Ben je ooit al in de cockpit van een vliegtuig geweest? Honderden waarschuwingslampjes vertellen de piloot dat alles goed gaat of dat er juist dringend actie moet worden ondernomen. Hierdoor zijn de vliegtuigen van vandaag een veilig vervoermiddel. Aan het hoofd staan van een bedrijf is ongeveer hetzelfde: je hebt de kennis nodig om het te besturen, een werkend toestel (met natuurlijk een zo klein mogelijke negatieve impact op het milieu), een bestemming (doelstellingen) en betrouwbare indicatoren om te controleren of alles goed gaat. Dat betekent niet dat je geen turbulentie kunt tegenkomen, maar wel dat je er effectiever mee kunt omgaan.
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar elke dag komen we ondernemers tegen die in meer of mindere mate in de problemen komen omdat ze deze basisprincipes niet hebben gevolgd. We hebben daarom net een brochure gemaakt waarin de verschillende contactpersonen vermeld staan die je kunnen helpen als je een probleem hebt. Idealiter zoek je hulp zodra de problemen zich voordoen, in plaats van te wachten tot de situatie zo verslechtert dat er geen weg meer terug is. Om te bepalen of een bedrijf in slechte gezondheid verkeert, is het essentieel om een aantal indicatoren in de gaten te houden die we hier even van naderbij zullen bekijken.
De nodige managementvaardigheden aankweken
Om een bedrijf te starten in Brussel moet je niet langer bewijzen dat je beschikt over een basiskennis bedrijfsbeheer. Dat wil niet zeggen dat het geen zin heeft om deze kennis te hebben, integendeel! Je moet de indicatoren die we hieronder bespreken kunnen begrijpen en kunnen opvolgen. En je moet eventueel ook andere indicatoren kunnen ontwikkelen die meer specifiek zijn voor jouw bedrijf. Er zijn tal van tools beschikbaar die je hierin wegwijs maken, dus maak er optimaal gebruik van!
Beschikken over een werkend toestel
Zou jij aan boord gaan van een vliegtuig met maar één vleugel? Nee? Waarom zou je dat dan wel doen met een bedrijf? Je moet je voorbereiden op een project, of het nu een start-up, een overname of een ontwikkelingsproject is. Het is onmogelijk om alle risico's te voorzien, maar door je goed voor te bereiden kun je sommige risico's beperken. En als je je project goed voorbereidt, kun je je financieringsbehoeften op korte, middellange en lange termijn correct inschatten. Je gaat toch niet de Atlantische Oceaan oversteken op 5 liter kerosine? Vanaf het begin nadenken over je project zodat het daarnaast ook efficiënt omgaat met hulpbronnen is bovendien niet alleen goed voor de planeet, maar ook voor de levensvatbaarheid van je project. Bekijk onze duurzaamheidspagina's voor heel veel praktische tips.
De bestemming bepalen
Je kunt niet opstijgen zonder te weten waar je naartoe gaat. Je hebt dus een vluchtplan nodig. Toch navigeren veel ondernemers van dag tot dag zonder zichzelf doelen te stellen. Ze reageren op kansen wanneer ze zich voordoen, zonder naar het grote geheel te kijken. Natuurlijk is het goed om de juiste kansen te grijpen en niet vast te houden aan een te strak plan. Maar het impliceert ook dat je nooit afstand neemt, dat je altijd bezig bent met het dagelijks beheer en de dringende zaken. Zonder duidelijke doelstellingen is het ook waarschijnlijk dat je je acties niet goed prioriteert en meer gewicht geeft aan dringende dan aan belangrijke zaken, wat de groei van je bedrijf kan belemmeren. Het kan ook leiden tot wisselvallige activiteiten, met dips waarbij je opnieuw achter klanten aan moet gaan na een kans die al je tijd in beslag heeft genomen. Kortom, stel jezelf doelen op middellange en lange termijn, stel een bijbehorende budgetraming op en zorg ervoor dat je, voordat je een opdracht aanvaardt, zeker weet dat ze je in de juiste richting leidt.
De op te volgen indicatoren
Het is aan jou om je cockpit uit te rusten met de nodige waarschuwingslampjes, die niet voor alle soorten activiteiten hetzelfde zullen zijn. We geven je hieronder maar een paar voorbeelden. Aarzel niet om dit met je boekhouder te bespreken. En als alles wat hieronder staat onbegrijpelijk lijkt, schaaf je kennis dan bij (onder andere via de workshops die hub.info, EFP en het CEd Relance organiseren)!
In het algemeen houdt het opvolgen van indicatoren in dat je bepaalde waarden gemakkelijk kunt meten. Aarzel niet om jezelf uit te rusten met IT-tools die het gemakkelijker maken om je resultaten op te volgen. Afhankelijk van de omvang en/of de complexiteit van je bedrijf, kan het gaan om een eenvoudige Excel-tabel, boekhoudsoftware, een CRM, een ERP enz. Sommige tools vereisen een kleine investering die, als je ze goed gebruikt, zichzelf meer dan terugbetaalt in tijdsbesparing en weloverwogen beslissingen.
De standaardindicatoren:
De cashflow
Kun je op elk moment zeggen over hoeveel liquide middelen je beschikt? Ondernemers focussen vaak op de facturen die ze versturen (de omzet) in plaats van op het geld waarover ze elke maand beschikken om hun rekeningen te betalen. Er kan echter een groot tijdsverschil zitten tussen het moment dat je een factuur verstuurt en het moment dat de klant ze betaalt. Dat tijdsverschil kan je in ernstige problemen brengen, waardoor je je rekeningen niet kunt betalen. Dat overkomt bedrijven in volle ontwikkeling, waarbij de groei van de activiteiten sneller gaat dan de groei van de financiële middelen. We raden je daarom aan om:
- een cashflowtabel bij te houden (met de maandelijkse inkomsten en uitgaven en de beschikbare liquide middelen). Zo kun je anticiperen op de momenten dat je krap bij kas komt te zitten;
- betalingen van klanten zorgvuldig en systematisch op te volgen. Hoe langer je wacht om een achterstallige betaling op te eisen, hoe groter de kans dat je je geld nooit terugkrijgt. Om nog maar te zwijgen van de tijd en het geld dat je besteedt aan mogelijke herinneringen en rechtszaken.
De omzet
- Dat is vaak het cijfer dat bedrijfsleiders het best kennen. En het is inderdaad belangrijk om het regelmatig op te volgen.
- Volg je omzet van maand tot maand op met behulp van een eenvoudige grafiek. Is de omzet in lijn met je prognoses?
- Houd op dezelfde manier de ontvangsten bij, d.w.z. wanneer de facturen (= omzet) daadwerkelijk worden betaald (of nooit worden betaald). Nogmaals, je moet klanten nauwlettend opvolgen, maar je zult nooit alle onbetaalde rekeningen kunnen uitsluiten. Welk percentage van je omzet vertegenwoordigt dit?
De rentabiliteit
- Dat lijkt ook voor de hand liggend, maar veel ondernemers realiseren zich pas dat hun bedrijf verlies heeft gemaakt wanneer ze hun jaarbalans opmaken. Ze focussen op de evolutie van de omzet, zonder te kijken naar de evolutie van de kosten. Of ze vergeten een deel van de kosten (zoals de indirecte kosten).
- De rentabiliteit van je bedrijf berekenen is heel eenvoudig: omzet - vaste kosten - variabele kosten.
- Je kunt deze berekening ook maken per product/dienst of per klant.
Andere indicatoren
Het is mogelijk om specifieke indicatoren voor je bedrijf vast te stellen. Bespreek dit met je accountant! Enkele voorbeelden:
- Commerciële prestaties (verhouding resultaat/omzet)
- Verkoopprestaties (verhouding aantal facturen/aantal offertes)
- Enz.
Mayday Mayday!
Door de indicatoren op te volgen, kun je snel reageren bij een waarschuwing, de situatie analyseren met je accountant of een beroep doen op een bedrijfsbegeleidende organisatie.
Wat zijn de waarschuwingssignalen?
- Daling van meer dan 15% van het aantal bestellingen of de omzet
- Resultatenrekening met verlies
- Achterstallige betalingen of schulden bij de belastingen, de btw, de RSVZ of de RSZ (al vanaf een kwartaal niet betaald)
- Achterstallige huurbetalingen
- Stijging van de schuldenlast, verlies van je financiële onafhankelijkheid
- Toename van de betalingstermijn van de klanten (minder opvolging van de vorderingen)
- Weigering van uitstel van betaling bij leveranciers
- Achterstand bij verschillende maandelijkse kredietaflossingen
- Annulering of niet-verlenging van een eerder toegekend krediet
- Vrijwillig vertrek van de beste werknemers/onderaannemers
- Problemen met klanten of leveranciers die meer dan 25% van de verkoop of de aankoop vertegenwoordigen
Interne of externe gebeurtenissen kunnen ook een invloed hebben op je bedrijf. Je moet er dus onmiddellijk op je hoede voor zijn:
- Vertrek/overlijden van een sleutelfiguur in het bedrijf
- Sociale conflicten, geschillen, grote meningsverschillen tussen de vennoten
- Ineenstorting van de markt, van de sector
- Nieuwe wetgeving
- Logistieke problemen, moeilijke en trage bevoorrading
Hoe eerder je de koe bij de horens vat, hoe beter je kansen om je bedrijf te redden. Je kop in het zand steken en aangetekende brieven negeren heeft nog nooit een bedrijf gered.
Raadpleeg onze brochure om te weten te komen met wie je contact kunt opnemen als je problemen ondervindt.
Nieuwsberichten