discuter avec votre comptable. Et, si tout ce qui est écrit ci-dessous vous semble incompréhensible, formez-vous (notamment via nos ateliers, l’EFP, les workshops organisés par le CEd Relance  !

En général, suivre des indicateurs sous-entend qu’on peut mesurer facilement certaines valeurs. N’hésitez pas à vous équiper d’outils informatiques qui facilitent le suivi de vos résultats. Selon l’étendue et/ou la complexité de votre activité, il peut s’agir d’un simple tableau Excel, d’un logiciel de comptabilité, d’un CRM, d’un ERP… Certains outils demandent un petit investissement qui, si bien utilisé, sera largement rentabilisé grâce au temps gagné et aux décisions prises de façon réfléchie.

Les indicateurs standards :

La trésorerie

Êtes-vous capable de dire, à tout instant, de combien de liquidités vous disposez ? Souvent, les entrepreneurs sont concentrés sur les factures qu’ils émettent (le chiffre d’affaires) plutôt que sur le cash dont ils disposent chaque mois pour payer leurs factures. Or, il peut y avoir un grand écart de temps entre le moment où vous émettez une facture et son règlement par le client. Cet écart de temps peut vous plonger dans de graves difficultés, en rendant impossible le paiement de vos charges. Cela arrive à des entreprises en plein développement, où la croissance des activités va plus vite que la croissance des moyens financiers. Nous vous recommandons donc de :

• tenir un tableau de trésorerie (reprenant, mois par mois, les entrées et charges, et les liquidités disponibles). Cela vous permettra d’anticiper les moments où vous pourriez vous retrouver à court de cash ;
• effectuer un suivi soigneux et systématique des paiements des clients. Plus vous traînez pour réclamer un règlement qui se fait attendre, plus vous avez de chance de ne jamais récupérer cet argent. Sans compter le temps et l’argent dépensés dans les rappels et poursuites potentiels.

Le chiffre d’affaires

C’est souvent le chiffre le mieux connu des chefs d’entreprise. Et il est de fait important de le suivre de façon régulière.

• Suivez votre CA mois par mois, cela peut se faire sur base d’un simple graphique. Le CA suit-il vos prévisions ?
• Suivez de la même manière les encaissements, c’est-à-dire le moment où les factures (=CA) sont effectivement payées (ou jamais payées). Encore une fois, un suivi rapproché des clients est nécessaire, mais vous ne parviendrez jamais à éliminer tout impayé. Quel pourcentage de votre CA cela représente-t-il ?

La rentabilité

Cela semble aussi une évidence, et pourtant de nombreux entrepreneurs ne constatent qu’au moment de dresser le bilan de l’année que leur activité a été déficitaire. Ils se concentrent sur l’évolution du chiffre d’affaires, sans regarder l’évolution des charges, ou en négligeant une partie des charges (comme les frais indirects).

• Calculer la rentabilité de votre entreprise est tout simple :  chiffre d’affaires – charges fixes – charges variables
• Ce calcul peut aussi s’effectuer par produit/service, ou par client.

Autres indicateurs

Il est possible d’établir des indicateurs spécifiques pour votre activité, discutez-en avec votre expert-comptable ! Quelques exemples :

• Performance commerciale (ratio résultat/chiffre d’affaires)
• Performance de vente (ratio nombre de factures/nombre de devis)
• …

Mayday Mayday!

Suivre des indicateurs va vous permettre de réagir rapidement en cas d’alerte, d’analyser la situation avec votre expert-comptable, ou de vous tourner vers un organisme d’accompagnement.

Quels sont les signes qui doivent vous alerter ?

• Baisse des commandes ou du chiffre d’affaires de plus de 15 % ;
• Compte de résultat en perte ;
• Retards de paiements ou dettes auprès des impôts, de la TVA, de l’INASTI ou de l’ONSS (déjà à partir d’un trimestre non payé) ;
• Retards de paiement de loyers ;
• Augmentation de l’endettement, perte de votre indépendance financière ;
• Augmentation du délai de paiement des clients (baisse de suivi des créances) ;
• Refus de délais de paiement des fournisseurs ;
• Retard de plusieurs mensualités de crédit ;
• Suppression ou non-renouvellement d’un crédit accordé antérieurement.
• Départ volontaire des meilleurs collaborateurs / sous-traitants ;
• Problèmes avec des clients ou fournisseurs représentant plus de 25 % des ventes ou achats.

Des événements internes ou externes peuvent aussi affecter votre entreprise, qui doivent vous mettre immédiatement en éveil :

• Départ/décès d’une personne clé de l’entreprise ;
• Conflits sociaux, disputes, désaccords importants entre les associés ;
• Effondrement du marché, du secteur ;
• Nouvelle législation.
• Problèmes logistiques, difficultés et lenteur d’approvisionnement

Au plus tôt vous prenez les taureaux par les cornes, au plus vous avez des chances de sauver votre entreprise. Faire l’autruche et ignorer les lettres recommandées n’ont jamais sauvé une activité.

Consultez notre Vademecum pour savoir vers qui vous tourner en cas de difficulté.